探究精细化管理在企业档案管理中的应用

张瑾

摘 要：对于企业管理来说，档案管理是其中非常重要的一部分，其直接关乎到企业的经营效益。基于此，本文主要针对精细化管理在企业档案管理中心的应用进行了详细的分析，希望能够更好的实现企业档案服务功能的最大化。

关键词：精细化管理;企业档案管理

引言

精细化管理不仅仅是一种理念，同时还是一种文化。其最早起源于日本企业的一种管理理念，属于企业管理中非常重要的一部分，其服务的对象是档案利用者，而管理对象是档案，其管理实质就是将生产经营活动中各种文件资料，通过整理收集和统计等达到系统和集中，进而有效的实现标准化和有序化的管理要求，为企业提供更为高效和科学的利用服务。所以，在企业档案管理中合理的应用精细化管理理念意义重大。

一、精细化管理概述

从某个角度上来说，精细管理属于一种管理文化和理念，而在实际实施过程中，其必须得严格的遵循精、准、严以及细。其中的精主要就是指追求最优和最佳，求精;而准主要就是说准时和准确;严是指严格的执行，具体表现在对管理流程和制度的控制和执行;细指的是将管理和流程尽可能的做细。精细化管理最为基本的特征就是重质量、重落实和重细节，要求在每一个细节上做到最佳。

除此之外，精细化管理属于一种管理技术，其主要就是通过规则的细化和系统化，然后通过各种手段使得组织管理更加的高效和精确。这也就是说将复杂的事情尽可能的简单化，而简单的事情则是尽可能的流程化。

二、当前企业档案管理中主要存在的问题

1.档案管理意识不足。很多企业对于档案管理都普遍存在着认识不足的问题，知识简单的将档案管理当做是保管工作，进而没能为其单独设置档案机构。除此之外，还有部分企业对于档案管理工作不够重视，对于这方面的投入严重不足，例如经费、设备设施等等，这些问题的存在严重的影响到档案管理工作顺利的开展。

2.档案管理模式较为落后。很多企业在档案管理的职责和制度上不够完善，没能全面的进行措施的检查考核，同时还没有将其纳入到企业建设中。在当前新时期背景下，大多数企业在发展规划中，一般都会将各个方面详细的进行分析，例如企业规模以及人员结构等方面，而在设备投入以及档案管理方面则是比较忽视，从而使得很多档案资源收集不完全。又或者是管理较为混乱，查找起来非常的困难，难以将档案的作用充分的发挥出来。在这种情况下，企业管理水平很难得到有效的提升，发展也会严重受阻。

3.档案管理制度不够完善。在企业实际建设和发展中，对于质量控制、科研以及人事管理等各个方面都会结合自身具体情况建立较为完善的管理职责和制度，不过有关于档案管理的职责和制度却较为忽视，使得一些应该归档的文件依旧存在着某个人或者是某个科室中，这一问题的存在严重的影响到企业档案管理工作进一步的发展。除此之外，档案载体非常的复杂，所以业务部门很难将其完善且长期的进行保存，并且对于档案法律法规也存在着认识不足的问题。除此之外，还得很多部门一味的重视自身工作的特殊性，对于完整归档的长远意义则就完全没有考虑，进而影响到档案形成之后的归档。

4.企业档案管理人才队伍培养力度差。就当前企业情况来看，档案形成部门的各方面的意识非常的差，同时在管理方面也有着极大的不足，这些问题的存在严重的影响到企业档案管理工作顺利的开展。一直以来，因为企业的体制改革不断的深入，档案管理工作不断的被边缘化和弱化，这方面人才的培训工作也得不到应有的重视。除此之爱，档案管理人员忙于处理繁杂的工作，缺乏专门系统的培训和学习，所以导致他们的专业能力和整体素质很难使用企业不断发展的需求。在实际工作开展过程中，时常出现档案管理人员对接收材料认识不足，不能够准确的判定和整理。导致这这些问题出现的原因主要就是档案管理人员综合素质以及业务水平不足，进而导致应该归档的档案和实际严重不符，还有就是不能够保证档案排列的规范系统性。

三、精细化管理在企业档案管理中应用的意义

1.为完善档案管理体系的构建创造有利的条件。在企业档案管理过程中合理的实施精细化管理模式，可以使得档案涉及人员之间相互尊重和信任，有效的化解传统管理模式下的各种矛盾，为和谐档案管理体系的构建创造更为有利的条件，并且对于常态化和规范化档案管理的实现也有着很大的促进作用。

2.使得档案人员的责任更明确。要想更加高效的实施精细化管理，那首先就得积极的进行相关规范和制度的建设，同时还得明确档案负责部门、档案保管期限等。除此之外，还需要档案形成单位指导怎样去处理日常产生的各种资料文献，这样能够为档案管理体系的建立奠定扎实的基础，使得档案管理人员的责任更加的明确。

3.促使企业文化管理更好的形成。在精细化管理模式背景下，企业需要加强注重专兼职档案人员精细化作业习惯的培养，并且还得使得他们能够严格按照规范和标准主动的操作，将之前被动的行为转变成为主动，进而有效的提升档案管理水平。同时，这样还可以在很大程度上促使企业档案管理逐渐朝着制度化管理的方向发展。

四、精细化管理在企业档案管理中的应用措施

1.注重领导作用的充分发挥，建立完善的管理制度。对于企业来说，檔案管理工作是其中非常重要的基础性工作，并且还是衡量自身管理水平的标准和尺度。所以，各级领导必须得给予档案管理工作高度的重视，注重自身领导作用的充分发挥。同时还得结合企业经营发展具体情况，从各个方面将其合理的纳入到企业的统一规划中，并且还得加入各个单位的岗位指责中，同时进行全面综合性的考核。

完善的规章制度的建立是精细化管理实施的必要前提，并且这还是各项工作稳定顺利开展的重要保证。要想更加高效的开展企业档案管理工作，相关人员需要深入的分析《档案法》，并且还得结合其他方面的规定以及自身情况来合理的建立管理制度。除此之外，还需要从多个方面明确档案分类规范，制定一系列的规章制度，这样不仅仅能够有效的提升档案管理的规范化程度，同时还能够从制度上保障档案管理工作更加高效的运行。

2.明确管理标准，注重工作流程的细化。企业档案管理工作的主要目标就是收集、整理以及加工生产经营活动中所产生的各种文件材料，然后为相关人员提供更好的服务。所以积极的建立一套完善的管理标准当做精細化管理的标杆非常的有必要，具体需要根据系统化、量化等方面的要求来科学的制定管理工作必须得达成的目标。在这之中，企业管理人员必须得清楚的认识到量化管理是精细化管理的重要核心，可以量化的环节必须得尽可能的进行数据标准的制度，以供其更好的进行考量。此外，我们还需要不断的细化各个环节的工作流程，强化监督检查的力度，只有这样才能够更好的保证各个环节都可以达标。

3.建立严谨科学的档案考核监督机制。就当前情况来看，有部分企业在档案管理方面制定了一些制度，不过却没能切实落实，这也就导致这些制度流于形式。在之前很长一段实践中，很多企业都没有意识到考核机制的重要性，进而没能建立，即使有的企业建立了，也是较为粗放化的，量化程度严重不足，进而严重的影响到档案收集、管理以及利用等环节。例如该上交的没有上交，应该换的却没有换，进而使得档案资源不够完善，与精细化管理理念极为不符。在这种背景下，我们应该以岗位职责为基础，建立公平、科学的档案考核监督机制非常的有必要，这样不仅仅能够使得精细化管理理念更好的落实，并且还能够全面的检验精细化管理实施的效果，促使企业档案管理工作更加顺利稳定的开展。

4.增强服务意识，加大业务培训。精细化管理属于一种全新的现代化管理理论，所以对于很多企业档案管理人员来说较为陌生。因此要想在企业档案管理中更好的实施精细化管理，那首先就得针对档案管理人员进行专门的岗前培训。在实际培训过程中，企业需要注重理论和实践的有效结合，并且加强精细化管理的指导，以此来使得所有档案管理工作人员的心中都能够牢固的树立这一理念。除此之外，还应该定期的组织业务培训，充分的考虑到企业档案管理具体情况，以此来有效的提升档案管理人员的业务水平，增强他们的创新意识和理论研究能力，只有这样才能够更好的保证精细化管理可以切实落实。最后就是科学的建立激励机制，通过各种方法将精细化管理逐渐的转变成为员工的自觉行为，这样必定能够极大的提升企业档案管理的水平，并且对于企业可持续发展目标的实现也有着很大的促进作用。

5.积极的拓展档案收集途径。企业档案是在企业各种经验管理活动中产生的，其对于任何一家企业而言都是十分宝贵且不能够再生的资源。在精细化管理背景下，需要将档案管理从之前的被动服务转变成主动，深入现场和一线，积极的进行档案收集途径的拓展，有效的丰富档案资源，以便更好的满足企业发展需求。

五、结语

综上所述，对于企业整体管理来说，档案管理有着非常重要的作用。在实际管理过程中，相关人员需要充分的认识到其中的效能和价值，并且通过精细化的管理不断的挖掘出其中的潜能，树立正确的精细化工程档案管理意识，不断的进行管理制度的完善。除此之外，还需要加强各个部门之间的交流沟通，注重档案精细化管理人员整体素质的培养和提升，确保企业档案精细化管理的科学化、制度化以及规范化。

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