事业单位档案管理信息化面临的问题及对策

李铭

摘 要：信息技术已经强力渗透到各行各业，事业单位的档案管理工作就势也开始了信息化的改革，这样的变化毕竟能够极大降低人力物力的管理成本，又显著的提高了规范性，使得事业单位在档案管理中受益匪浅。但是信息化技术毕竟还是处于不断发展中，这就使得事业单位的档案管理在信息化过程中必然出现这样那样的问题，所以，认清并解决好相关的发展问题，才是促使事业单位档案管理工作向着更稳定、高效的高度信息化改进的必然过程。

关键词：事业单位;档案管理;问题;对策

一、事业单位档案管理在信息化上的突出优势

1.存储的突出优势。档案在信息化管理过程中，由以往的人工逐项录入，转变为更新的电子化录入，改变了档案的载体，增大了电子档案的占比，标示着电子化和无纸化的发展趋势。这样的新趋势让档案信息的保管和存储获得革命性的变化，其在耗费的存储空间和数据安全稳定、不易丢失和损坏等方面简直是优势巨大。

2.提取和利用上的突出优势。传统档案的纷繁复杂不言而喻，想要快速进行档案信息的提取和利用，是一件让人挠头的事，这就阻碍了档案管理的使用效率，遏制了档案功能的发挥。但是信息化却可以完美的解决这一问题，其在海量的档案中可以智能化的对信息进行排列和归类，，让档案信息的提取和利用尽在鼠标移动和食指的点击中轻易实现。

二、事业单位档案信息化中面临的问题

1.档案信息化的意识不到位。一些与单位的档案管理相关的领导和相关人员对于档案信息化认识不足，认为档案只是一个简单的收集档案信息，需要时提取信息的工作，没什么技术含量和专业性，沒必要进行耗费人力和物力的信息化建设。

2.管理档案人员的个人素养需要提升。档案管理工作人员可能具有较为丰富的档案管理经验，但是却没有进行足够的信息化的专业学习，只局限于简单的信息录入和保管等，缺乏对档案信息化管理的认知和管理的技术、方法。

3.信息化的基础不足。事业单位的档案管理的物质条件就是信息化的软硬件支撑。事实上，由于各种因素的限制，各个事业单位的档案信息化还或多或少的存在着软硬件的缺失或是不足。

4.标准不规范，未实现统一。事业单位的档案管理信息化建设整体上还是处于一个各自为战的境地，在整体范围内还没有形成一套规范统一的管理标准。这就对信息化的整体提升起到了消极影响，不能完全发挥出信息化应有的效能。

三、事业单位在档案管理信息化建设上的改进策略

1.加大事业单位对档案信息化建设的重视。要让事业单位领导和相关工作人员切实重视起来，要认识到信息化趋势的不可阻挡和巨大优势，将档案信息化作为一项长期的工作来抓。要保障资金的充足，用以添置适宜档案信息化管理所需的计算机、扫描仪、存储设备等;要在人力上给予保障，选派一些专业的档案管理人员和专业的信息技术人员充实到档案管理的队伍中来;要做好档案信息化的安全保密工作，毕竟这是一个黑客层出不穷，信息技术很容易被盗取和篡改的信息时代，所以切实保障档案信息的安全和完整，是信息化建设中最为重要的课题。

2.提升管理人员素养。事业单位档案管理是一项需要谨慎的工作精神，系统而长期的一项工作，必然要求事业单位档案管理人员要有很高的业务素养和标准。因此，事业单位要抓好对档案管理人员的培训工作，使其实现定期、专业、先进的培训机制，并侧重于对服务意识的培养，同时经常进行一些考核或竞赛等及时检验培训和学习成果。当然，引入单位外部专业的档案管理人才，也是提升队伍整体素质和专业性的不错选择。

3.让基础设施更完善。档案管理基础设施的完善是档案管理信息化的基础保障。对此，要保障资金投入，用全新的软硬件设施替代老旧的设备，完成设备的改造和更新，同时制定制度做好档案设施的定期保养和及时维护，确保档案信息化管理的快速、顺利的开展。

4.档案信息化要建立规范统一的管理标准。事业单位的档案信息化管理，一定要有完善和规范统一的一套管理标准，这可以对该工作进行有效约束，同时该标准中的奖惩措施和绩效激励等也可以激发相关工作人员的热情和积极性。标准中严密的监管制度，也可以为档案信息提供安全科学的保护。

5.让纸质档案逐步数字化。档案管理的信息化最重要的部分就是对现存的纸质档案中需长期保存的，通过扫描等方式，进行数字化的存档和管理，实现了档案从纸质向数字化的转变，达到了轻量化的长期存储目的，让事业单位的档案更为完整和科学。

四、结语

事业单位的档案管理工作一定要认清形势，给予重视，逐渐建立专业化的高素质档案信息化管理队伍，在科学、规范的管理标准的要求下，开展好事业单位档案信息化这项长期而富有意义的工作，实现事业单位在档案信息化管理水平的不断迈进。

参考文献：

[1]柯晓燕.基于提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务，2019（03）：70.