信息化条件下档案馆功能的扩展与延伸

摘 要：随着网络信息技术的快速发展，各行业的管理水平均有所提高，而信息技术在档案馆中也得到了广泛的应用。基于此，本文首先分析了档案馆信息化建设的现状问题，其次简要阐述了信息技术对档案管理工作的影响。最后重点探究了信息化条件下档案馆功能的扩展途径，以此推动档案馆的现代化建设进程。

关键词：信息化;档案馆功能;档案收集

近年来，档案馆的信息化建设在国家的鼓励和号召下，取得了阶段性的进步，各企业或高校的档案管理工作基本实现了数字化，但是目前信息档案馆的功能还不健全，难以满足相关单位的发展需求。因此档案管理人员应对档案馆建设的现状问题提高重视力度，并且采取措施促进档案馆功能的扩展与延伸。

一、档案馆信息化建设的现状问题

1.信息化建设的重视力度不够

由于档案管理工作并不能直接带来经济利益，相关单位领导对档案管理工作的重视程度有所降低，档案馆信息化建设的积极性通常不高，进而导致档案馆的现代化建设进程滞缓，部分企业会把工作重点放到提高产能、增加企业的经济效益、提升市场核心竞争力方面。而要想实现以上目标，应加大投入力度，注重生产型人才的培养和引进，以此更新设备、改善工艺、提高利润。而对于档案管理人员的培养力度通常不够，档案馆的信息化建设水平也明显滞后于企业的发展进程。

2.档案馆信息化制度体系不健全

针对档案管理的方式而言，完善的制度体系可以使档案管理方式进步、促使档案馆的信息化发展进程。但是，目前部分档案馆缺乏专业的磁介质设备，进而导致档案管理工作效率水平低下，信息化發展进程受到很大程度的挑战，并且有的档案馆采用局域网的数据运行环境，管理人员依靠自身的权限随意读取文件，系统内未能形成明确且固定的文件保存路径，导致档案馆的相关数据存储杂乱无章，给后期的档案查阅工作带来极大的不便。

二、信息技术对档案馆管理工作的影响

一方面，信息化技术促使档案管理工作便捷，随着档案馆管理和存储档案的数量逐年增加，档案管理工作的难度越来越高，需要档案馆具有相对全面的信息化功能，包括档案的管理、储存和查阅的信息化建设。而依靠传统人工的管理方法显然无法满足档案的现代化管理工作。信息化的技术不仅提升了档案的管理效率，而且也有效节约了档案馆信息化中的人工投入，进而提高了档案管理工作的便捷性。

另一方面，信息化技术高度发达的时代，各种信息交相融合，然而并不是所有的信息都适合档案的管理工作。因此，技术人员需要根据信息化手段，对互联网信息进行整合分析，取其精华，去其糟粕，确保管理模式科学且合理。此外，在促进管理工作合理化的基础上，档案管理人员应致力于实现信息技术对档案管理的推动效应，以此，扩大信息技术的影响范围。

最后，档案的信息化管理使档案的管理模式更加人性化，传统的档案管理需要采用人工的方式，对存档文件进行查找。由于档案的分类工作较为繁琐，有时会出现操作失误，进而影响档案管理工作的有效性。相关人员在查找所需档案时会浪费大量的时间和精力。而信息技术在档案管理工作中的应用可有效解决档案查找工作面临的问题，利用信息化检索系统可显著提升档案分类和查阅工作的效率，进而使档案管理的模式更具人性化。

三、信息化条件下档案馆功能的扩展途径

1.利用新技术扩大档案收集范围

长久以来，无论是高校组织还是单位企业，其档案的收集方式，通常以纸质档案为主，而在信息技术高度发达的现代社会，档案的收集载体有了新的变化。为进一步丰富馆内藏品，各单位组织专业人员采取有效措施，开展多渠道的档案收集工作，提升了企业档案的管理力度，在档案收集实践中，实物档案、电子档案，声像档案所占的比例越来越大。在信息化技术的影响下，相关单位应建立具有自身档案管理特色的门户网站，进而为档案的信息化管理工作创造有利的内部条件，以此提升档案馆的管理服务职能。

随着信息技术的发展和档案管理方式的进步，相关人员应利用互联网技术创新档案管理的载体。例如，光盘、磁盘、可移动存储设备以及智能云盘的应用，进而扩大档案的收集范围，促使档案管理水平的显著提升。在电子档案的管理工作中，相关工作人员应注重档案科目的分类工作，做好精细化管理，以此为相关部门的查阅工作提供便利条件，此外，为保证电子档案管理的科学性和有效性，管理人员需要掌握相应的网络技术知识。

2.使用新载体提升档案保管水平

档案馆的信息化和现代化建设也改进了档案的保管水平。其数字化的特征决定了档案的管理具有一定的复杂性。不同载体的档案保管技巧具有共性特征，例如，电子档案的存放环境具有较高的需求，由于各种载体的档案都具有易燃的特点，因此，相关人员应注重档案馆的防火功能，保证档案室的无烟、无尘环境。必要时需要铺设防火毯以及准备相应的防火器具，以此增加档案馆的安全性能，在信息条件下，管理人员应格外注意档案管理系统的维护和升级工作，避免系统因漏洞遭受到黑客攻击，导致电子档案的泄漏事故。在网络安全方面，档案馆应致力于实现独立的网络运行环境，并注重数据网络的加密工作，进而保证档案馆的数据信息安全，提升档案管理水平。

以此同时，管理人员应注重档案管理信息化系统的建设，构建与企业档案管理工作相匹配的档案管理系统，加强软硬件基础设施的建设。企业的档案管理系统一般涉及到网络环境、硬件环境以及系统软件等三个部分，档案管理人员在选择具体的管理系统时，应考虑到该系统是否具有包容性和扩展性，同时对系统的运行环境做出有效的检测，保证其安全性能，防止档案数据的泄漏。

3.依靠互联网完善档案馆服务职能

信息化时代，档案管理工作的现代化水平主要依据互联网技术和通信技术实现，电子档案的优势是打破纸质档案的存储限制。而随着档案保管数量的日益增加，档案馆需要应用现代化的设备，提升档案管理的技术水平，进而实现档案的信息化管理模式，提升档案管理部门的服务能力。在服务模式上，管理人员需要以档案用户为中心，以馆藏数据为基础，开展档案馆的管理和服务。随着档案馆网络数据服务功能的逐渐完善，电子档案的信息化保管方式越来普及，以纸质档案为主要载体的传统管理方式的地位逐渐减弱，包含图像、声音的电子档案管理方式的地位提高，而一些新的技术和管理方法在档案馆中得到了广泛应用，这些都在很大程度上促进了档案馆功能逐渐走向完善。

以某市发电企业为例，该企业为加强档案管理工作的有效性，改进档案管理工作的方式方法，购置了清华紫光图档管理系统。该系统是目前市面上比较先进的综合档案管理系统，具有行业内的一些领先功能，其采用了客户机和服务器的方式实现了数据管理工作的信息化、网络化。更重要的是该系统具有强大的兼容性，能够有效避免管理系统中数据信息的多次输入，促使档案管理工作的效率水平提升，对档案管理工作的现代化进程具有重要的促进作用。

4.构建档案馆在企业管理中的中心地位

档案管理的根本目的是为企业和相关单位生产和发展提供数据保证。随着我国社会经济水平的不断提升。人们对企业档案的信息化建设提出了新要求。档案馆的功能也实现了多元化、多层次的转变、面对信息化背景下，企业发展面临的挑战因素越来越多，因此需要强化档案馆的服务职能，转变其服务理念和工作方式，进而可保证档案的管理工作更加高效，促使企业获得发展上的内部活力。为此，管理人员应采取科学有效的信息化管理模式，发掘企业档案馆的潜在价值，强化其在企业管理工作中的重要地位。

此外，管理人员在构建档案馆中心地位的工作实践中，应加强企业档案信息的收集工作，相关工作人员应致力于实现档案信息收集的丰富性，通过多种渠道、多种手段加强对信息收集的管理，进而加强档案馆的服务职能，为企业提供更全面的信息参考。在信息的整理和收集工作中，相关人员应注重档案形式的多样化，在收集纸质档案的同时，还应加强对照片、影像形式资料的整理，以此丰富档案馆的资料种类。另外，还应该注重档案内容的完整度，进行多学科、多领域的档案收集工作，以此促进电子档案信息整合与分析工作的科学性和有效性，从根本上提升档案信息的現代化管理水平。

四、结论

综上所述，相关人员通过信息技术的合理应用扩大了档案的收集范围、提升了档案的管理水平，进而使得信息条件下，档案馆的服务职能日趋完善，对解决目前档案管理工作存在的现状问题具有重要的意义。同时，管理人员通过对档案馆功能的扩展和延伸，还会使档案管理模式更加的便捷化与合理化。

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作者简介：马慧莉（1979-），女，汉族，籍贯：山东济宁，学历：研究生，目前职称：中级职称，研究方向：档案管理。