浅析工程档案资料管理的问题及对策

肖燕

摘 要：工程档案资料在工程施工、验收等过程中都具有十分重要的作用，在保障工程竣工、衡量工程质量、提高工程管理、维持企业发展等多个方面都具有十分重要的意义。然而，实践中，工程档案资料的管理往往在人员管理、技术管理和制度管理等层面存在各种各样的问题，对工程验收等具有不良影响。本文结合相关问题进行分析，并针对性地提出了相应的对策。

关键词：工程档案;资料管理;问题;对策

在国家经济的不断发展过程中，各种基础设施的建设不断为国家建设和人民生活带来越来越多的贡献和便利。未来中国的腾飞，仍旧有赖于各项工程的不断开展，其中的技术探索和不断进步也逐渐受到业内相关人士的高度重视。在各种工程中，相关的档案资料不仅是记录工程质量、保障工程验收的重要依据，更是促进行业传承、发展乃至技术创新必备的文字信息。因此，工程档案资料的管理，对于工程本身和行业整体而言，都具有十分重要的意义，理应通过科学、合理的手段，进行高质量的管理。

一、完善工程档案资料管理的重要意义

首先，工程档案资料是保证工程竣工的重要依据。国家的相关法律法规如《重大建设项目档案验收办法》中，就有明确规定，工程档案的验收，是工程竣工验收的重要组成部分。如果相关档案资料未经验收，或者验收不合格，则整个工程项目的验收不得进行，其重要性不言而喻。

其次，工程档案资料是衡量工程质量的重要标准。工程档案资料是工程设计和施工过程中的全部记录材料，具有与工程建设同步、需要全员参与的重要特征，因此，其中包含了检验和验收报告、各项测量记录、隐蔽工程验收单等等重要内容。这些内容除了对验收检查具有重要意义之外，也是衡量工程质量的重要标准，对于日后的使用、维修、改建等都具有至关重要的作用。

再次，工程档案资料是提高工程管理的重要环节。在工程建设的过程中，对于档案资料的管理，是工程整体管理的重要组成部分。作为整个工程最真实、最原始、最全面的反映材料，相关的各层领导有必要在日常管理中，对档案资料的管理给予更多的关注，召开相关会议、完善管理制度，从而保证整个工程的顺利进行。

最后，工程档案资料是维持企业发展的重要文献。对于工程自身而言，相关的档案资料是最详细权威的记录。而对于企业的可持续发展而言，不同工程档案资料的汇集，有利于未来同类项目进行参考或者比对，从而实现技术、设计、管理等多个领域、不同层面的进步，从而为企业的发展、进步和创新积累丰富的经验，奠定坚实的基础。

二、工程档案资料管理中的常见问题

1.人员管理中存在的问题

（1）档案资料管理意识淡薄。在许多建设工程项目中，相关档案资料的管理往往没有受到足够的重视。这一方面是因为工程自身的性质，导致了更多的设计施工人员将自身精力投入到实际的建设工作中，从而对档案资料的管理有所忽略;另一方面是因为无论是负责工程的相关领导，还是档案资料管理的执行人员，对于相关的法律法规并没有形成足够清晰的认识，这就使得档案资料管理工作的开展困难重重，从而导致资料不够详实、记录不够全面等问题屡见不鲜而得不到有效的解决。

（2）缺乏專业高效的档案资料管理团队。在许多工程项目的实际操作过程中，档案资料的管理往往得不到足够的重视，企业和相关工程的负责人也未能打造出一个具有专业素养和管理技术过硬的团队，从而使得档案资料的管理缺乏条理性和稳定性。由于工程档案资料的管理涉及到工程设计和施工过程中的方方面面，需要管理人员较强的责任心和过硬的专业管理知识，乃至高效的沟通和协调能力，因此，打造专业高效的档案资料管理团队也显得尤为必要。然而，现实中存在的问题，则是相关人员的筛选不合格，甚至由其他部门的人兼任，并且得不到系统的培训和提升，使得档案资料的管理困难重重。

2.技术管理中存在的问题。目前，仍有许多工程档案资料的管理技术未能达到现代化的标准。在信息化时代，档案资料的管理也应当适应科技发展的潮流，不断引入新技术，从而使得档案资料的管理更加便捷。然而，在许多工程的实际管理中，对于档案资料的管理，往往采取纸质材料和数字材料共用的形式，这是技术上的重要进步。但是，在数字档案资料的管理中，其实质仍旧围绕实体档案进行，技术层面的管理模式和管理思路并未完全形成，从而导致了资源浪费，对于相关信息的吸收和转化仍旧处于较低层次的水平。

3.制度管理中存在的问题

（1）未能形成高效的管理体系。对于档案资料的管理，许多工程的负责人，往往未能建立完善、高效的管理体系，从而使得档案资料的汇集、整理过程显得毫无章法，其后果便是数据收集的时间过长，各个部门往往不能按时提交相关的数据材料，从而导致收集整理滞后，为原本繁琐的档案资料管理添加了过多不必要的重复性、无意义的工作。

（2）责任划分尚不明确。由于档案资料管理制度方面存在一定的欠缺，有些工程的档案资料往往会存在不同程度的误差，严重的，甚至会有相关数据的缺失，为后续施工和工程验收带来极大的不便。其主要原因在于，档案资料管理制度中，对于责任的划分不够明确，不能有效督促相关人员强有力地执行相关工作。

三、加强工程档案资料管理的有效对策

1.增强档案资料管理的意识。首先，在工程开始之初，就应当自上而下，向全体工作人员，尤其是各层领导，树立起科学的档案资料管理观念。这是加强工程档案资料管理的重要基础。其次，在施工的各个阶段，应当不断通过各种形式，如传达会议精神、发送相关邮件等方式，强调档案资料管理的重要性，不断巩固和加强各级人员对于档案资料管理的重视程度，促使其积极配合。最后，督促档案资料管理人员不断学习相应的法律法规，明确管理过程中的法律依据，使其依法执行，按照必要的章程进行妥善的管理，进而使得其管理意识能够得到进一步的提升。

2.打造专业的档案资料管理团队。首先，要引进具有专业管理水平和经验的管理型人才。工程资料管理涉及到相关资料的填写、编制、审批、收集、整理、组卷、移交及归档等一系列复杂而又精细的工作，需要团队的配合，更需要具有专业管理水平和经验的人才。只有这样，才能够妥善安排档案管理中的各项工作，并能够与参建单位和监督部门有效沟通，保证各项资料能够及时、准确地收集、整理和归档。

其次，要引进具有先进技术水平的技术型人才。在档案资料的信息化管理中，相关技术人才的引进，能够保证档案资料管理中的各个过程能够有条不紊地进行，从而以更高的效率加强相关档案资料的分类、整理，对未来相关资料的调取和再利用，也具有十分重要的意义。

再次，要定期对档案资料管理人员进行培训。一个具有鲜活生命力的团队，应当时时进行先进知识的学习。因此，管理团队内部应当定期进行法律法规、管理经验和技术的培训，同时，也应当鼓励“老带新”、“传帮带”等有效方式，使得先进管理经验和技术模式得到更好的交流、沟通，并在此过程中不断进步。

3.完善档案资料管理的基本设施。在工程开始之初，就应当明确档案资料管理办公室，使其充分发挥统一管理、接受等基本职能。该办公室应当独立于其他办公室，避免相关资料弄混、弄乱。在必要时，该办公室也应当配备相应的库房、档案管理器具和相关保护设施如防火防盗设施等等。

针对数字化档案资料的管理，应当配备独立的电脑，方便档案资料的汇集和整理，避免共用电脑导致的种种问题。对于落后的设备，应当及时淘汰或者更换。同时，随着相关管理方式的不断改进，也应当在必要时，引进相关的软件，从而使得档案资料的管理更加高效便捷。

4.制定科学的档案资料管理制度。科学的制度，是先进管理模式的重要保障。在工程进行之初，相关负责人就应当结合工程自身的具体情况，制定合理、完善的制度，保证工程进行过程中，档案资料管理工作的顺利进行。

（1）明确档案资料收集和交接的制度。在档案资料管理过程中，各个细节十分繁琐。因此，必须明确各项资料收集和交接的科学制度。在工程进行到不同的阶段时，理应由相关的负责人与档案管理人员进行及时沟通，提供相关的数据和必要的纸质资料。对于各项验收材料的传递，更应当完善相关制度，保证其时效性和准确性，避免疏漏。此外，一旦相关的工作人员发生工作调动，也应当制定详细的交接制度，保证各项档案资料能够得到妥善的交接和整理，避免遗失，为后续建设和验收带来不便。

（2）明确档案资料管理中的责任划分制度。完整、真实地记录和保存工程中的各项报告、测量数据和验收单等，是档案管理员的基本工作和首要责任。而详实、准确地汇报工程进步，积极配合档案管理员的工作，是参建单位各层管理和施工人员的义务。在实践中，二者之间的沟通也显得尤为重要。但是，也正因此，工程档案资料的管理更应当结合工程自身的特性，明确相关人员的责任划分制度。一方面，一旦出现问题，可以第一时间找到相关负责人，并找出问题存在的根本原因，同时，以最快的速度进行解决。另一方面，责任划分的相关制度明确之后，能够进一步督促各部门人员增强责任心，保证各项档案资料的顺利汇集和归档。

四、结束语

随着我国建筑行业的不断发展和相应法律法规的日渐完善，工程档案资料的管理也将受到越来越多的关注和重视。在此过程中，相关人员更应不断加强管理，通过多种不同的方式，探索更加科学、合理、高效的管理模式，为工程的顺利竣工保驾护航，也为我国建筑行业的不断发展积累经验。

参考文献：

[1]姚妮姗.建筑工程档案资料管理的常见问题及解决对策[J].城建档案，2019（02）：38-39.

[2]吕彩萍.建筑工程档案资料管理中存在的问题与对策[J].住宅與房地产，2018（34）：104.

[3]李 玉.建筑工程档案资料管理中存在的问题与对策[J].山西建筑，2018，44（18）：247-248.

[4]刘凤华.工程档案资料管理的问题与对策研究[J].辽宁科技学院学报，2018，20（02）：101-102+104.

[5]伍淑妍.建设工程档案资料管理存在的问题与对策[J].广州市经济管理干部学院学报，2002（03）：82-86.