中南地区高校第三届档案学术年会会议综述

摘 要：为推进中南地区5省高校档案馆建设和学术交流，在广州召开了中南地区高校档案第三次学术年会，会议围绕档案安全、档案信息化、档案资源建设以及档案文化挖掘展开研讨，探讨了信息化时代背景下，高校档案在发展中遇到的问题及解决措施。

关键词：中南地区;高校档案;学术年会

为推动中南地区高校档案馆建设及学术交流，5月15-16日，中南地区高校第三届档案学术年会在广州召开，会议由华南理工大学档案馆和广东省高校档案工作协会共同承办。华南理工大学学校副校长朱敏、广东省委办公厅和省教育厅相关工作负责人与会并致辞。广东省档案学会、中山大学资讯学院等档案界专家学者做了学术报告，来自河南、湖北、湖南、广东、海南五省130余所高校的档案机构负责人、档案专业技术人员、档案专家近200位代表参加会议。会议围绕新时代高校档案安全、档案信息化建设、档案资源建设与拓展、档案工作使命及挑战等议题进行分组交流、讨论。

一、探讨新时代高校档案安全问题及解决措施

随着信息化的快速发展，高校档案馆安全除了档案库房和档案实体的安全外，档案信息资源的安全同样也是档案安全所关注和研究的，华中科技大学档案馆范智新馆长及5省高校的档案人员围绕高校档案大数据和档案实体安全，展开讨论交流。

1.加强档案安全意识，落实安全责任。（1）责任与意识。档案馆馆长是第一责任人，档案安全是每个档案人的工作压力，高校档案馆须建立档案安全管理体制，加强安全意识，落实安全管理制度。（2）防范与措施。普遍采取传统措施，个别有新尝试。例如中山大学档案馆，档案库房装配防盗光栅，服务大厅装配360度摄影摄像，对涉密档案、军工档案库房配备24小时监控器和报警装置。（3）投入与成效。高校档案馆建设普遍得不到学校重视，在高校办学经费开支中所占的比例都是较少，办公经费少，很难购置先进设备，基本上都是传统的安全设备和措施，费时费力，急需加强投入。

2.查找档案安全隐患，探寻解决措施。（1）档案利用的公开需求与档案信息安全的矛盾。师生对档案信息需求的不断增加，与档案信息安全的矛盾日益增加。档案的信息化要求与学校OA对接，档案馆必须使用专网。内地的高校，如中部省份的大学少有使用专网和内网。（2）档案数字化外包与信息安全之间的问题。高校档案馆普遍采取将档案数字化过程外包，存在信息泄露的隐患。虽然签订保密协议，但是外包数字化公司人员流动性强，公司发展具有不确定性，存在泄密风险，对学校利益有损害。（3）现有库房规模与日益增长的档案实体之间的矛盾。随着高校办学规模扩大，档案增量和利用日益扩大。财会档案的保存由10年延长至30年，实体档案增量与保存期限延长。（4）校史馆参观需求增加与管理及接待水平的矛盾。校史馆体现办学宗旨，是学校文化象征，宣传窗口;在联络校友、招生宣传发挥很大作用，招生季有大量的中小学生参观，武汉大学校史馆每年接待参观人数达到5万多人，超出接待能力。

二、高校档案信息化发展面临挑战与思考

当前，高校档案馆在积极建设档案信息化，各高校均已全面开展馆藏档案的数字化，高校档案馆基本上是围绕档案的收、管、存、用环节来建立档案数字化、信息化。建设过程中存在突出问题是协同，整个学校是一个大系统，档案馆属于大系统的神经末梢，但资料来源和服务要面向全系统，如何实现末梢与全系统的协同管理和服务，在中南大学档案馆馆长张朝晖主持下，来自中南地区的中山大学、湖南师范大学、海南大学、华南农业大学等53所院校的67位代表等进行热烈的探讨。

1.学校系统协同。在信息化过程中，档案馆自身各类档案数据的存在一个数据系统，档案馆在收、管、存、用等各个环与档案产生单位系统的协同。智慧校园、数字校园和校园信息化也建立一个系统。档案信息化系统应建立在校园信息化整个大系统之下，缺少了一个大的协同系统，档案馆信息化只能停留在内部，无法向外延伸。

2.管理上的协同。档案的信息化与应与学校各部门、各单位信息化的同步同效，电子档案的前端和源头是机关及二级单位，前端如果没有实现电子化，档案信息化电子化管理及利用，将很难实现。档案来源面向全系统，服务面向全系统，理顺档案信息化建设，首先要从系统管理上下手，做好电子归档管理流程，确保电子文档归档齐全。

3.信息化队伍问题。高校档案馆信息、网络的技术人员普遍偏少。有些高校档案馆借助本校关联学科，如中山大学档案馆，有信息管理中心的专家，有信息化专业的博士后、博士，但很多学校缺少这样的队伍。信息化、数字化队伍主要依赖外包公司专业人员，在保证信息精准，采取聘请监理公司监督实施。在如何实现协同以及得到校领导的支持方面，邀请分管的校领导参加档案会议，深入了解更多档案馆信息化面临的问题。

三、高校档案资源建设拓展与文化挖掘

档案资源建设是高校档案工作的基础，档案文化建设、档案资源开展密切关联，扎实做好档案资源建设工作，才能永续发展，档案资源建设才是守着富矿金矿，档案行业才不会消失。河南财经政法大学档案馆徐朝钦馆长主持，武汉大学档案馆涂上飚馆长等60多人参加讨论，围绕档案资源建设、档案文化建设和档案的开发和利用，交流经验、商谈对策。

1.建立新时代档案资源理念。档案资源建设要具有前瞻性，考虑为后人留下什么东西，灌输功成不必在我的胸怀与奉献精神，在全校推广档案理念。目前存在收集困难，需在全校理顺档案收、管、用的关系，将归档单位被动交档案变为主动提供档案。档案资源建设另一重点是拓展，拓展档案资源的概念、范围。传统档案室实体档案、图片和录音录像档案，从空间和形式拓展档案，将电子文件、实物等归入档案。高校档案建设纳入学校绩效考核，并通过高等教育档案学会向教育部反应，纳入高校教学评估体系。

2.理清档案资源建设的范围。高校档案馆实物档案方面，学校的博物馆、校史馆、办学成就展等场所管理、更新工作移交档案馆，拓展了档案资源建设，结合档案馆的业务性质，也更利于校史馆等场所更新。一是，实物档案纳入归档范围，按照档案管理办法进行管理、展览展示。二是，口述校史。无文字记录的历史和秘史，通过口述校史抢救和挖掘出来。三是，人物档案。与人物有关的著作、成就、讲稿、手稿、书法作品、日常用品等都归入人物档案范畴。四是，设立专项。以班级档案為例，从入学到毕业，指定人员负责收集归档，毕业生聚会时，做短视频、宣传片时、纪念册，可提供完整的档案。

3.档案资源建设拓展实施措施。高校档案资源建设拓展以及对收集到档案进行加工和管理办法如下：（1）档案收集措施。首先理顺档案与学校各部门的关系，形成齐全的档案。例如，毕业生档案，毕业生人事档案找不到毕业生登记表、成绩单等，回到学校档案馆找寻，很多档案馆没列入存档范围。需与学校就业指导中心沟通协调，提供此类材料存入学校档案馆。（2）口述校史收集。档案馆工作人员主动接近老同志，在老同志去世后，及时联系家属，第一时间抢救值得保存的物件或史料。（3）整理保管措施。针对学籍管理系统对接，电子文件没有印章问题，从制度、理念、技术、法规方面给指示，明确如何将电子信息和文件变成档案资源。（4）图片档案收集。目前，馆藏图片档案大多是从学校宣传部收集的，会议图片多，内容单一。要积极扩展，主动从二级学院等网站上收集有存档价值的图片。

四、高校档案工作在大数据时代的发展与使命

1.高校档案期望和调整。广东省档案学会理事长张平安提出，在国家结构转型，供给侧改革背景下，重视按需求进行改革，档案工作该怎么做？提出四个观点，一是，档案首先满足档案形成者的需求。对重要档案提高保管要求，定期查看，确保妥善保存。二是，档案要体现有价值的档案收藏，是系统的证据、记忆和政务信息。档案保持了原始记录性质，档案才有可能作为证据的材料，也是诚信社会的支持基础，通过合理有效地资源整合，档案馆（室）或将成为最大和最可靠的社会证据体系。三是，档案工作发展趋势，档案工作要紧密关注人工智能背后的大数据，没有大数据就没有人工智能，数据的发展趋势将是档案工作的重要发展方向之一

2.大数据与档案的关系。中山大学资讯管理学院陈永生教授提出，档案是大数据，是观察档案的一个角度。档案的本质是原始记录，不能用观察档案现象的某个角度来回答档案的本质问题，也不能用观察档案现象的某个角度来否认档案的本质属性。在大数据时代，档案随着大数据规模、类型而流转，也出现价值低密度以及安全风险的发展特点。但档案具有实体归档、权限转移、集中统一管理和一对多全盘接收的特点。档案要将内容管理、信息挖掘和精准利用方面作为发展方向。传统档案和档案工作本质并没有因信息、电子、互联网、大数据而改变。大数据没有改变档案学原理，没有改变档案的本质，只是提高档案工作的效率，促进档案事业的发展。

3.高校档案事业发展展望。武汉大学档案馆涂上飚馆长认为，高校档案工作要把握好方向，档案管理和档案研究要关注活性知识，理论与实际结合的知识才是活性知识，并提出了国内高校档案工作的三个阶段，第一阶段，1950至1980年代档案管理初级阶段，已经完成并进入有序发展。第二阶段，信息化时代档案工作，数字化档案方兴未艾，智慧档案馆建设如火如荼正在进行。第三阶段，档案文化挖掘与拓展。大学档案馆肩负使命更重，大学是文化重镇，档案馆是文化建设基地，档案工作理念上升到国家层面，档案工作地位必须纳入教学评估体系。

参考文献：

[1]裴 伟.智慧校园环境下的高校数字档案馆建设方案，2019.05，会议PPT.

[2]陈永生.大数据时代档案工作的走向与档案工作者的使命，2019.05，会议PPT.

[3]张平安.新时代档案视角：关注社会期望，2019.05，会议PPT

[4]中南地区高校第三届档案学术年会会议资料，2019.05

作者简介：董慧，女，河南人，碩士，助理研究员，研究方向为档案管理。