关于《西安市城市建设档案管理条例》实施过程中的一些思考

李永静

摘 要：随着城市建设的快速发展，城建档案工作越来越被人们所重视，城建档案工作的内容也发生着巨大变化。城建档案既是城市建设的历史见证，一是城市规划、建设和管理活动的真实记录，既是鉴定建设工程质量的重要依据，又是城市建设长远发展的重要参考。我们应用尊重历史，憧憬未来的思想，着眼于今天的城市建设。作为城建档案工作者，抓住這个有利契机持续发展创新城建档案现代化建设成为城市建设发展的必然要求，西安市城建档案工作者深入实际，排除艰难于2001年出台了《西安市城市建设档案管理条例》，使依法治档，依法兴档落到了实处。《西安市城市建设档案管理条例》的颁布实施，标志着我市的城市建设档案管理向着规范化、法制化、科学化迈出了重要一步，为进一步强化城市建设档案管理，以及城市建设档案的收集、报送、接收和对外提供利用的合法权益，也为我国城建档案事业的发展起到了积极的推动和促进作用。

关键词：城建档案;档案管理

现就《条例》实施以来存在问题浅析如下：

一、取得的实效

《条例》颁布实施以来，各地城建档案馆充分利用各种形式，大力宣传《条例》内容，做到建设施工单位人人知《条例》，个个懂法规。以笔者所在的临潼区城建档案馆为例，临潼区城建档案馆在条例实施初期，组织职工深入施工现场上门服务耐心讲解，使《条例》很快得到了广泛的实施。打破了管线工程档案零归档记录，目前临潼馆共有库存档案六万余卷，这些成绩的取得，有赖于《条例》的牵制和约束，是管理做到有法可依，有章可循，理顺了城建档案管理关系，稳定了城建档案管理队伍，使城建档案工作步入法制化规范化的轨道。

二、存在的问题和建议

1.城建档案的对外服务领域狭隘。

从我们的利用统计来看，90%以上的利用属直接查询利用，其目的主要是为了工程建设、规划设计和管理及司法调查取证、产籍、产权凭证等方面，服务利用者多为专业技术人员和行政管理人员，这些是我们目前服务的主要对象。对外服务方式和手段落后，长期以来主要是为上门利用者查档，因受各种因素影响缺少对原始档案的加工提取和编研成果，城建档案价值没有被充分利用。解决这一问题我们必须加大馆藏丰富馆藏尤其是加大收集一些有特色有针对性的档案资料其次要加强城建档案的信息化建设工作。建立专业的档案服务网络体系充分展示数字化档案的社会功能，任何一个利用者在任意时间地点只需登录城建档案网路平台，即可查阅到自己需要的城建档案信息，正确把握好数字化服务中开放与保密之间的关系，通过网络使用权的控制，来正确把握城建档案的保密范围和机密等级，并随时间推移及时调整密级，扩大城建档案的利用和交流范围。通过多种方式进行编研开发。举办展览、编发材料只要我们以市场为导向，立足于馆藏档案，挖掘“时尚”信息，使死的信息源变成活得信息源。

2.有法可依但执法不严，应加强执法队伍建设。

《条例》的颁布，给我们城建档案管理工作提供了法律保障，也为我们城建档案管理部门实现依法治档提供了“上方宝剑”。虽然有了法律可遵循，可对于违反《条例》的行为，我们却不能做到执法必严。其原因是执法队伍不健全，执法操作标准和操作有待进一步完善和探索。按相关规定，档案行政执法人员应该具备一定的任职资格，而且必须掌握相关法律法规及执法程序，但目前大部分城建档案馆还没有取得执法权限究其原因是机构不够完善。解决以上问题我们必须组建一支高素质的执法队伍，秉公执法、不徇私情，公平公开公正的维护城建档案法律法规的权威和尊严，其次要加强城建档案执法，亟待解决的是机构问题，增设“城建档案办公室”可以实行“一个机构，两块牌子，一套班子”的管理体制，只有赋予了城建档案馆行政管理职能，进一步明确了城建档案馆的执法职能才能为城建档案馆依法铺平道路创造条件。

3.加强协调是贯彻《条例》的一个重要条件

《条例》第十条，第一款、第二款、第三款分别明确规定，市政基础建设工程档案，含城市道路、广场、停车场、桥梁、涵洞、隧道、排水、照明、污水处理工程档案及有关现状图;城市公用设施工程档案，含城市水源地、给水管网、城市燃气工程、公共交通场站设施、地铁工程、城市集中供热工程建设档案及有关现状图;电力、通讯、邮政设施工程档案，含电厂建设、供电设施系统、通讯管线、邮政设施等工程档案及有关现状图，应交城建档案馆管理，可事实上是，这些部门大多属于垄断行业，他们无视《条例》规定，不能按《条例》规定移交资料，给城建档案工作带来巨大阻力，因此要贯彻《条例》就必须协调好关系，争取各方支持。一是与规划部门协调，在项目立项审批时就告知建设工程档案移交的相关责任和义务;二是与房屋管理部门协调，在建设单位办理户籍产权证时，查验建设工程竣工档案移交证明书;三是与市政管理部门协调，在地下管线开挖动土以前必须与城建档案管理部门签订移交承诺书，从而保证了城建档案进馆的质量和数量。

4.社会各界档案意识不强，应加大对外宣传力度。

近年来各地城市建设势头蒸蒸日上，建设速度、规模都相当可观，但为了提高所谓的“工作效率”政府有关部门一味的倾斜，重建设轻档案的现象仍然存在，或者是人力因素或者是观念原因，总之与如火如荼的项目建设比起来，档案的管理相对滞后。大多数单位没有充分认识到城建档案馆的作用，以及城建档案的重要性。究其原因是我们宣传不够，我们必须加大城建档案宣传力度，可以通过举办展览、编发宣传册以及简报等形式，让各界人士都知道城建档案馆是接收和保管城建档案的中心和基地，移交城建档案是依法履行义务，不交是违法行为。我们在工作当中也可以对典型的违法《条例》案例，做大宣传使之成为社会热点，起到轰动效应。引起人们的重视，提高社会对《条例》的认识。