社保档案信息化管理研究

摘 要：社保是民生的基础，社保档案是支撑社保体系健康运行的一项重要的基础工作。随着信息化时代的来临，档案信息化是当今社会发展的大趋势，也是推动社会保险工作改革的重要力量。就当前社保档案信息化管理现状来看，尚处于起步阶段，还存在一定的不足，为此笔者基于我国社保档案信息化现状，分析了其中存在的问题，并就如何进一步完善社保档案信息化管理提出相关的建议。

关键词：社保档案;信息化;档案管理

社保档案信息化指的是社保档案管理中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行处理，包括社保档案信息收集、归档、维护、保存和利用管理等，从而使社保档案工作能够更好地服务社会，提高档案管理与利用的效率。因此，加强社保档案信息化管理建设，才能充分发挥社保档案信息的作用，更好地服务于社保事业。

一、档案管理信息化建设现状

1.各地档案管理信息化层次不一。由于部分单位领导重视不夠，对档案重要性尚未取得一致认识。导致各地的档案信息化层次不同，有些地方重视硬件的建设，信息化程度低，或者没有引入新的信息化系统，依旧是传统的档案管理体系;部分单位使用了信息管理档案系统，也创建了相关的信息数据库，却存在使用盗版软件的现象。归其原因，还是对档案管理的专业性认同度不够，更多的单位，用到了正版软件，却因为档案管理人员的技术素养没有跟上，出现权限管理混乱的情况，让不法分子有机可乘，各地的社保档案管理信息化程度参差不齐，和所处地的经济发展，当地政府的重视程度都有着莫大的关系。

2.缺乏复合型档案管理的人才。管理复合型人才的缺失，是档案管理信息化止步不前的重要原因，懂得档案管理学和计算机信息的人才极度稀少，目前的情况依旧是分工协作，由信息技术员和档案管理工作人员一起合作进行管理，这绝非长期可行的办法。档案管理人员应该适应新时代的潮流，在信息化技术的学习上加大力度，各级部门也可以安排相关的档案管理人员信息技术培训，或者定期举行交流会，读书会等，进一步强化和巩固信息技术的相关知识，能够熟练操作，真正做到传统的档案管理理念和当代新的信息技术的融合。

3.档案管理信息化安全性差，资源共享存在限制。目前社保档案管理系统大部分有着不够安全，容易被盗取数据的问题，信息安全是涉及到信息化绕不开的一个话题，如果一个数据管理系统存在着漏洞，很容易被别有用心的不法分子盗取大量居民信息，造成严重的损失。社保档案对于每一个购买社保的居民来讲，都是非常重要的凭据，绝不容许被他人盗取。相比传统档案管理，信息化档案最大的优势在于资源共享，数据在不断的交互中，凸显档案自身的价值，但就当前部门内部来讲，业务部门和档案部门交流不强，业务档案一体化尚未真正实现，地区与地区之间社保档案也比较封闭，无法进行有效的资源共享，这就降低了提高社保服务效率。

4.社保档案管理难度加大。因为社保的覆盖面越来越广，参保对象日益增长，档案数据庞大，管理困难，加上城乡一体化进程的推进，居民在不断迁移关系的过程中，会让自身的档案信息不断增加，而且更加复杂，档案的复杂也会影响到其他部门的稽核效率。档案部门处在整个社保工作中的一环，但却较为独立，缺乏与其他部门的沟通，事实上档案管理与业务办理息息相关，档案的整理与传递直接关系到业务流程办理的效率，如果两者能有深层次的结合，其工作效能必将提升一个等级，而信息化档案管理可以十分轻松的做到这一点，把受到传统档案管理理念束缚的档案部门解放出来，利用信息管理系统提取数据的便捷性，深入强化档案部门与其他相关部门的联系。

二、档案信息化的重要性

1.提高社保档案管理可靠性。传统的档案管理主体是人，社保档案管理也不例外，这就对档案管理人员自身的工作责任感，以及档案知识和信息洞察力提出了相当高的要求。社保对普通家庭来讲是一份保障，尤为重要，社保档案作为社保的原始凭据，其管理工作更是不能半点马虎，但在实际情况中，档案丢失乃至篡改的情况屡见不鲜，这些直接原因都是档案管理人员缺乏专业的档案管理知识以及对工作不够重视所导致，信息化的档案管理系统更加可靠，只要运用得当，完全可以替代大部分档案管理工作人员。

2.避免档案遗失。长期保存的传统档案容易缺失，对于社保工作的影响很大，加大了业务部门的工作量，影响服务质量。由于传统的档案管理主要由人工来完成，但员工不可能一直在一个岗位，离职换岗等情况发生，难免在交接中出现问题，造成部分档案资料的遗漏，时间越长其问题就愈发明显，信息化社保档案管理可以避免这样的问题，无论是存放到本地，还是上传至云端，只要做好备份工作，就绝不会出现数据丢失的情况。

3.避免了纸张浪费。保护环境绝不该是一句空谈，无纸化办公，使用清洁能源可以为环境保护建设做出贡献，传统的社保档案管理，需要使用大量的纸张来保存居民的各项数据，不仅浪费纸张，还面临难以备份，独一份的情况出现，启用信息化的数据系统进行档案管理后，可以大量减少纸张的使用，并且避免了虫蛀氧化等一些自然因素对档案纸张的损害。

4.减少成本。前文提到，当下的档案管理人员素质有待提升，引入信息化的档案管理系统，可以大幅度的精简档案管理人员，对于档案管理部门来说，引入信息化档案管理系统的成本，要远远低于人员工资的支出，节省了开支;对于档案管理人员来讲，剔除了队伍里对工作不够负责、不够上进的人，激发了个人的竞争意识，也是一次学习进步的机会，可以通过接触新的档案管理系统来精进职业技能。

5.符合国情需要。我国社保档案数量繁多，主要有以下原因：首先，我国社保体系目前不完善，社会保障制度的建设是一项任重道远的工程，需要长时间不断收集反馈做出变动，目前社保体系还不够成熟，城乡社保建设还需要更长时间的沉淀。其次，社保业务中，各种证件证明材料开具繁琐，无形中增加了档案数量。最后，我国人民参保意识上升，企业的责任意识也日趋到位，购买社保的人数逐年上涨，这些原因让我国社保档案数量大幅度增涨，引入信息化的档案管理系统进行精确管理，已成必然。

三、健全和完善社保档案管理信息化建设的建议

1.改变传统观念，加快档案管理信息化建设。要实现档案管理信息化，首先需要相关部门转变观念，正视档案管理的信息化工作，这项工程需要彻底对档案管理系统进行变革，而不是单纯的停留在更换设备系统上，部分单位所谓的档案管理信息化只停步在引入信息化管理系统的层面上，这很明显是片面的、不够完善的，传统行业的信息化需要是全局的革新，而非普通的升级，各级部门的工作人员要树立正确的档案信息化管理的理念，全面深入地认识到档案管理信息化的作用和重要性。随着档案管理信息化程度的提高，计算机会取代人力来管理大量的数据，这减少了工作人员的工作量，但也对其未来的工作提出了要求，不仅要熟悉管理系统，更加需要进一步学习档案信息化管理的知识，紧跟时代潮流，更新陈旧落后的观念。积极投身于档案信息化管理的建设中来，建立健全档案管理制度。

2.加大相关从业人员培训。全面实现档案信息化管理，离不开组建一支认真负责专业能力强的队伍，作为新时代的档案管理从业人员，信息化已成必然趋势，工作人员应该深度学习两种能力，一是信息安全，档案管理信息化有诸多优势，但无论是存储在本地还是云端的数据，都存在丢失和泄露的可能，因为社保档案涉及到居民自身的信息，所以保密工作尤为重要，档案管理人员通过研习信息安全技术，做好数据备份，能够最大程度上防止档案数据的外泄。二是日常档案管理技能的加强，档案数据可以存储到数据库中，但之前的档案整理、归档、扫描等基本工作，必须要有足够的耐心和细心去完成，在档案资料影像化日趋发展的当下，把控好每一份档案录入的准确性尤为重要。

3.提高社保档案信息化管理的安全性，实现资源共享。为了保证档案信息管理的安全，还需要档案管理人员及时做好档案的备份，定期对计算机进行杀毒，及时打印档案分页，平时要注意对机房的养护。档案数据如果能够通过信息化技术实现共享，将大幅度提升社保业务办理效率，壓缩办理的流程，对于民众来讲，办理将更加轻松。除开社保单位的档案数据共享，也可以利用大数据，面向大众开放社保档案基础资料的查询，在便民的同时，把档案管理的共享共建发挥到极致。

4.档案管理模式的创新和发展。随着时代的发展，从传统的档案管理到信息化档案管理系统，这就要求从业人员在档案信息管理的发展趋势上多做研究，更要着眼于当下，解决一些遗留的问题，比如说随着档案信息化的提升，之前遗留的纸质档案如何处理，这是一个值得思考的问题，想要获得持续的发展不仅要看到未来，更要关注当下。档案管理模式的创新可以有多种，最简单的，莫过于在数据库中实行分类和排序，这样就可以解决传统档案管理档案杂乱的情况，方便查阅，只有更多档案管理模式的创新才能实现社保档案信息化建设的长足发展。

结束语

社保档案信息化管理是推动社保管理规范化、统筹化发展的必要举措，同时也是维护参保群众利益的重要措施，尤其是新农村养老保险等险种的推行，社保覆盖面也得到更大的扩展，因此提高社保档案管理水平尤为重要。积极采取社保档案信息化建设保障措施，可以提高社保档案信息化管理水平，也将不断地推进我国社保档案管理的发展。

参考文献：

[1]王大健.社保档案管理中信息化建设分析[J].现代经济信息，2019，（1）：50-51.

[2]朱艳丽.大数据背景下档案管理的机遇与挑战[J].劳动保障世界，2018，（30）：57.

作者简介：李德（1987-），男，汉族，湖南省衡阳市耒阳市人，统招本科学历，工学和经济学双学位，目前就职于东华软件股份公司广州子公司，档案软件开发和数字化华南区销售经理，主要负责广州社保、广州医保和房地产档案数字化相关工作。