刍议确保数字化档案信息长期存取的技术方案研究

陈良

摘 要：在信息技术时代，数字化已经是档案存取的主要方式。但是在开展数字化档案管理过程中，存在着诸多影响因素，构建现代数字化档案管理体系，探索档案信息长期存取的技术方案，对于提升档案管理综合水平具有重要意义。

关键词：档案;存取;数字化;档案管理;技术方案

在新时代发展背景下，数字化档案信息工作面临着新的要求和挑战，作为档案工作人员，要认清数字化发展形势，探索有效的长期存取方式，提升数字化档案长期存取效能，满足数字化、信息化发展新需求，构建高效的档案管理体系。

一、数字化档案信息保管工作存在的问题

在探索数字化档案信息长期存取的策略中，首先要明确数字化信息档案管理存在的问题。由于理念和认知方面存在一定的问题，一般对数字化档案管理工作的重要性存在一定的误解，很多工作人员没有认识到保障档案管理安全和效率的重要性。在资源分配方面，没有将档案管理提高到应有的位置，导致数字化档案管理存在一定的问题，有待深入探索，提升综合管理效能。毋庸置疑，在数字化工作体系中，档案管理是一项传统工作，很多工作人员在推进工作的过程中，固守传统的模式，没有进行积极有效的创新，存在安全性低下、优化效果不够明显的问题。作为相关的档案人员，不能一直用旧的思想和眼光审视档案管理工作。实现数字化档案管理的全面创新，在数字信息整合、风险评估、风险预判等方面，现代信息技术都发挥了积极的作用，但是在开展数字化档案长期存取中，大数据等信息技术还没有充分发挥效用，有待深入探索和研究，提升数字化档案信息保管的综合效果。

二、数字化档案信息长期存取存在的风险

在档案工作中，数字化存取方式逐渐成为主流。我们在享受着互联网带来便捷的同时，也往往缺乏网络安全意识。在我们平时运用计算机的时候经常会输入一些账号、密码、个人信息，或者传送资料等等，这些网络活动中都隐藏着泄露信息的危险。不能够准确地辨识危险源，经常随意填写真实信息，在传送资料方面也不注重病毒的侵入，特别在接收邮件等方面，事前不注意扫描就直接打开，这些都是档案管理工作人员缺乏安全意识的表现。互联网是一个大容量、速度快的运行平台，但是也同时为犯罪分子提供了可乘之机。由于在网络运行监管上无法全面掌握，这就给心怀叵测的人可乘之机，他们会利用网络安全漏洞或者是受害者防范心不强，施行窃取信息、盗用档案、传播病毒等不法行径。档案网络运行需要高效的管理手段，才能有效遏制犯罪分子的行径，在安全漏洞、信息传播以及恶意木马等方面需要加强档案信息管理和戒备。目前计算机网络实行的是固定IP协议制度，每一个端口都有自己的IP地址，但是这个IP地址还是可以被篡改的，系统上的数据库也会暴露在外界，所以说目前互联网的安全协议存在着一定的缺陷和漏洞，数字化档案信息长期存取会存在一定的风险。

三、数字化档案信息保管的发展方向

在数字化档案管理实践中，现代档案信息技术可以极大提升管理效率，通过现代档案管理信息资源的整合与高效利用，可以进一步提升档案存取效率，满足信息档案存取管理工作发展需求，提升档案管理的综合效能。在实践中，档案管理工作在信息化体系建设方面仍然存在一定的问题，表现为信息化利用效率不高、缺乏安全保障等。在实践中，作为管理者和工作人员要认识到现代档案管理工作发展的方向，融入现代信息技术，提升综合档案管理效能。在传统档案存取实践中，由于没有将档案管理工作与现代信息技术体系建设有机融合起来，很多工作人员仍然固守传统的模式和路径，无助于综合管理效能的提升。作为档案管理者，要打通档案管理工作各环节之间的屏障，构建现代信息技术管理体系，提升数字化档案存取管理效率。在实践中，在推广并构建信息技术体系过程中，会遇到诸多问题，需要不断开拓思维、积极创新，提升数字化档案信息存取效率。

四、探索数字化档案信息长期存取的具体策略

在现代信息社会快速发展的大背景下，在开展数字化档案信息存取过程中，要认识到数据信息技术的真正作用，通过融入现代管理技术，不断更新档案信息理念，转变存取方式，进一步优化档案存取模式，让数据信息技术真正发挥作用，提升档案信息存取管理效果，满足现代数字化档案发展需求。

1.明确管理流程，构建档案存取体系。在整个数字化档案信息长期存取管理工作当中，档案信息存取工作具有较强的体系性。要通过利用计算机技术，建立相应的档案管理模型，统筹各要素的关系，构建相應的档案管理模块，将档案管理其中的诸多要素进行量化管理，提升档案管理工作的针对性和实效性。构建数字化档案管理体系，从多种渠道入手，提升档案信息存取管理的实际效果，特别是要结合数字化的实际情况，有的放矢的采取档案信息长期存取管理工作策略，满足数字化成长需求。在推进数字化档案管理工作过程中，要从信息技术入手，把好档案管理工作的第一环节。一般来说，如何提升档案管理质量，是一个重要的档案信息存取管理问题。在具体工作中，要从综合情况、规范程度等方面入手，量化档案管理工作体系。在工作实践中，诸多案例证实，要想提升信息技术的应用效率，构建有层次、可量化的信息技术体系，对于激活数字化发展潜力具有至关重要的作用。在构建档案信息化体系中，首先要找到一个基准点，作为基本工作标准，然后根据工作内容和工作量的要求，提供更具有可操作性的规范指引，让档案人员有更多的对照标准，避免出现无序的情况。如此一来，通过整合信息技术资源，提升数字化档案信息存取效率。

2.注重信息风险，保障信息安全。在推进数字化档案信息存取管理系统建设中，不能忽视网络安全体系的建设，构建现代化网络安全防护网。网络安全的防范工作不能仅仅依靠网络监管人员，还需要广大档案管理工作人员的共同努力，建立健全网络安全举报制度。在工作实践中，档案信息都蕴含着巨大价值，一旦出现问题，将会造成无法挽回的经济损失，所以我们更要注重数字化档案安全工作。倡导选用我国自主发开生产的服务器和档案信息化网络端口，对于公司内部的网络尽量采用单一模式，或者是半开放形式，关闭不必要的网络端口，并在网络上设防火墙，对数字化档案信息和资料进行有效的监督和保护。构建计算机网络安全结构，可以有效避免外部网络的侵入，增大数字化档案使用的安全性。

3.发挥技术优势，利用大数据管理。在档案工作实践中，数字化档案信息存取管理面临着新的要求和挑战，通过大数据的整合与高效利用，可以实现档案的有效利用，提升综合管理效能。在实践中，大数据技术对于档案管理具有積极的推动作用。大数据依托自身的数据资源优势，经过特定的数据算法，能够实现精准存取与信息推送，对于提升档案信息存取管理效果具有重要意义。首先，通过构建基础数据库，能够对特定的档案信息管理数据有更清晰的认识，能够更准确的进行判断。其次，通过有效的运算，能够掌握大数据时代档案管理的最新动态。通过大数据档案基础设施建设，有助于提升综合信息化建设水平，有助于完善现代档案管理信息化体系，夯实管理基础。此外，利用大数据技术进行数字化档案管理，可以实现信息的精准推送，也能为未来工作发展指明方向，有助于现代档案管理工作不断提档升级。

4.注重信息监管，做好管理培训。对于数字化档案信息存取管理工作而言，需要探索构筑多元化的安全体系，加大相关信息的监管流程与力度，每一个档案管理工作人员都要有备案制度和档案查询机制。网络是一个开放性的平台，对于档案安全防范性工作，主要是依靠人的操作，目前我国网络信息监察工作人员与档案管理人员的业务能力和知识储备参差不齐，应该努力提高网络档案信息安全监管人员的素质。对于奋斗在第一线的网络安全检查人员实行重点培训，重视其继续教育工作，定期组织提高业务能力的培训活动，让他们能及时更新知识，了解目前各类网络安全知识，在实际工作中能够跟得上社会发展。培训是数字化档案信息管理工作的重要环节。通过培训提升职工的综合能力，更有利于保证数字化档案管理工作的稳定发展。构建科学的档案管理信息化工作培训体系，要从入职、提升等多个角度入手，要从档案人员入职之初进行具体指导，然后在工作一段时间后，根据岗位分工不同，开展不同的培训工作。与此同时，在数字化档案管理培训中，也应当包括一些与之有关的通用知识，包括行业发展、档案发展战略等，提升档案工作的科学性，提升数字化档案存取管理的综合发展效能。

五、总结

综上所述，随着现代信息技术的发展，为数字化管理提供了新的工具和支撑，对于数字化档案管理的要求也越来越高，在这样的背景下，如何利用现代信息技术，优化数字化档案管理水平，是一个重要的课题。数字化档案管理在整个工作体系中占据着十分重要的作用，在大数据时代，如何利用信息技术整合档案管理资源，也是现代数字化档案管理的重点，有待深入探究，寻求科学的档案管理路径。

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