从干部档案审核视角论新形势下高校人事档案管理

李静

摘 要：通过实地参与广州大学干部人事档案审核工作，归纳总结了高校干部人事档案审核遇到的两类问题：普遍性问题、特有性问题，并针对其特点展开分析。从推进制度建设、规范人才引进、构建服务网络、完善评测标准四个方面，相应地提出了新形势下干部档案管理的应对策略。旨在构建完备的干部人事档案管理体系，进而改善并完善高校干部人事档案管理，使其走上现代化、规范化、信息化的轨道，助力干部队伍健康发展及学校人才决策。

关键词：高校人事档案;档案审核;档案管理

在信息化、现代化、国际化的背景之下，干部队伍建设成为国家快速、和谐发展的坚强组织保证。党的十八屆五中全会明确提出，要坚持全面从严治党，依规治党，深入推进党风廉政建设，积极营造风清气正的政治生态。党的十八届六中全会再次强调，严厉惩治腐败，净化党内政治生态。由此可见，政治生态营造，成为新时期政治生活的重中之重。而干部队伍建设健康发展是营造良好政治生态的基础保证。如何进行干部人事制度改革，如何管理干部人事档案，如何完善干部评测标准被推向大众视野。

干部人事档案在职称评聘、干部任免等工作中发挥着举足轻重的依据作用。新颁布的《党政领导干部选拔任用条例》中指出，考察党政领导职务拟任人员，需查阅干部人事档案，且形成的相关考察材料归入本人干部人事档案。一份材料完备齐全、信息真实有效、记载详实准确的人事档案，能够全面反映干部的德、能、勤、绩、廉等情况，是干部任免工作公平、顺利进行强有力的保障，因此，干部人事档案的审核至关重要。

在2018年颁布的《干部人事档案工作条例》中，就干部人事档案的审核范围及重点审核类别给出明确界定，为干部档案审核提供政策依据。针对干部人事档案审核过程中出现的问题，如何制定有效的档案管理方案，避免问题的再次发生，最大程度地优化目前的档案管理模式，成为干部档案审核之后各单位思考的问题。作者通过实地参与广州大学干部档案审核工作的落实过程，总结了审核过程中遇到的问题，并相应提出新时期高校干部人事档案工作的应对策略。旨在构建符合高校现状的人事档案管理体系，为人才的科学引导与知人善任提供精准决策。

一、干部人事档案审核中遇到的问题及特点分析

对高校干部人事档案审核遇到的问题，根据是否与机关及其他企事业单位档案审核的遇到的问题相同，分类为普遍性问题和特有性问题。通过问题分析以求准确把握各类问题出现的概率，优化高校干部人事档案管理。

1.普遍性问题

普遍性问题，是与机关及其他企事业单位干部人事档案审核遇到的问题相同。此类问题得到多数人的研究。与特有性问题相比，普遍性问题出现形式较直观，是影响干部档案专项审核工作进程的基础制约问题。普遍性问题主要表现形式有三类：干部信息前后不一致、档案材料缺失、档案真实性存疑。

（1）干部信息前后不一致

①时间不一致

审核发现，档案中干部信息不一致的情况较多出现在“三龄”。即出生日期、入党时间、工作时间在不同时期的材料中填写的不一样。这种现象可归因于个人因素和时代因素两方面。个人因素方面：档案意识不强。个人填写材料时对相关信息记忆不清，抑或忽略公农历之间的转换。时代因素方面：特定时代档案宣传缺乏。我国档案事业起步晚直接造成早期档案宣传匮乏。例如，《中华人民共和国档案法》于1988月1日起施行，档案馆（局）设置的第一个政策法规《全国档案馆设置原则和布局方案》于1992年才得到国务院批准，早期的档案事业极不成熟。

②姓名不一致

姓名不一致时有发生。比如，姓“詹”的一位老师档案中，早期的一些档案材料中姓记作“占”。名字里有“祺”字的老师，在有些档案材料里写作“其”。在现在看来“占”和“詹”是完全不同的两个字，但是在1964年3月制定出的《简化字总表》指出有些字可用同音字代替，因此出现了一些姓读音相同，字形不同的情况。对于“名”不同的情况，可能因为家庭对名字缺乏的固定性认知，有时候去掉偏旁或者加多偏旁。

③家庭情况不一致

这种情况出现在家庭信息栏，比如父母的出生日期多份材料里显示不一致，子女的现状态不符合实际情况。父母的出生日期记忆不清，由此产生填写错乱。子女的状态不断变动，如若不及时更新家庭信息，极易造成子女信息滞后。

（2）档案材料缺失

缺失档案材料的情况，可归纳为缺少重要材料、缺少一般材料和缺少认定材料三类。

①缺少重要材料

重要材料一般包括学生登记表等学历学位材料，入党志愿书等党团材料，干部履历表等工作材料。在干部档案中，这些材料必须入档并长期保存。在实际的审核过程中，这些材料的缺失较严重。此类材料的缺失，大都是因学校及原工作单位未将材料装入档案。

②缺少一般材料

缺失的一般材料主要是学历学位证书复印件和奖惩材料。此类材料的缺失，一部分原因与缺少重要材料的原因相同，还有一部分原因是奖惩材料随入职年限增加而累积变多，若归档不及时便会造成材料的累积性缺失。

③缺少认定材料

对于出生日期、名字在档案中多处不一致及个别材料缺失无法重补的情况，缺少认定说明材料。

（3）材料真实性存疑

存疑的情况涉及三个方面：材料涂改痕迹明显，材料记载的信息不符合逻辑，没有盖章。涂改痕迹明显出现在涂改数字比较多（年龄、日期的涂改）。审核工作中发现有些干部材料中出现读4年小学的情况，信息不符合逻辑。必须盖章的材料缺少单位的印章。

2.特有性问题

特有性问题，是指在高校范围内，干部档案审核所反映出的具有高校特色的问题，包括档案整本缺失和档案归档渠道不畅两类。

（1）档案整本缺失

档案整本缺失，在本文是指干部在入职本校之前有关读书期间及以往工作的档案材料全部缺失的现象。这一现象在高校的出现频率远大于在机关及其他企事业单位。其出现源于特定时代下高校人才流动的特点。教职工入校时一般会与学校签订服务协议，服务协议中规定服务年限，若老师在服务年限未满而离开学校，学校就会扣下老师的档案，出现“人走档留”的情况。而采取柔性引进人才的高校，便会出现“人来档未来”的情况。档案整本缺失，无法为学校后续的干部评测和岗位聘任提供准确的考察数据。

（2）档案归档渠道不畅

在审核后期的材料追补阶段，部分干部反映，需追补的材料已上交了一次或多次，但不是上交到人事档案室，而是交到学院、人事处（科）、师资科或组织部，档案归档渠道不畅问题由此凸显。例如，在审核一个学院的干部信息时，发现此学院大部分人的所有入党材料都缺失。几经查寻发现，缺少入党材料的干部是工作后在学院入党，其入党材料一直存放在学院办公室，学院办公室没有把这些材料送至人事档案室。归档渠道不畅体现了各业务部门档案意识不强、人事档案部门档案知识宣传不到位，最终归结为学院、党政机关与人事档案部门之间的业务流通不畅的问题。材料归档渠道不畅，干部一份材料重复上交，造成资源的重复浪费，同时干部易对人事档案部门产生不满情绪，阻碍人事档案部门的工作进程。

二、新形势下高校干部人事档案管理的应对策略

明晰干部档案审核过程中所发现的问题后，我们需根据问题的特点及对干部任用的要求，制定新时期的干部档案管理应对策略，最大限度减小问题的发生概率，构建新形势下完备的人事档案科学管理体系。

1.推进人事档案工作制度建设，提高干部档案意识。

档案意识薄弱问题，是任何一个档案工作者都常常说起的，首要制约档案事业发展的大问题。由于档案材料具有随时间推移而不断累积的固有属性，意识淡漠造成档案“累积性缺失”的后果不可估量。人事档案部门参与人事档案“收集—保管—使用”全过程，应采取措施推进人事档案制度建设，提高干部的档案意识，建立有效的档案收集管理体系，从源头把控档案收集。

人事档案工作制度建设包括建立符合校情的档案管理制度和增强档案工作宣传力度两方面。

（1）建立符合校情的档案管理制度。高校干部人事档案区别于其他类型档案的主要特点是：人事档案更多地服务于学校人才评测和人事任免。而高校组成复杂，其包含学院、党政机关、教辅机构等众多部门，每个学院（部门）的运作各不相同。因此，档案管理制度的建立应从高校学院（部门）设置、各学院（部门）干部情况等具体校情出发，以规章制度的形式规范人事档案的收集流程，包括制定人事档案的收集范围、传递途径、整理方式和查阅利用的权限设置。同时应兼顾学校制度和学院（部门）工作制度，这样能最大限度保障各方的权利和义务，有利于干部人事档案管理制度的长久运作。档案管理制度的制定，使得档案工作有规可依、有章可循。确保档案收集完整、传递无误、整理科学规范、查阅利用快捷方便。

（2）增强档案工作宣传力度。制定切实可行的方法以增强档案工作宣传力度，是增强领导干部档案意识的有效途径。人事档案部门应增强档案工作的宣传力度，结合高校人员及部门特点，在实际工作中可采取三方面的措施：

①制定档案工作手册

在实际工作中，档案部门可效仿校内其他部门（如设备处印发资产管理手册、财务处制订的财务报账说明），印制档案工作手册分发给教职工。档案工作手册为教职工及其相关部门的档案归档利用提供最直接的指引。

②增加档案知识培训

入职培训，是在教职工正式入职时，高校开展的一系列有关于高校学院部门介绍、办事流程等知识的培训，目的是帮助教职工知晓学校情况，尽快融入工作环境。在培训中，增加档案基本知识授课模块，从入职开始培养教职工的档案意识，有利于后续个人职业生涯中档案归档利用、档案审核等工作的进行。

③开设档案讲座

檔案部门可不定期举办档案知识讲座，使大家意识到档案的重要性，强化个人及部门的档案意识，真正把档案工作纳入每个人、每个部门的日常工作中来。

2.规范人才引进程序，避免档案整本缺失。

“德才兼备” 基本上是新时期干部任用的原则 。档案整本缺失，就不能客观、多角度地看待干部的“德”与“才”，极易造成干部评测失真，不“知人”，怎“善任”？再者，档案的缺失严重影响到引进人才的社保办理。

高校规范人才引进程序，加强与有关部门的沟通，是避免档案整本缺失的有效举措。

3.构建“一站式”档案管理系统，实现档案“收管用”的高效便利。

加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系，是新颁布的《干部人事档案工作条例》中的明确要求，同时也是新时期高校档案管理实现现代化与智能化的必然选择。

干部人事档案管理系统，除具备档案数据采集和数据统计分析等基本功能外，其主要核心功能是铺设跨越多部门的网络通路，实现部门联动、资源整合及信息共享。网络连通的对象，是档案的产生者、收集者、保存者及利用者。其中，档案保存者控制整个网络通路，对外给产生者、收集者和利用者设置网络接口、设定访问权限类型并发放权限。在高校干部人事档案管理体系中，档案产生者是个人，收集者是个人所在单位，保存者是人事档案室，利用者包括学院、人事处、组织部等相关部门。

档案收集的途径有三条：一是属个人归档的材料，如：师德荣誉、进修材料等，个人可通过管理系统直接传给人事档案室;二是属部门归档的材料：如入党材料、评测材料等，个人填写之后经部门收集齐全，再传给人事档案室;三是年度考核表、干部任用考察等材料的上交，则由人事处或组织部完成。档案利用的网络权限设置及利用登记时，开放给利用频率较高的部门，并对这些部门人员进行档案利用及保密培训，签订保密协议。当用户访问档案服务网络，在登录时即进行身份识别，根据识别出的用户身份的不同，为其赋予管理、访问、归档、利用等权限。高校教师职称评聘时用到的档案材料比较多，所以这里个人既具有归档权限，又具有利用权限。

清楚地显示了高校人事档案服务网络“一站式”的特点：个人、人事处和组织部具有归档利用双向权限，个人所在部门具有归档权限。“一站式”服务网络的建立，解决了手工查档的低效，实现了电子文件归档利用的方便快捷。档案利用的归口单位是人事档案室，档案归档、利用途径清晰，有效避免了干部材料重复上交造成的资源浪费。同时，利用权限的设置规范了利用部门的管理，保障了档案的信息安全。

4.完善人才评测标准，打造人事档案的多样性。

以干部档案审核为契机，我校重新制定干部考核表，在原有“德、能、勤、绩”四个考核项目的基础上，增加了“廉”。既完善了干部评测的标准，同时又符合中央办公厅印发的《关于防止干部“带病提拔”的意见》（简称“意见”）中“强化对干部政治素质、道德品行、廉洁自律等情况的把关”的现实要求。《意见》第二条指出，要深化日常了解，深入了解干部的品行和表现。据此，为使得干部人事档案能较全面地反映本人情况，且进一步贯彻《意见》精神，高校可扩充干部人事档案材料收集范围。把调研材料、任期考核、民意评测等有关干部德才表现的材料纳入档案收集范围，打造人事档案的多样性。由于人事档案工作时事性较强，因此，根据时代特点和需要，不断改进人事档案工作，才能使之为干部任免提供精准决策。

参考文献：

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