做好教育系统档案管理工作的几点思考

张文娟

摘 要：《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出，到2020年，初步实现档案管理现代化。作为教育工作的重要组成部分，教育档案管理工作面临着新挑战和新课题。本文从教育系统档案管理规章制度、信息化水平、从业人员专业素质等方面进行了简要分析，提出相应对策，以此推进教育系统档案工作规范化、标准化、信息化。

关键词：教育档案;规范化;标准化;信息化

教育档案是教育行政机关及学校在行政、教育和教学管理等方面直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，对于推动教育事业长效发展具有重要的作用和意义。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》（档发【2016】4号）中明确提出，到2020年，初步实现档案管理现代化。新形势下，教育系统档案管理工作面临着新挑战和新课题。

一、教育系统档案工作存在的主要问题

档案工作包括档案的收集、整理、保管、利用、移交等内容，是一项专业性较强的技术工作。教育系统机构及人员多，形成的档案量大面广，门类繁杂。与其他工作相比，档案工作长期被边缘化，存在着制度不健全、管理不规范、保障不充分等一系列问题。这些问题不仅制约了教育系统档案工作的正常开展，而且对教育行政部门的业务工作和教育举办单位的教育、教学活动也产生了一些不利影响。

1.对档案管理工作的重视不够

由于教育系统档案工作对单位绩效不产生直接影响，教育系统基本上没有把档案工作纳入整体规划及年度工作计划和考核体系，会议上不研究档案工作，检查中不过问档案工作，考评中缺失档案工作指标。在人员配置上，也没有配备专职档案人员，一般由办公室工作人员兼任档案员，更疏于对辖区内几十上百家学校的档案工作进行指导、监督检查和专业培训。在设施设备上，没有专门的档案室，档案密集架（柜）、专用计算机等档案设施设备较少。由于档案保管条件有限，也存在着严重的安全隐患。

2.档案管理的制度不健全

由于缺乏档案法律意识、制度意识，一些单位至今仍未建立起档案管理制度，个别单位虽然建立了制度，但却存在着制度不完善、制度得不到真正执行的情况。实际工作中，一些单位档案收集、整理、保管、利用均不符合相关标准和要求，管理缺乏一致性和连续性。如在档案收集方面，档案未实现集中统一管理，在机构或人员岗位调整后，极易造成数据缺失。档案整理方面，一些工作人员对各门类载体档案的整理要求不熟悉，整理带有随意性，档案编研工作停滞不前等，给后期档案利用带来极大困难。档案保管方面，档案管理人员未定期对档案库内的设备设施和档案进行检查，未及时对库内温湿度进行调节等，致使档案受潮、档案积尘严重，给档案管理带来安全隐患。档案利用方面，没有及时进行登记和信息反馈的收集，不能更好地为本系统服务。

3.档案管理信息化水平不高

近年来，教育系统整体信息化水平得到极大提高，但档案信息化工作明显滞后整个系统的信息化建设工作。在工作部署上，大多数学校没有按照要求将档案信息化工作纳入电子政务和信息化的总体规划，也没有建立电子文件归档和电子档案管理制度，档案管理仍然以传统的实体档案管理为主。在硬件和软件投入上，学校配备的网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备很少考慮档案信息化发展的需要，更没有按照数字档案室建设的要求配备高效、可用、可扩展的专业服务器和专用存储设备。在实际操作中，由于系统功能不完善，与自动化办公系统不兼容，很多电子文件还不能直接导入档案管理系统，只好将电子文件打印成纸质文件，然后再把纸质文件数字化转化后导入档案管理系统，个别单位甚至只是简单地将档案标题、时间等信息录入到电脑或档案管理系统，电子档案的完整性、真实性、准确性无法得到保证。

4.档案管理人员专业素质和专业能力偏低

档案工作是一门专业性、技术性和服务性都很强的综合管理工作。要求档案员具备高度责任心，工作态度严谨，而且应该熟悉业务工作，具备档案管理、信息管理的相关知识和技能。由于认识不到位和重视程度不够，教育系统几乎没有配备专职档案员，而是由办公室人员兼任档案工作。兼职人员因为缺乏专业知识且要兼顾其他工作，很难集中时间和精力从事档案管理工作;即使配备了专职档案人员，但人员变动频繁，工作缺乏稳定性和连续性。在工作能力上，由于档案人员没有接受过系统、专业的训练，不具备档案专业知识和专业技能，无法适应档案规范化、标准化、信息化管理的需要。在工作态度上，一些档案员对档案工作积极性不高，责任心不强，甚至存在应付了事的思想，不愿意花时间、花精力把工作做深、做细、做精。

二、做好教育系统档案管理工作的主要途径

教育系统档案工作是教育行政管理部门和学校工作的重要组成部分，是教育系统加强自身建设和开展各项工作的重要基础。教育系统各单位要根据新形势下档案工作的新要求，紧紧围绕教育事业发展的需要，切实做好各项档案管理工作，不断提升教育档案工作的规范化、标准化、信息化水平。

1.提高认识，增强做好教育档案工作的自觉性

教育行政部门和各学校要高度重视，增强责任意识，加强对档案工作的组织领导，科学谋划部署档案工作，将档案工作与业务工作同步安排、同步实施;要建立一把手亲自抓、分管领导具体抓、各部门共同参与，档案管理人员具体负责的档案管理网络;要加强档案基础设施建设，通过设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房，配备及更新档案管理相关设备等，为档案管理工作提供人才物必要保障，确保档案工作的顺利开展。

2.建章立制，构筑档案工作的长效机制

根据教育系统档案的形成方式和利用特点，在建立和完善档案工作收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、安全保密等制度下，要明确档案工作人员岗位职责，制定档案管理制度化、规范化、科学化流程，使档案管理工作有章可循，有序开展。教育系统各部门及学校应按照档案管理规范，及时检查本单位承办文件材料的签字、签章、正文、拟文稿、处理单、底稿等的完整情况，及时检查声像档案、实物档案、电子档案等的背景信息，分管领导要随时抽查本单位档案的完整情况，对存在的问题及时反馈，并提出限期整改意见。

3.强化基础，推进档案工作的规范化管理

国家档案管理的相关规范和标准，为教育系统档案管理的现代化提供了参照和方向。各单位应按照国家档案局令第8号及各门类载体档案的管理规定，结合本单位实际编制文件材料归档范围和保管期限表，制定档案分类方案等业务规范，明确各类档案的归档及整理要求，确保文件材料的形成、积累、收集、整理有详细标准可依，按时做好文件材料年度归档工作。在档案保管上，各单位要按照档案安全的要求，确保档案不丢失，不损坏，信息不失密，不被虫蛀、鼠咬，不受潮等;确保档案设备、设施的正常运转;确保档案专用计算机和档案管理系统不被病毒入侵;确保电子档案载体的可读可用。

4.技术先行，推动档案信息化系统建设

加强教育系统档案信息化建设，是提高档案管理效率，更好地发挥档案服务教育、教学工作的必由之路。教育行政管理部门和各单位要充分认识档案信息化建设的重要性，健全档案信息化管理体系，有序推进档案信息化建设工作。教育系统要建立统一的档案信息化管理系統，按照国家有关档案管理的规定，统一各门类载体档案的标准和格式，并与各单位的OA办公系统互联互通，提升档案共享平台，实现电子文件接收、归档、整理工作，元数据、背景信息的捕获;电子档案的在线及离线接收;电子档案及档案数字化副本的存储、备份;档案的利用、统计和鉴定等工作。同时，要按照管理自动化、存储数字化、服务网络化的思路，在确保电子档案信息的真实性、完整性、可用性和安全性的前提下，建立纸质、电子档案“双套制”，提升逐步实现电子档案与纸质档案的同步管理。

5.加强培训，提高档案管理人员的综合素质

做好教育系统的档案工作，必须要有一支政治素质好、专业水平高、服务意识强并相对稳定的工作队伍。教育系统要高度重视档案人才队伍建设，要坚决纠正档案工作是冷门、负责档案工作是进“冷宫”的错误认识，从源头上解决好档案管理人员“不愿做”和“不会做”的问题。要加大对档案员的培训力度，组织档案管理员参加所在地档案行政管理部门、档案专业机构、大专院校举办的档案法律法规、专业知识和技能培训，进一步提高档案管理人员的专业素养、专业精神和档案管理现代化设备的操作能力。

参考文献：

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