浅析信息时代下档案管理工作的创新

龙恒充

摘 要：近年来，随着我国整体经济建设的快速发展，我国快速进入现代化科学技术发展阶段。信息化时代网络技术和计算机技术高速发展，在档案管理过程中，应当运用先进的科学技术，使档案管理效率提升，满足企业发展目标，有效控制企业运营成本，使企业在开展业务过程中，能够搜寻有效的文件，从而为开展业务奠定坚实的基础。

关键词：信息时代；档案管理工作；创新

引言

近年来，我国市场经济建设飞速发展，很多企业应运而生，发展非常迅速。随着我国信息科技的不断发展，档案管理工作受到了一定的影响。在以往的管理中，总是会出现管理工作不明确、档案信息无法提供依据等问题，产生问题的主要原因就在于对档案管理工作不重视，管理人员没有恪尽职守，使档案管理工作受到了负面的影响。

1档案管理

档案管理信息化技术利用现代化的计算机技术及网络技术，实现对数据的采集和整理，从而实现智能化和数字化的档案管理。信息化档案管理具备3个较为明显的特点：第一，将普通的纸质记录方式转换为计算机存储方式。第二，将传统的记录存档实现信息化和网络化，可以有效提升工作人员的工作效率。第三，遵循相关档案管理政府部门的法律法规。此外，信息化档案管理主要是利用互联网信息技术，因此可以有效提升档案资料的整理速度，还能体现出档案管理的科学化和智能化。同时在建设档案资料时，公共档案信息资源库和管理信息资源库的建设要统一，确保基础设施的建设，为档案管理提供优质的保障。

2信息时代对档案管理工作的影响

档案信息化主要是指档案部门对传统档案管理进行创新，将先进科学技术以及信息技术等应用在档案管理工作中。所以，信息技术的应用使得档案管理工作发生巨大变化。信息时代对档案管理工作产生不同影响主要体现在以下几点中：第一，信息技术的应用可以收集更多档案信息，提升档案储存量。传统档案材料通常是由文字以及声像资料等构成，但是信息技术的应用可以使用一张优盘或者光盘记录大量内容。第二，信息技术的应用使档案整理与分类的科学性与合理性得到保障。利用先进数字化技术对档案进行编码，在此基础上对电子档案进行整理与分类，同时可以保证原有纸质档案顺序。第三，档案信息查找与检索更加便利。利用信息技术在计算机当中输入关键字或者关键词，相应档案内容可以在最短时间内呈现在计算机页面中。节省大量精力与时间，而且档案信息内容的查找可以不受时间与空间的限制。

3信息时代下档案管理工作创新措施

3.1管理方面

在信息时代下，信息化技术在我国居民的生活和工作中进行了有效利用。现阶段，通过信息技术可以对档案管理过程中存在的些许问题加以解决。在对信息技术进行利用的过程中，应首先从档案管理的需求出发，对相应的档案管理系统进行构建。同时，信息化技术可以对档案的有效利用率进一步提升。在对档案进行运输的过程，即使个别人员因技术和环境的原因导致信息出现故障或丢失，也可以通过档案管理系统对相应的文件进行搜索，从而避免产生更加严重的损失。在对档案进行集中化管理的过程中，各个部门应对统一的软件进行使用。

3.2档案信息共享创新

将信息技术应用在档案管理工作中，可以拉近部门与部门之间，人与人之间的关系，保障档案信息资源可以有效实现共享。我国档案管理工作存在分散性特点，所以，针对档案信息内容的交流沟通以及档案应用程度相对较低，对工作效率以及工作质量提升产生影响。为有效解决这一问题，需要在档案管理创新中构建管理系统与独立平台，实现档案信息内容的共享。平台使用者可以在平台或者系统当中，在最短时间内搜索到相应信息。所以，相关档案管理部门需要给出解决措施，各个工作人员之间需要做好工作衔接，加强交流与沟通。明确自身权利与责任，将档案工作放在首位，提升档案资源利用率，为其他相关工作的顺利展开提供前提保障。与此同时，各部门以及工作人员在档案信息资料上传时，需要做好详细标注。保证档案信息可以及时归档，纳入到相应分类中，为使用者档案信息的使用提供便利。

3.3创新管理理念

在信息时代的影响下，要想促进档案管理工作的开展，首先，要对档案管理理念进行创新，重点培养管理人员，要求管理人员以自身进行创新，促进档案管理工作的开展。其次，要求档案管理人员要对档案管理工作高度重视，能够明确自身的工作内容与职责，利用信息技术对档案管理模式进行优化。最后，在对管理人员进行招聘时，主要以年轻的人员为主，年轻人对信息网络的了解，对管理理念的掌握，起点比较高，更加有利于日后的培养工作。因此，在信息时代的影响下，需要促进档案管理工作的开展，对管理理念进行不断的创新。

3.4提高档案资料的保密性

信息化的档案管理引进了计算机技术，在很大程度上提升了档案管理的工作效率。但由于计算机技术为虚拟空间，对于安全问题没有保障，因此增加了档案管理的工作风险，同时存储档案资源所用都是硬件和软件，如果发生意外就有可能造成资料丢失。因此，各个事业部门一定要加强档案管理，增强档案的保密性，避免在使用信息化技术时出现意外，同时要做好应急预案，一旦发生意外，把风险降到最低，也可以使用备份的方式，保证档案资料的安全。

3.5创新服务平台

档案管理工作在各个领域的发展中都存在着自身的价值，在信息时代的发展中，要与信息技术相结合，能够为档案管理工作创建服务平台，以往的网络平台所提供的服务受到了限制，但是在现代化的信息技术发展中对服务平台进行创新，更加有利于档案管理工作的开展，能够对信息资源进行整合，统一化地进行管理。通过对服务平台进行不断的创新，更加有利于对档案信息资源的获取，可以根据发展的需求结合档案信息，设计科学合理的方案，提高整体的工作效率。

结语

总而言之，新时期的档案管理过程中，能否科学运用现代的信息技术对档案管理具有重要的意义。针对现阶段存在的问题，企业还要做到具体问题具体分析，积极引进先进的信息技术，更新企业计算机设备，培养与时俱进的信息化人才，建立科学的档案管理体系，同时能够转变人员的思想观念，了解档案存储的意义，体现出档案资料存在的价值，能够让档案资料更好地服务于社会，通过以上措施，将有效改变企业档案管理现状，促进企业在新时期良性发展。

参考文献：

[1]孙丽.信息时代檔案管理工作存在的问题及对策[J].办公室业务，2016（20）：129-129.

[2]文博.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].科学与财富，2015（5）：179-180.