高校学籍档案管理的新思路

闫效凤

摘 要：高校档案管理工作中包括高校学籍档案的管理，学籍档案是对学生在升入高校后的学习情况以及毕业后的资料等情况进行存档并统一管理，它可以对学生的学籍情况进行审核，并反映出学校的基本教学情况，是学校在发展过程中的历史资料，也为社会企业选拔人才以及毕业后学生自主就业提供依据。通过对高校学籍进行系统规范的管理，可以有效改进学校的教学管理水平并且能够杜绝学历造假的问题，使文凭和学历的权威性受到保护。因此高校不仅要设立专门的学籍档案管理部门，同时也要对档案管理进行信息化建设，并提升师生对于学籍档案管理的认识。

关键词：高校;学籍档案;管理措施

高校学籍档案包括学生的入学情况、录取审批、学习情况、转学退学以及毕业等内容的真实记录，学籍档案管理是为高校的日常教学管理以及用人单位进行学生录用时的审核材料。因此高校学籍档案管理工作对于学校、学生以及社会企业都是极其重要的，必须进行系统严格的管理。而目前我国高校进行扩招，因此学生的数量增多，致使学籍档案管理工作量極大，这就要求高校必须设置学籍档案管理的专职人员，进行科学、规范的学籍档案管理工作，并结合当下教育行业的发展情况以及信息技术的广泛应用，改善学籍档案管理方式，提高工作效率。

一、学籍档案概述

学籍档案是学生进入学校开始所记录的个人信息，其中包含学生姓名、身份证号以及家庭住址等基本信息，同时也对入学时间、学生的学号以及学籍等学校的信息进行记录。反映出学生的基本情况，学校以及其他部门都可以通过学籍档案了解学生的基本情况。

学籍档案自身存在一些问题，高校在进行日常学籍档案管理时要格外注意。

学籍档案过于繁杂。这与高校的教育形式有关，部分高校在教育划分上不仅有学历教育同时还设有非学历教育。并且在学历教育中又分为全日制教育与成人教育，成人教育又细分为专升本教育、远程教育等，而非学历教育的划分更为繁杂，有单科教育、短期培训等，而学生的档案中又包括新生录取表、学籍变动档案、在校学习情况记录、毕业生登记表等等信息，这些都需要进行整理记录，并从学生入学一直到毕业进行所有信息的记录，这是极其繁杂的。

档案缺损。学籍档案会存在资料不完整的情况，这跟学校的管理记录有直接关系，有些学校在进行学籍档案资料填写时，为了减轻工作量不会仔细进行表格填制，在学籍上没有学籍号的现象都会产生，而学生的档案材料不全，缺少成绩册或者毕业生名册等，会对以后进行学历审核带来困难;另外档案在管理过程中也会出现破损陈旧的情况，比如，高校采取学分制教育，这样学生的学习年限就会较长，比如8年内才能毕业，教学部门为了方便管理会在8年后将同一批次的学生学籍档案交给学校档案管理部门，这样做就意味着学籍档案会在各分校或各学校存放8年，而这期间受管理空间的限制以及没有专职管理人员的情况，学籍档案会得不到科学的保管，档案的纸张就会发霉泛黄，甚至破损，对档案保存极其不利。

档案记录模糊。学籍档案资料在填制过程中，会存在填写不工整，字迹混乱，并存在涂改现象，填写用笔也不统一，时间长就难以辨认;还有对考试成绩进行涂改的问题，并且在对内容进行涂改时也不规范。

二、高校学籍档案管理现存问题

1.档案管理不规范

高校的学籍档案没有进行统一的规范管理，学生的档案是由多个部门的材料汇总而成的，高校下边还有分校、分院，他们下边还有各个部门。例如，学生处要负责学生的入学登记表、转学退学、升级留级以及毕业登记表等;而教务处需要负责学生的学生成绩审核、学位授予审批表以及毕业证书号码单等;组织部主要负责提供党、团籍材料。每个部门有每个部门要负责管理的资料，各不关联，在收集学籍材料的时间上也会有偏差，材料的格式也不统一，也就促使学籍档案的管理工作杂乱无章，没有统一规范的管理。

2.学校领导对档案管理不重视，且档案管理人员水平不一

高校领导对于学籍档案管理的重视程度不够，在看待档案管理工作时也存在认识不足。因为学籍档案管理的作用显现比较滞后且隐秘，管理工作不能马上就看出工作效果，因此并没有设立档案管理的专职部门，而是将档案管理归属于教务处或者学生处，而且设置的档案管理人员并没有档案管理方面的知识，很多都是临时负责人员，就会造成档案资料的缺失以及出现工作衔接不畅。因此，高校领导必须提升自身对于档案管理工作的重视程度，并设置具有专业技术任职资格且职业素养较高的人员进行档案管理工作，其对档案管理的各项业务都要熟练掌握。

3.学籍档案管理方式落后

高校在进行学籍档案管理时并没有明确的规章制度进行规范，也就造成档案管理工作杂乱无章。这种情况也是因为我国并没有针对高校档案管理的法律法规，因此学籍管理工作仅仅是在进行收集、归档等手工操作，只是在做大量的重复性工作，致使档案管理的工作效率极低。

4.档案管理知识认知度低

高校师生对于学籍档案管理的认知程度较低，并且大部分高校对于学籍档案基础知识并没有进行有效宣传，有些学生甚至都不知道自己的学籍档案对自己起到什么作用，在学习以及校园活动中获得荣誉和奖励后也不会将相关材料进行归档，也没有对其进行认真保管，而在需要这些材料时却已遗失，如果自身有较强的学籍档案意识，就可以避免出现类似的状况。

三、高校学籍档案管理完善措施

1.建立档案管理制度，遵循建档原则

高校在进行学生学籍档案管理工作时，要依据当地教育部门以及行政部门的规定，对学生的基本信息进行真实、准确、完整的记录，并进行归档保存，保证学生档案的真实、完整。在日常档案管理工作中，要及时对学生档案进行立卷以及归档工作，防止材料丢失，使学籍档案保持高度完整性。对学生在校情况如实记录，不可弄虚作假，如果档案材料出现错误，要求学生立即重写不可代为修改。在档案管理工作中必须遵循建档原则，并按规章制度进行管理工作。

2.提升高校学籍档案管理意识

高校要加强学籍档案管理工作，更要大力宣传学籍档案管理工作的重要性，提升师生以及高校领导的重视程度，使学校在政策上对学籍档案管理工作进行扶持，并在资金上进行相应的支持，更新档案管理设备，更要注重档案管理人员的培养和职称聘评，提升管理人员的档案管理专业技能。高校也要适时鼓励档案管理人员在工作中不要只是依照旧的管理方式进行档案管理，应该在工作中展现自己的风格，形成自己的工作特点，确保自己的档案管理工作严谨高效。并通过奖励制度对优秀管理员进行嘉奖，调动其自身的工作积极性，也促使档案管理人员将管理工作做到极致。

3.积极推行学分制管理

现在高校普遍都在施行学分制教育，依据这种教育形式，进行学籍制度改革也是势在必行。依照学分制，学生可以自主选择所学知识并自行安排学习进程，这是一种全新的培养人才的模式。因此在进行学籍档案管理时，也要依据学生的个人实际情况以及行为的多样性，同时结合学校的实际教育情况，有效辅助学分制的推行。学生在修满学分后即可提前毕业，这样也可以有效调动学生的学习积极性，并减轻学生的学习压力，也促使学籍管理进行合理的转型。

4.学籍档案管理的信息化

随着信息化技术的广泛应用，在高校的学籍管理工作中也要大力推行信息化管理，提高管理工作效率。我国高校学生数量不断在增加，学校的日常活动以及校际间的合作日益增多，而学籍管理还在进行人工操作，已经不能应付如此庞大的工作量，因此需要通过计算机进行管理工作。在校园网中建立学籍档案管理系统，使学籍管理工作信息化、智能化。在管理系统中，将学生在校情况进行整理汇总，建立学生档案库，对学籍档案资料可以随时进行统计和查询，并且各部门也可以进行信息互换，使学生学籍档案资料更加完整。同时学生对自己的学籍档案也可以随时进行查看，对学籍档案资料可以进行检索，促使学籍管理更加规范科学。

5.提升档案管理人员职业素养，建立学生档案管理队伍

高校的学籍档案管理中，对于管理人员的专业技能以及职业素养要进行严格要求，高校要定期组织档案管理工作人员进行专业技能的培训，并学习国家最新的教育法规及政策，掌握最新的计算机技术及操作技能，促使其不断提升自身业务水平。同时高校也要建立学生档案管理队伍，在学生档案管理部门中配备相应的专业工作人员进行管理工作，并对专职人员进行档案管理的专业培训，提高学生档案管理人员的工作能力。

四、结束语

综上所述，在高校的学籍档案管理工作中还存在诸多问题，但仍要意识到其对高校的办学提供决策依据，为校企合作奠定基础，并提升高校的教学管理水平。因此，在时代不断发展的背景下，要及时转变对学籍档案管理的方式，并結合我国教育的基本情况，提升学籍档案管理工作的业务水平。

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