现代企业办公室管理工作的优化路径研究

马立茹

中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）6-116-01

摘 要 本文围绕现代企业办公室管理的议题进行了分析论述，从办公室管理工作的内涵入手，在分析现存问题的基础上提出了如何进一步优化办公室管理工作路径，旨在促进办公室综合效能的提升，为现代企业提供更多的积极助力。

关键词 管理工作 办公室 优化

对于现代化企业而言，企业管理组织效能是否得到充分地发挥是企业软实力的重要象征。在企业管理部门中，办公室承担着不容忽视的角色，是企业各部门的重要连接纽带。在面临日益激烈的市场环境的今天，如何更充分有效地发挥出办公室的效能是现代企业管理工作的重要内容，也是每一位办公室工作人员需要关注和思考的内容。

一、办公室管理工作的基本内涵

如今，在市场新环境下，企业的办公室管理工作也面临新的标准和要求。对于办公室部门及人员来说，办公室管理工作既要做好行政性事物的管理工作，又要做好企业的人力资源调配、各部门各岗位员工的培训、企业运维成本的管控、企业经营发展目标或任务的计划分配等工作。可以说，如今的办公室管理工作其内涵也随着时代的变迁、随着市场环境的改变而有了涵义上的延伸和扩展，已经不再仅仅局限于传统的范畴。新时期内，企业的办公室管理必须更加充分地发挥出组织协调性、计划周全性、全局覆盖性以及规范约束性，使企业的各项管理活动能够顺利、高效、有序的开展实施，推动企业短中期长期经营发展目标的逐一实现。

二、对办公室管理工作问题的分析

当前，办公室管理工作正处在转型升级的过程中，必须对现有的问题进行梳理和分析，为制定可行高效的策略奠定基础。

问题一：办公室管理工作的综合性没有充分体现出来。随着现代企业的发展壮大，业务分支越来越多，部门及人员数量也在增多，这些都加大了办公室管理工作的难度。而办公室管理起着重要的承上启下、联系左右且服务全局的作用。仅仅关注到有限的部门或人员，不能充分覆盖到所有的相关部门及人员，就难以体现办公室管理部门的联系性，也就难以实现办公室管理部门的协调功能和组织功能，在企业生产经营目标完成的过程中发挥的力量大打折扣。

问题二：办公室管理工作在企业内部和外部交流沟通方面的桥梁作用发挥不尽人意。现代企业的市场越来越大，随着企业业务走入国际市场，企业内部与外界的交流也不断增多，在这一过程中，办公室管理部门要具备内外交流沟通，创建良好桥梁的素质和能力。但是实际工作中，因办公室管理制度、岗位职责以及人员素质技能等方面的因素，在企业内外交流沟通方面、收集市场前沿信息方面还做的不够，办公室管理工作不能与现代企业发展的实际需求相匹配。

三、优化与完善现代办公室管理工作的具体对策

策略一：提升办公室人员的技能标准。办公室管理工作人员必须具备以下技能素质：一是具备高度的责任心，有良好的职业道德，能够井然有序地完成各项繁琐的工作，办事严谨细致，日常工作作风求真务实；二是有较强的学习能力，注重自我学习，重视自我素质提升，能跟上企業和时代发展的脚步；三是具备多学科多专业知识和素养，面对日益多元化的经营业务，工作人员要在具备基本专业理论的基础上拓展相关学科的知识技能，以多维度的知识素养来要求自己，在日常工作中发挥出复合型办公室人才的优势。

策略二：善于借助先进的技术设施和软件来提升办公室管理工作的效率。企业对市场变化做出调整和反应的速率是决胜市场的关键所在，这一点反应在办公室部门的工作中需要相关人员以更高效的工作效率来应对和处理各种事项和工作。信息技术、网络技术以及数据技术的快速更迭为办公室管理工作带来了福音，借助这些新技术新设备，构建自动化、网络化、信息化、数据化的办公室管理平台成为提高办公室管理工作效率的便利途径。一方面企业应加大资金投入，加快完善和升级办公室管理的硬件设备设施，另一方面，完善和优化办公室软件系统，结合企业的实际生产经营业务和管理组织体系，不断推动办公室管理软件系统的优化提升，大大降低人为操作的失误率，提高信息传输效率，降低企业管理的成本，推动企业管理工作效率的提升。

策略三：优化办公室管理组织结构。针对企业旧有的办公室管理组织冗余的现象对管理组织结构进行优化和精简。可以积极借鉴互联网科技公司管理组织结构扁平化、弹性化、灵活化的特点，学习科技型企业的先进管理组织理念和成熟的应用经验，在本企业内部推行试用，总结优点和缺陷，不断修正完善，形成符合本企业特点的管理组织基因，激发出企业管理部门更多的生机和活力，提高企业的整体创新力，推动企业加快走上现代化科学化的管理道路。

四、结语

新形势下，企业办公室管理工作面临新标准和新要求。办公室管理部门及工作人员应积极转变观念和策略，提升办公室管理水平，以新的姿态和新的面貌迎接新的挑战，发挥出办公室越来越多的综合效能，推动企业顺利完成升级转型。

参考文献：

[1] 李琳琳.提升国企办公室管理科学化程度方式浅议[J].现代国企研究，2018（08）.

[2] 杨东川.浅析新时期供电公司办公室管理及创新[J].办公室业务，2018（04）.