中国院知识库研究与建设

■ 中国建筑设计研究院有限公司 张冷 陈琪

中国建筑设计研究院有限公司（以下简称“中国院”）的前身是始建于1952年的中央直属设计公司，后经原建设部建筑设计院、原中国建筑技术研究院合并组建的一家以建筑工程设计为主业的知识密集型企业、国有大型建筑设计企业。多年来，中国院在各种类型的建筑工程设计、各个层级的科研课题研究、针对生产及企业管理需求的业务建设等方面积累了大量的知识资源并形成了丰富的成果。目前，中国院已成为国内首家拥有较为完善企业知识库管理系统的建筑工程设计单位。

研究背景

长期以来，中国院主要以纸质文档方式保存各类成果文件，尚未建立完整的知识管理系统，技术成果的管理水平也不高，总结提炼工作也有待加强。

在建筑工程设计行业中，通过“传、帮、带”模式教授工程设计经验，已成为约定俗成的传统。随着信息技术的进步和企业管理方式的巨大变化，中国院亟须依靠信息技术，建立自身的知识管理系统，升级原有的传统学习模式，促进并扩大其有利效应，支持业务生产工作，提高工作效率、提升工作质量、提高管理水平。

研究目标及成果效益

中国院知识库的研究，通过对企业知识管理系统应用的调研，提出知识管理系统的整体框架与功能需求，建设企业知识库网站，并制定维护管理与更新制度，建立适合本院需求的、科学的知识管理系统，达到“有效管理知识、支持业务工作、提升知识价值”的目的。

研究并建设知识库，可使设计人员方便、快捷地汲取所需的工程设计信息，简化手续、节约时间，极大地提高业务水平及生产效率。建立企业知识库网站，使员工能够随时随地进入“图档库”、“图书馆”，不仅可实现成果资源的电子化，还可以避免重复劳动，逐步解决中国院知识资源的“可收、可存、可管、可用”，实现知识创新和知识增值。

中国院知识库研究与建设工作内容

中国院知识库建设，主要包含知识管理系统研究及建设两方面的工作内容。

其中，知识管理系统研究的具体工作内容包括：国内设计类企业知识管理系统建设与应用状况调研；中国院内部需求分析与研究；研究知识管理系统整体框架，用以指导知识管理系统建设；以知识管理系统整体框架为基础，结合院内外调研结果，提出完整的知识管理系统功能需求。根据知识管理系统整体框架与功能需求，建立企业知识库网站；制定知识管理系统维护管理与更新制度，健全各类成果及设计资料的来源、入库、更新、删除等管理制度，完善知识管理系统的管理办法，明确各项工作的职责。（图1）

图1 中国院知识库研究与建设基本思路

中国院知识库研究与建设过程

2015年9月，“中国院知识库研究与建设”课题组成立，由中国院副总经理赵锂、总工程师陈琪担任课题负责人，课题组成员包括建筑、结构、给排水、暖通、电气、总图专业的总工程师、副总工程师等专业技术负责人，以及科研管理人员、信息化管理人员等。

1.同类企业知识管理系统应用调研

2016年起，“中国院知识库研究与建设”课题组对中国天辰工程有限公司、天津大学建筑设计规划研究总院、华森建筑与工程设计顾问有限公司、同济大学建筑设计研究院（集团）有限公司、华东建筑设计研究总院、哈尔滨工业大学建筑设计研究院等同类企业进行了调研，与各公司技术质量管理部门负责人沟通讨论，学习和借鉴知识管理经验，形成了《同类企业知识管理系统应用调研报告》。

通过对同类企业知识管理系统应用调研了解到，设计类企业已对知识管理系统的重要性和必要性有了一定程度的认知，并着手建立知识管理系统，但由于设计行业生产任务较重、人员调配困难、工程设计资料种类多、存量大等问题，各单位普遍只是搭建了知识管理系统或知识库网站的雏形，其内容有待充实、管理机制有待健全。对中国院而言，在知识管理系统的建设中，面临着与同行业单位相同的障碍，中国院需要突破难关，摸寻出自己的路径。

2.知识管理系统整体框架与功能需求研究

在对同类企业知识管理系统应用调研期间，“中国院知识库研究与建设”课题组不断吸纳和总结阶段性调研成果，完成了具有建筑工程设计行业特色且适用于本院的“中国院知识库框架（初稿）”。2016年6月至7月，课题组面向全院员工发布了“中国院知识库框架调查问卷”，对“中国院知识库框架（初稿）”征集建议。“中国院知识库框架（初稿）”分为九大版块，具体包括：专业技术管理文件；图纸设计信息；外部网站导引；规范、图集、标准电子书库；专业设计资料；科研及业务建设资料；业务技术水平提升；技术论坛；电子版产品样本。调查问卷为每个版块增设“其他”专栏，并设置“其他建议”版块，供员工填写主观性建议，以期全面、细致地了解员工需求。据统计，全院共有305人填写调查问卷。课题组根据“中国院知识库框架调查问卷”投票统计结果及员工填写的主观性建议，梳理并改进了知识库框架内容，形成了“中国院知识库框架（第二稿）”；同年9月，中国院召开科技委总工例会，再次对“中国院知识库框架”进行讨论，各专业总（副）工程师对知识库框架内容提出更加详尽的修改建议，形成了“中国院知识库框架（第三稿）”；10月，课题组召开会议，对知识库框架结构再次展开讨论，并作出最终修改，形成了“中国院知识库框架（终稿）”，如表1所示。

同时，课题组各专业执笔人对“中国院知识库框架”进行了内容填充，逐一写明各版块中各项内容的来源及明细，形成“知识管理系统功能需求”。该“功能需求”即为“中国院知识库框架”的具体实施方案。

3.企业知识库网站的建设

在完成同类企业知识管理系统应用调研、知识管理系统整体框架与功能需求研究以后，“中国院知识库研究与建设”课题组又着手建设了“中国院企业知识库网站”。建设企业知识库网站，是课题组前期工作成果的实际应用，需要与经验丰富的知识库网站制作公司默契配合、融洽沟通，将纸面上的计划和构想一一实现。

（1）对网站制作公司的调研与招标

根据中国院信息化办公室的建议，“中国院知识库研究与建设”课题组在调研同类企业知识管理系统应用的同时，对深圳市蓝凌软件股份有限公司、上海鸿翼软件技术股份有限公司、杭州慧智电子科技有限公司、同方知网（北京）技术有限公司从业务特长及成功案例等方面进行了深入考察。

表1 中国院知识库框架（终稿）

2016年11月，中国院企业知识库管理信息系统采购项目招标会召开。招标会评审专家根据各应标单位的综合实力、售后服务、软件报价等情况进行认真评议，专家组一致推荐同方知网（北京）技术有限公司为第一谈判服务商。

（2）中国院企业知识库网站建设

2017年起，“中国院知识库研究与建设”课题组与同方知网（北京）技术有限公司共同建设“中国院企业知识库网站”。网站的建立，历经多次讨论、修改、优化，涉及的问题主要包括网站的页面设置、内容填充、使用功能三方面。

网站页面设置：中国院企业知识库网站架构依照“中国院知识库框架（终稿）”的10大版块进行搭建，共包含38个小项；网站内容根据中国院现有的13个科技委专业分委员会进行专业分类。每名员工进入企业知识库网站后，默认显示该员工本专业的页面，便于快速查找本专业所需的相关内容。

网站内容填充：课题组将企业知识库网站的10大版块内容进行“来源分组”。来自中国院已归档成果资源的内容，由课题组成员进行搜集、整理、拷贝或扫描，再交由同方知网公司做后期处理并上传至网站；来自中国院企业网站管理系统工作平台的内容，由同方知网公司负责将其中的内容导入知识库网站；可从外部网站获得的相关资源，在知识库网站制作外部网站链接，点击标题即可进入；此外，法律法规、行业管理文件、地方管理文件等内容由同方知网公司提供并上传。

网站使用功能：知识库网站的主体功能为查询设计资料、在线浏览及部分内容下载；考虑到网站长期运行中可能遇到的问题，增设全员在线上传、提交意见反馈等功能。

（3）中国院企业知识库网站概况

中国院企业知识库网站涵盖规划、建筑、结构、给水排水、暖通空调、电气、总图、室内、景观、建筑遗产、建筑经济、职能管理、绿色建筑等13个专业的内容，每个专业的内容均由设计管理文件、规范标准图集、设计咨询施工、科研及业务建设、设计导引、参考资料、培训交流、外部网站导引、产品样本、实用计算工具等10大版块组成，各版块又各自包含若干小项（共38个小项）。网站具有涉及范围广、便捷实用、专业性强等特点。中国院企业知识库网站首页及功能介绍见图2。

设计管理文件：员工可根据“发布单位”、“年代”、“发布地区”等信息查阅法律法规、行业管理文件、地方管理文件，并且可通过单项或多项选择专业进行筛选。院公司技术管理文件可通过点击链接，进入中国院企业网站“规章制度汇编”并阅览。设计管理文件—法律法规页面及功能介绍见图3。

规范标准图集：员工可通过外部网站链接，查询国际及港澳台标准、国家规范标准、行业规范标准等7项内容。

设计咨询施工：员工可通过“项目名称”、“设计号”、“建筑类型”等信息检索中国院近年来的方案设计成果、施工图设计成果电子版归档文件。设计咨询施工—方案设计成果在线浏览页面及功能介绍见图4，设计咨询施工—施工图设计成果在线浏览页面见图5。

图2 中国院企业知识库网站首页及功能介绍

图3 设计管理文件-法律法规页面及功能介绍

图4 设计咨询施工-方案设计成果在线浏览页面及功能介绍

图5 设计咨询施工-施工图设计成果在线浏览页面

科研及业务建设：将中国院企业网站科研管理信息系统中的科研成果、业务建设成果导入知识库网站，方便在线查看。

设计导引：包括员工手册、深度图样、文字模板、绘图模块、报批流程等，其中，文字模板、绘图模块可下载使用。

参考资料：能够搜索到客户标准、设计审查意见，以及中国知网的建筑学科网站。

培训、交流：员工可随时查看业务学习的视频、课件，还可浏览优秀项目的工程总结；“技术热线”链接至中国院现有的技术论坛网页。培训、交流—视频课堂页面见图6。

外部网站导引：提供与建筑工程设计相关的综合网站、专业网站、国外或高校网站等外部网站的导引。

产品样本：展示专业产品样本，不断更新淘汰产品目录，便于设计人员查看并参考。

实用计算工具：包含各专业员工制作的常用计算及绘图软件，可下载使用。

（4）中国院知识库成果入库规定及系统管理办法的制定

针对中国院企业知识库网站的长期系统维护、资料更新等问题，“中国院知识库研究与建设”课题组执笔人经反复讨论、修改后，先后制定完成了《设计成果入库规定》 《科研与业务建设成果入库规定》 《专业设计资料入库规定》《中国建筑设计研究院有限公司知识管理系统管理办法（讨论稿）》。

图6 培训、交流视频课堂页面

图7 《中国建筑设计研究院有限公司知识管理系统管理办法（讨论稿）》概要

《中国建筑设计研究院有限公司知识管理系统管理办法（讨论稿）》（以下简称《办法》）中规定，中国院知识库由中国院科技委执委会负责人统一管理，并负责协调知识库管理过程中重大事项、制定与执行知识贡献激励制度。该《办法》将中国院知识管理系统的内容管理及系统管理进行分工，详细列出了企业知识库网站中的各项内容来源，明确部门及个人负责上传的内容范围。《中国建筑设计研究院有限公司知识管理系统管理办法（讨论稿）》概要见图7。

中国院企业知识库成果入库规定及系统管理办法将企业知识库的系列工作进行细致分配，使得中国院克服了设计类企业建立知识管理系统的种种困难，中国院企业知识库网站得以正常运行。

成果应用及展望

中国院知识库研究与建设，为中国院以及同类企业知识管理工作积累了宝贵经验，所取得的成果不仅局限于理论研究范畴，在实际应用中，企业知识库网站实现了多项成果资料的电子化，充分契合了信息化时代的需求，从根本上优化了员工查询资料的方式，将获取信息的手段化繁为简，使得信息更加完整、准确地得以呈现。由此，中国院成为国内首家拥有较为完善的企业知识库管理系统的建筑工程设计单位。

与此同时，“中国院知识库研究与建设”课题的完成及企业知识库网站的建立，只是中国院知识库管理工作的一个新开始。未来，中国院企业知识库网站的内容将不断充实，逐步上传更多专业资料并持续更新，整理、汇总员工意见反馈，检查、维护企业知识库系统安全，执行知识贡献激励制度等，为解决中国院知识资源的“可收、可存、可管、可用”，为实现知识创新和知识增值奠定了坚实的基础。