职业院校学籍档案管理工作的几点体会

刘宪梅

职业院校学生学籍档案是职业院校档案管理工作中重要的一部分，在学生管理、参军、毕业生就业等方面发挥着重要作用。但目前管理中存在着不少问题，为此应提高认识、重视学生学籍、健全网络和强化手段，以实现管理系统化、规范化和信息化，从而保护好、利用好学籍档案，使其充分发挥自己的作用。

近年来，随着国家对职业教育的重视、教育资源的整合，在这个背景下有许多高职院校都是在原来中专、中职的基础上由几家学校合并升格而成的。这些合并升格后的职业院校，优化了教育资源配置，提高了办学质量，增添了新的专业，提高了新学校的知名度，增加了学校生源，在校生比原来倍加，学生的校园生活更加丰富，学生素质也有所提高。这种情况下，对学籍档案的管理也面临一些新的问题。

1 接收的学籍档案存在的问题

学校整合后统一搬入新校区，为了原来各学校毕业生方便查询学籍信息，领导安排综合档案室档案员接收原来各学校的学籍档案。接收过程中发现以下几方面的问题：（一）学籍档案材料不齐全。各个学校情况都不同，有的只有新生录取登记表，有的只有毕业生登记表，有的年度不全。（二）整理不规范。有春季、秋季新生录取登记表放一起的，有录取和毕业信息表放在一起的等情况。（三）有破损的档案材料。有的是用蓝墨水填写内容，破损的档案材料没有及时修整，给以后的档案管理工作带来很多麻烦。这种问题存在的主要原因是原来学校在这方面不正规，加上对学籍档案不够重视，档案意识不强，责任心不强造成的。（四）档案管理人员情况不同。由于在合并之前，各个学校的情况都不一样，存在着档案管理人员管理经验、专业知识方面、工作能力、思想观念上的不同，给档案管理工作带来一定难度，同时制约并影响了其创新。档案包括了过去、现在、将来，所以，档案管理人员只有档案专业的知识是远远不够的，同时还要学习文献、历史、编研等学知识。合并之后的职业院校非常缺少这方面的综合型档案人才。

2 管理学籍档案应注意的问题

2.1 学籍档案管理需要有一定的配套措施。合并后的新学校，各方面都有了新的变化，领导对档案工作颇为重视，新档案库房里添置了加湿器、除湿机、臭氧消毒机、空调、密集架等设备，计算机安装了东方飞扬档案管理软件，购买了快速扫描仪、复印、打印和扫描一体机。现代信息时代背景下对学籍档案也要信息化，把整理完毕的学籍档案材料进行扫描挂接，实现电子阅档，提高工作效率。

2.2 合并前各学校学籍要分开存放。为了便于区分新老档案，原来各学校所有档案都存放在单独的一个库房里，每个学校的档案分别放在一组密集架里，这样存放对平时的管理、查阅利用提供了方便，节省了时间，提高了工作效率。

2.3 学籍档案的私密性。每份学籍档案都记載了学生的一些个人情况，比如姓名、出生日期、照片、考试成绩等，这些都属个人隐私，在一定范围内需要保密，按照有关规定进行管理，以免出现不必要的麻烦。

2.4 出具学籍证明要准确。毕业生出现毕业证丢失情况，因工作需要，需查档后出具学籍证明，所开证明信息一定要和所查学籍档案信息保持一致，否则起不到证明的作用。

2.5 定期检查学籍档案材料。学籍档案对学生来说非常重要，除日常管理外，要定期检查学籍档案材料的齐全、完整性，发现破损要及时修整，使学籍档案材料保持齐全完整。

3 学籍档案管理现状

3.1 学籍档案管理不够规范

学籍档案管理方式比较随意，材料杂乱。主要有以下几点：一是时间编排混乱，有的材料是春季入学和秋季入学的混合装订;有的材料多个专业混合装订;有的不是同一时间毕业的混合装订。这样装订不够规范，给以后查档带来不便。

3.2 档案管理规章制度不健全

目前，有的职业院校对学籍档案管理没有一个统一的、详细的、符合本单位实际情况的规章制度，各单位还继续用以前的老办法、老惯例，没有一个标准，各单位收集整理的材料不尽相同，也不齐全，造成归档整理、保管和利用服务等各个方面都不规范。

3.3 熟练掌握现代计算机技术的人才匮乏

随着现代计算机技术的不断发展，各院校档案管理也随之进入网络信息化时代，不再是原先简单的材料整理与排列，不再是机械地保管利用，而是积极主动去开发利用档案信息。从这一点说，学籍管理人员应该是学校决策管理的参谋和智慧助手。但当前院校从事这项工作的人员普遍缺乏这种能力。大多数档案管理人员没经过专业知识的培训，没有注入过现代化的计算机网络管理知识，在一定程度上影响了学籍档案管理水平的提高

4 加强学籍档案管理的几点建议

4.1 不断改变工作方法，使学籍档案管理趋于科学化。

学籍要选择科学的分类方案、更细化的分类、归档，不仅整理学籍档案有序，而且对日后的查阅利用服务起到至关重要的作用。

4.2 单位各级领导增强档案意识，完善相关规章制度

根据国家的有关规定和管理要求，学院应建立完善的学籍档案管理工作制度，做到制度上墙，并严格执行，自觉遵守。如：《档案人员岗位职责》《档案保管制度》、《档案查阅利用制度》、《档案保密制度》等。把学籍档案要集中存放，提高档案材料的归档率、准确率，做到存放分类有条理，档案盒、案卷摆放有序，方便日常查询。

4.3 单位专兼职档案员需多参加一些专业知识培训

参加档案局举办的业务知识培训，每次都能注入新的知识，增强档案意识，更新观念;到比较先进的兄弟学校去交流学习，能开阔眼界，转变思维，创新工作方法，使档案管理工作更上一个新的台阶。

（作者单位：聊城市技师学院）