网络背景下的声像档案管理现状与对策

卢立红

摘 要：随着时代的不断变化发展，如今的档案管理类型也逐渐朝着更加多元化的方向持续转变，在档案管理的众多类型中，除了某一些文字档案形式以外，声像档案也逐渐的成为了应用较为普遍的一种档案类型，尤其在网络背景环境下，得到应用的频率更加的高。声像档案所包括的内容是较多的，并且各种信息都是以照片、音源以及录像等形式加以保存，它是企业生产活动中最为真实的记录，因此具有极强的客观真实性。然而从当前网络背景下的声像档案管理现状当中，我们可以较为清晰的发现，具体的管理工作还存在一定的问题。所以，文章接下来将对此展开详细的分析描述。

关键词：网络背景；声像档案；现状问题；科学对策

在网络背景时代到来的前提下，国内大部分公司渐渐的展开了全面档案目标管理策略，并且在科学集中统一管理的原则之下，更加尽力的强化信息档案的管理力度，从而有效的提升档案管理的整体水平。然而需要注意的是，对比档案在各个环节所起到的作用看来，经过认真细致的梳理与分析发现，往往声像档案管理模式是基础最为薄弱的管理模式，这不单单只发生在某一家企业当中，而是体现出一种普遍现象。所以，在网络背景环境下，全面的加强档案管理工作研究分析力度，对于企业档案管理工作的开展来讲，将会产生极其重要的意义。

1 科学研究声像管理档案工作的实际现状情况

1.1 声像档案所用仪器设备较多，但管理不够全面

在企业的日常声像档案管理工作当中，工作人员往往都将认识的重点单纯的集中在实际的设备应用过程中。通常情况下来讲，某一些办公机构和企事业单位所应用的声像设备数量是较少的，但是对于总体的档案信息来讲，声像档案管理所占据的比例影响程度往往都是较小的。另一方面，档案管理工作人员在展开声像设备管理工作的过程中，也没有进一步的提升工作程序以及秩序的先进性，所以导致这两项存在较大程度上的滞后性。然而企业对于声像设备的制度以及实际应用方式的要求非常的高，一旦整个管理过程中没有将科学的声像资料完全的包括下来，那么必定会导致之后的声像档案管理工作遇到很大程度上的难题，使得声像档案管理工作的质量存在较大的问题。

1.2 网络背景环境下从事声像档案管理工作的人员综合能力不强

从当前的实际情况观察看来，从事声像档案管理的工作人员，大部分都还不具备较为专业化的技能，并且大部分档案管理工作人员的学历也没有相应的标准，所以在展开具体工作的时候，也就无法从根本上提升声像档案管理工作的质量水平。根据更加详细的调查研究发现，所从事声像档案管理工作的人员当中，部分从事声像档案管理工作人员的专业化水平相对不足，在处理具体工作的过程中也就无法很好的做好相应的工作。因此，在具体工作当中，因为工作人员综合能力的不强，最终也就导致了声像档案管理工作的实际效率大大降低了。

2 全面做好网络背景下声像档案管理的重要性研究

声像档案管理是如今网络背景下较为重要的一种档案管理模式，所以采取科学的措施强化声像档案管理工作势在必行。落实到实际分析上来讲，声像档案管理工作是不能与档案管理工作相分离的。声像档案管理中的性质能够在实践当中全面化的收藏档案基本信息，假如不做好声像档案管理工作，那么档案的资料也就不可能在第一时间内得到最全面的收录，而这些档案文件又需要在第一时间内及时的传递给领导展开批阅，当文档的基本信息不能得到较好的收录后，最终将会使得整个企业的工作效率被大大的降低。做好声像档案管理工作，还能为相关工作人员提供更加科学的进修信息，从而使得工作人员的信息意识得到最大化的提升，这样也就能够很好的促进经济效益的持续发展。所以从根本上来讲，声像档案管理工作的合理化开展，必定会对所在单位的经济以及社会经济建设发挥不可估量的作用。因此，以声像档案管理工作的质量为起点，不断规范具体的管理方法，必定能够使得声像档案管理工作的规范性得到更进一步的提升。

从另一个角度展开分析可知，全面做好声像档案管理工作将会极大的确保文秘工作的科学性以及全面性。通常情况下来讲，文秘工作的科学全面化开展，最终都是在重大信息来源以及物质基础上展开的。声像档案资料只有具备更高水平的科学性以及准确性，才能使得整个企业档案工作的开展呈现出更高的价值。从以上情况的综合分析看来，健全声像档案管理体制，能够非常有效的提升网络背景下的档案管理质量，所以应当成为广大企业档案管理工作的重中之重。

3 声像档案管理工作在展开中所表现出来的主要问题

3.1 缺乏更加健全的管理制度

经过绝大部分的数据调查研究可以清楚的认识到，在很多声像档案管理工作中，之所以声像档案管理工作开展的不够科学合理，主要的原因集中在没有健全的档案管理制度上。正是因為没有健全的管理制度，最终使得声像档案管理工作没有一个科学化的标准进行依照，所以很多工作环节的开展都是缺乏科学性的。具体来讲，一部分从事档案管理工作的部门，在确立基本管理制度的时候，并没有展开更加科学合理化的监管，又或者是所制定的这些制度已经名存实亡了。这就需要广大档案管理部门提高认识，通过健全和完善基本的档案管理方式，提升档案管理工作的有效性以及科学性。因为它能够在档案管理工作中发挥非常明显的作用，然而我国声像档案管理工作还相对缺乏这一部分。

3.2 从事声像档案管理的工作人员综合意识还不够强

细致分析声像档案管理工作来看，此项工作的开展本身就具有一定程度上的时效性，当其中某一些影响信息得到基本文字说明的时候，这样才能全面提升档案管理工作的高效性，因为文字说明能够将档案的基本信息进行最为彻底的描述，工作中查看文字描述，也就能够从中得到需要的信息因素，从而科学高效的将此类声像档案进行归档整理。然而发生在声像档案管理工作的实际情况却是，大部分的档案管理工作人员的意识以及工作自身的积极性还存在极大的不足，正是如此，导致了较多的声像档案管理没有经过更加规范化的归档整理，更为严重的情况便是使得一部分声像档案资料出现了丢失的问题，从而为日常工作的开展带来极大的阻碍。从这一个方面，我们也就可以非常明确的看出，一旦从事声像档案管理的工作人员本身所具有的意识没有达到标准的要求，那么最终必定会使得声像档案管理工作的开展质量受到最大程度上的影响。

3.3 声像档案管理工作的存储环境不够良好

从事档案管理工作的人员都应当清楚的意识到，相同条件下声像档案管理的存储条件是需要高于纸质档案的，这主要是因为这两种档案管理形式具有极大化的差异。纸质档案只要保证干燥、清洁等环境因素即可，而声像档案存储条件就显得相对苛刻，因为声像档案资料一旦受到了影响，将会使得所保存的资料信息出现很大程度上的破坏，最终信息要素也就不科学完善了。然而从声像档案管理工作的实际存储环境来看，大部分地区的声像档案信息在实际保存的过程中，并没有设置出独立的保管室，为了寻求便捷工作人员也就将档案中的信息以及普通的档案进行一并的管理，然而声像档案资料的温度以及潮湿度因素并没有得到最大的重视，因此也就导致了很多的存储资料受到了极其严重的损失，因此大大的降低了声像档案管理的质量。由此可以清晰发现，做好声像档案管理工作的较为重要的环节，还应当包括声像档案管理工作的存储环境。

3.4 声像档案的不同载体无法很好读取档案内容

声像档案的各种载体不同导致许多陈旧的声像档案无法直接读取利用，比如磁带、录像带等。这一点问题是当前声像档案管理工作中表现较为突出的一个问题，因为声像档案保存的载体存在多元性的特点，所以某些陈旧的档案因为保存的方式不同，所以在读取的过程中也就存在一定的问题，虽然某些档案资料也能够很好的读取，但是却不能得到完整的档案资料，久而久之也就导致了档案资料的缺失。

4 切实做好声像档案管理工作的基本对策研究

4.1 全方位完善声像档案管理工作的基本制度

要想从根本上做好声像档案管理工作，最为前提的一个条件是制定出更加科学化的声像档案管理制度，只有这样才能使得声像档案更加规划范的运行下去。有关档案管理工作人员需要依据实际情况，对声像档案归档制度以及归档的范围展开重新的划定，并且在具体划定过程中将工作的规章制度进行完善，因为这样才能使得声像档案管理工作的制度化以及规范化变得更加的符合要求。声像档案管理的基本制度应当要考虑好此类档案的特殊性质，所以管理制度中的内容需要与普通的档案明确区别开来，这样才能很好的使得档案收集以及归档的信息得到进一步的规范。与此同时，声像档案管理制度内容，需要明确资料收集的范围，资料收集的范围需要严格考虑真实性以及准确性，将真实性以及准确性作为衡量收集范围的标杆，这样才能使得档案的资料呈现出更高的准确性。另外还应当在制度当中指明归档的具体时间，如此才能使得企业的声像档案资料更加具有精确性。虽然从某一个层面看来，企业的声像档案工作量得到了很大程度上的提升，但是完善的制度却大大强化了声像档案资料的完整性。

4.2 强化措施提升声像档案管理工作人员的基本意识

科学提升声像档案管理工作人员的基本意识，在某种程度上来讲也是极为有效的措施。落实到具体的操作上，针对于整个声像档案管理的现状情况，有关企业应当认识到声像档案管理工作的开展，归根结底都是需要具体工作人員进行操作的，如果从事声像档案管理的工作人员缺乏了基本的意识，最终必定会使得声像档案管理工作的真实有效性被破坏，进而声像档案资料也就无法发挥它应有的价值。因此企业应当定期展开人员的培训工作，在培训工作中，详细的讲述做好声像档案管理工作的重要性，同时传授一些声像档案管理开展方法，辅之以检查督导和绩效考核，以快速提升声像档案管理工作人员综合素质。

4.3 结合实际情况科学的创造声像档案管理资料的存储条件

通过文章之前部分的分析可知，之所以当前国内声像档案管理工作的开展并没有体现出较高的水平，其中一个原因还在于缺乏合理的存储空间环境，所以为了在网络背景的全新时期下做好档案管理工作，那么也就需要创造出更加适合的存储环境。从较长远的角度看来，声像档案资料在保存的时候，往往需要考虑到温度、湿度以及防火、防磁等各个方面，但是以往的档案保存工作，有些注重了温度和湿度，有些注重了防火、防磁，而并没有创造出一个全面化的保存空间，所以也就使得管理的质量得不到提升。

4.4 科学转化陈旧声像档案格式

因为某些较为陈旧的声像档案资料无法得到直接的读取，所以也就需要对陈旧的声像档案统一进行专业处理转换成现在计算机上通用的格式。落实到具体的操作上来讲，广大声像档案管理工作人员，首先需要对以往的声像档案资料展开详细的整理，统一记录出他们的保存格式，之后紧接着采用现今档案资料保存的方式，来对相应的资料展开格式上的转化，如此使得相对陈旧的声像档案资料能够更加的具有科学性以及合理性，并且不会出现档案资料的缺失。

5 结束语

通过以上文字的详细分析可知，随着网络时代的到来，档案管理工作的类型变得越来越多样，而声像档案管理模式正是其中之一，因为此种档案管理模式的优势性较为明显，所以得到了极为广泛的应用。

参考文献

[1]郑太敏.企事业单位档案管理中现代化方式的利用[J].现代营销（经营版），2019（05）：151.

[2]金宇.大数据背景下会计档案电子化管理的路径优化研究[J].经济问题，2019（05）：100-104.

[3]刘冰.档案管理存在的问题及对策分析[J].技术与市场，2019，26（04）：210-211.