浅析档案信息化建设中出现的问题及对策

韩英娟

摘要：随着档案管理工作的逐渐深入，其信息化建设范围逐渐扩大。同时，其档案信息化建设也越来越受到人们的重视。但纵观实际，档案信息化建设问题仍层出不穷。本文就此展开了讨论，先是深入实际分析了其中存在哪些问题，然后提出了有效的解决对策，保证档案信息化建设的顺利实施。

关键词：档案信息化 建设 问题 对策

在信息时代，档案信息化建设已成为档案管理行业的主流发展趋势。但若要真正保证档案信息化建设的质量，档案管理部门就应正视其中存在的问题，并充分利用各种方法、理念，解决这些问题。

一、档案信息化建设中出现的问题

1.技术问题

档案信息化建设需要足够的技术支撑。但是由于档案自身复杂性特点、档案管理人员不重视等因素的影响，信息化建设技术并没有得到充分应用。尤其是安全技术的缺乏，严重影响到了档案的安全。另外，信息时代，信息技术日新月异。档案管理部门不仅仅要重视引入信息技术，更要重视不断更新信息技术，提升档案的安全性、保密性。

2.专业人才缺乏

档案信息化建设需要具有档案管理技能，了解网络知识、计算机技术的复合型人才。但就大多数档案管理部门来说，其老龄化特征明显。尤其是还存在一岗多职的现象，严重影响到了档案的信息化建设。但这也意味着档案管理单位不仅仅要重新引进专业人才，更要对在职业人员进行再教育。

3.安全问题

档案资源整合、共享、传播等环节都会出现安全问题。尤其是网络安全的影响，档案的信息化安全问题日益明显。考虑到无法完全解决档案的信息安全问题，档案管理部门应在档案信息化建设过程中，提前完善档案的安全化管理体系，消除安全漏洞，保障档案信息资源的安全。

4.资金投入不足，信息化基础建设薄弱

档案信息化建设需要引进大量的档案管理设施、专业的管理人才、前沿的建设技术等。这些都需要大量的资金做支撑。但实际上大部分档案管理单位并不能够投入足够的建设资金。尤其是在一些经济不发达的地区，其信息化建设资金更加缺乏。大部分檔案信息化建设项目多是在原有的基础上进行改进。建设资金的严重缺乏就会影响倒档案的信息化建设。

二、解决档案信息化建设中出现问题的对策

1.加大档案信息化建设的技术研究

随着档案信息化的深入，技术问题逐渐成为其主要建设问题。为此，相关单位应积极开拓思维，加大高新技术的研究，解决现有的档案信息化建设难题，保障档案的信息化建设质量。

首先，应加大“信息孤岛”问题的研究，整合现有的档案资源，实现档案资源共享。比如说可尝试采用“物理分布、逻辑统一”的档案信息资源融合系统，并充分利用xML技术、网络技术、数据分析技术等，解决技术异构问题，构建集成化的档案资源系统。其次，在档案信息化建设过程中，为了解决各种个性化服务问题，研究人员应加大各种信息技术的研究，并充分利用这些技术，打造完善的服务平台，提升档案服务水平。比如可利用现有的数据挖掘技术，分析用户行为、偏好，建设个性化服务平台;利用新媒体技术、数据挖掘技术、网络服务技术等，搭建远程服务、信息推送、智能检索等服务框架。最后，为了解决档案的安全问题，研究人员应加大防护技术的研究，积极采用新技术应对最新的安全问题，提升档案信息系统的安全性。

2.加强专业人才队伍建设

档案管理的专业性较强。若要提升档案的信息化建设水平，就需组建一直专业的人才队伍。尤其是要有技术性强、观念新的新生力量，改变传统档案管理部门的人才结构。

引进人才毕竟有限。档案管理单位还应加大现有管理人员的继续教育。比如开展专业技术培训，提升管理人员的专业水平。同时，为了避免教育培训工作流于形式，培训人员应紧跟时代，及时调整培训内容，创新培训方法，从而充分调动管理人员的学习兴趣。另外，为了稳定人才队伍，档案管理单位应积极采用激励机制，适当提高档案管理人员的待遇。

3.加强档案信息化建设中的安全管理

档案的信息化安全管理工作需要各部门、各人员的共同努力。同时，档案管理部门还可借助各种安全保护措施、技术，提升档案的安全性。

首先，档案管理部门应落实安全管理职责。确保责任到人，保证信息数据库的安全。其次，为了尽可能地减少网络问题，技术人员应积极采用防火墙技术、杀毒技术等安全保护技术，消除网络安全漏洞。同时，技术人员还应及时架构网络安全防御系统，合理控制计算机用户的权限，加强共享资源的访问设置和保护等。再者，档案管理部门还应完善安全管理制度，要求管理人员能够从自身做起，做好基本的安全防护。比如及时检查网络线路、通电线路等，保证档案管理系统的安全。同时，要求技术人员能定期做好系统检查、及时更新防御系统等工作。最后，还应加大管理人员的保密意识教育，提高档案的安全性。

4.加大档案信息化的资金投入

为了保证档案信息化的顺利建设，档案管理部门在建设前就应做好资源准备，尽量提前做好资金预算，避免造成档案信息化建设的停滞。同时，各机构、各部门还应尝试拓宽融资渠道，加大档案信息化建设的投资。如以合作方式，邀请其它机构、部门加入档案信息化建设。另外，档案管理部门还应结合档案信息化建设实际，实现资源优化配置，提升档案信息化建设项目的经济性，从而节约建设资金，保证档案信息化建设的顺利开展。

综上所述，在档案信息化建设规模逐渐扩大的背景下，考虑到各方面因素的影响，档案管理部门应深入建设实际，深入分析档案信息化建设中出现的问题，并积极采用最新的信息化建设方法，解决这些问题，从而提升档案信息化建设质量。也只有这样才能进一步加快我国档案管理行业的创新与发展。