高职二级学院教学秘书工作的体会和思考

摘 要：教学秘书是高职院校教学管理的最基层人员，教学秘书的职业素养、服务意识对提高高职二级学院教学管理质量，提高人才培养质量具有重要意义。分析了高职院校教学秘书的职业素养要求，对高职院校教学秘书队伍存在的问题及解决的对策进行了探讨。 

关键词：高职;二级学院;教学秘书;教学管理

高职院校管理工作的重点和核心是教学管理，教学管理工作的水平对高职院校教学质量的提高起着决定性的作用。教学秘书作为高职院校教学管理队伍中的一员，在各项教学活动中起着上传下达的作用，对保障教学秩序的稳定起着重要的作用。教学秘书的业务能力和管理水平的高低也直接影响着高职院校教学管理的整体水平和质量。笔者在教学秘书岗位上工作了3年，有了很多体会和思考。

一、高职院校教学秘书的职业素养要求

高职院校教学秘书的主要工作职责有以下几个方面：日常教学文件、通知的收发及传达;教师学期教学资料、学生毕业设计、实习报告等教学资料的整理与保存;学期校历的编排、教学任务的下达、教材征订;二级学院督导听课的安排、各级教学检查及专项检查的协助;各类英语、计算机等级考试的报名、转考证、证书的发放、监考的安排;信息采集、毕业资格审核、毕业证的发放;年度教学工作量的核算等。有此可见，教学秘书既要与每位教师联系，也要和广大学生接触。

教学秘书首先要有良好的职业信念，拥有正確的世界观、人生观和价值观，有良好的工作作风及职业道德，做到爱岗、敬业、忠诚、奉献;其次，教学秘书还要熟悉教学运行的每个环节，对每学期专业计划的落实、课务的下达要准确无误，要能专业的处理日常教学运行中出现的各类突发问题，要有良好的职业技能;第三，教学按学年运行，每学年有固定的周次，常规工作比如课务录入、课程教师安排、实践周安排、公选课开设选课、学分兑换、补考、重修、期末考试、成绩录入接收、教学资料归档、教学检查、期中教师、学生座谈、毕业资格审核等工作，基本都在固定时间进行，对于这些，教学秘书要有自己的工作时间表，提前做好相应的准备;而且教学秘书在做这些常规工作的同时，还有很多领导需要临时协助的工作要完成。这就要求教学秘书必须要有良好的职业习惯，在千头万绪的工作中，寻找最为有序、合理的工作技巧。

作为一名高职的教学秘书不但要有良好的职业信念、技能、习惯，还要有较强的综合管理能力、全面的专业知识、过硬的业务能力、沟通协调能力等，要努力提高的自己的现代化管理技能。[1]

二、高职院校教学秘书队伍存在的问题及对策

高职二级学院的教学秘书是二级学院教学管理的直接执行者，在高职二级管理模式中起着非常重要的作用。但是目前看来总体感觉大部分学校对教学秘书都不是很重视，职业声望低、人员配备不足。教学秘书应该具备怎样的职业能力，二级学院配备教学秘书的标准是什么等等，都缺乏制度和规范，目前学校各二级学院不论专业数量、学生多少统一只安排一名教学秘书，工作压力大，任务繁重。另外教学秘书缺乏进修培训、业绩考核、职称晋升困难。本人从事教学秘书工作3年，没有经受过关于教学秘书工作的系统、正规培训，都是自己在工作中摸索、请教，对新时期高职教学管理要求的适应倍感压力。这些都严重制约了教学秘书工作的积极性。

针对高职二级学院教学秘书队伍目前存在的问题，笔者认为，可以从以下几个方面着手，采取切实可行的对策，推进高职院校教学秘书队伍的建设。

（一）科学设置秘书岗位，要结合自己学校实际情况，制定教学秘书岗位的职责和最低用人标准，比如专业背景、学历学位等。有条件的可以分别设置教学秘书、科研秘书、行政秘书，挑选合适的人担任，充分发挥特长，细化职责，合理分工，这样才能提高工作效率，优化内部管理。[2]

（二）健全教学秘书的管理、激励机制，制订专门针对教学秘书的岗位聘用、职称晋升、待遇考核等制度，给予教学秘书一定的职业发展空间，才能积极工作，有效开展各项教学管理活动。据我了解，学校目前9个二级学院（部）的所有教学秘书中，除了我本人原来在教师岗位上评上的高级职称之外，其他的教学秘书都是初级或中级职称，也没有在秘书岗位上晋升职称的，有的已经从事教学秘书工作十几年了，依然没有合理职称晋升的途径，不管是教师系列还是管理系列，都较难达到要求，申报各级各类课题也是困难重重。现在既然高校的职称评审权利已经下放到各高校，学校是否可以有机会对有教学秘书这个贡献大、收获少的特殊岗位单独制定职称评审政策，给与教学秘书岗位适当的倾斜。比如可以根据教学秘书的工作年限、表现，同事、学生、领导的评价等方面综合考虑，给与工作时间较长，表现较为突出的教学秘书获得职称晋升的机会，提高教学秘书的工作积极性。可以参考辅导员职务晋升的模式，给与教学秘书岗位制定科学的职务晋升阶梯。[3]

加强教学秘书的培训进修，全面提升自身综合素质。随着高职院校“双高”建设伟大目标和推进高职内涵建设和发展，对高职院校教师和教学管理人员提出了更高的要求。尤其是在建设国家优质校的紧要关头，教育部提倡高职教育要全面提高教学质量，淘汰“水课” 、打造“金课。这就更加要求教学秘书也必须与时俱进，要加强学习新的教育理念和管理知识，一方面自己通过网络、书籍等方面研究高职教育教学规律，另一方面学校应把教学秘书的培训和普通教师的培训提升一样，列入工作计划，通过定期或不定期的培训，让教学秘书熟悉教学管理制度和流程，提高教学管理的能力[4]。

总之，要想提高高职院校的教学质量，一定要重视基层的操作人员。高校教学秘书的细致的工作，是保证教学正常运行的基础。要提交高职教学的质量，就需要提升教学管理人员的综合素质和能力。高职院校行政领导应正确认识教学秘书工作的职能、地位、性质，结合学校的实际情况，制定一系列长效管理机制，在教学秘书的职称晋升、培训进修、薪酬分配等方面给与综合考虑，才能提升教学秘书的职业幸福感，增加他们的职业认同感，发挥他们在提升教学质量、稳定教学秩序方面的重要作用。[5]

参考文献

[1] 沈婷婷.促进高职院校教学秘书职业素养提升的对策建议[J].科学咨询，2018，11（45），104，

[2] 唐佳，高校教学秘书管理工作能力提升路径研究[J].课程教育研究，2018，30，29-30.

[3] 朱炯翟，朱俊.关于高职院校教学秘书职业发展的几点思考[J].智库时代，2018，9，80-81.

[4] 王红，张青峰.基于“双一流”建设背景下高校教学秘书面临的问题及对策研究[J].教育教学论坛，2019，1（2），45-46.

[5] 王秋兰.全面深化教育综合改革高校二级学院教学秘书如何发挥“微能量”[J].黑龙江教育学院学报，2018，37（7），40-41.

作者简介：王自瑛（1974-），女，副教授，常州工程职业技术学院，主要研究方向：教学管理工作。