加强土地档案管理，提高地籍档案利用效能

马海帆

【摘要】如何在新的历史条件下，更加科学有效地管理好土地，充分合理地利用好每一寸土地，提高土地利用的效率和水平，已经成为国土管理部门面临的重要课题。土地档案管理是土地管理的基础性工作。创新土地档案管理，提高地籍档案利用效能，是科学管好、用好国土资源，更好地服务社会经济发展的重要保证。

【关键词】土地档案;管理地籍;档案管理

一、地籍档案工作的特点

（一）地籍档案信息量大幅度上升

土地档案本身就有库藏量比较大的特点。随着经济的发展，城市化的推进，对土地的管理也开发利用也更趋频繁，在原有基础档案量大的基础上，导致了地籍档案信息量的大幅上升。

（二）地籍档案的利用率明显提高

社会主义市场经济的发展，使得土地的财富效应也更加凸显。使得人们越来越多地参与到土地利用活动中来。房屋拆迁、买卖、赠与等土地权属登记、变更，土地收储利用，土地开发整理，土地权属纠纷，违法用地查处等工作的开展，都需要对相关土地档案进行查阅，土地档案的利用率不断提升。

（三）地籍档案的服务功能越来越突出

地籍档案从原来以国土资源管理部门及相关部门调阅为主，逐渐向服务对向多元化转变。各国有企事业单位，私营企业乃至个人，或因发展生产的用地需要，或因经济活动中的用地纠纷等原因，均需要对土地档案进行查阅，因此，地籍档案工作也从做好土地档案信息搜集管理，服务上级行政主管.业务部门向更广泛的社会化服务推进。

（四）地籍档案存储方式和处理，检索正在消然发生新的变化

随着土地管理活动现代化的发展，计算机处理的数字信息数据越来越多，信息存储设备的更新和配备，使得土地档案的存储方式消然发生变化。计算机检索，统计分析的便捷将推进土地档案的信息化进程，纸质档案将逐渐.更多地被数字档案所替代。

二、地籍管理工作存在的问题

（一）地籍档案保护管理措施仍不够健全

地籍档案保护管理条件并不是很理想。很多业务科室存在“重业务轻档案”的倾向，一些档案没有及时移交档案管理部门，导致地籍档案不齐全。由于库房条件的限制，常常存在地籍档案和办公用房同在一室，不利于地籍档案的保护和管理，且档案安全存在隐患。档案的借阅制度不完善，借出档案没有及时归档等现象时有发生。

（二）地籍档案处理的技术水平较低

地籍档案管理还处在手工半手工阶段，由于信息量大和人力不足的矛盾，一些土地档案管理工作人员只是把档案信息往档案室一放就了事，大量的国土资源档案信息闲置。地籍档案的存储检索设施能力差，基本还是以人工检索为主，检索难度大，耗时长，效率低。对土地档案的分类分析及综合分析工作开展的不够，跟不上经济社会发展对土地档案信息利用的需求。

（三）地籍档案管理队伍的素质不适应工作发展的需要

档案管理工作人员有的是半路出家，只经过简单的业务培训，没有系统的经受过档案管理的教育，缺乏专业档案工作人才。在一些，没有相对固定的管理人员，档案工作往往由其他业务人员兼任，由于人员变动大，专业人员缺失，人员结构不合理，一职多岗等，档案工作被忽视。

三、创新地籍档案管理工作，提高地籍档案利用效能的几点途径

（一）强化档案管理意识，推进档案管理理论创新

要加强各业务股室中的《档案法》《档案法实施办法》《土地管理档案暂行规定》等法律法规的学习，增强从领导到具体工作人员的档案意识和档案法制观念，推进依法治档。同时，要推进档案管理人员的知识更新，掌握档案管理的前瞻性，创新性的理论。新时期的土地档案工作，面对的是现代信息技术的逐步应用和可数字化处理档案的一些特性，如计算机处理，档案信息与载体的可分离性，档案信息的数字化和集成性等，这些新技术，即使不是立刻会在我们的工作中运用，至少也已经是在敲着门了。档案管理和技术的创新要依赖于档案知识的创新，没有档案理论的进步，档案工作就只能停留在原始，传统的方式上。面对土地档案工作呈现出的新特点，更新档案管理理念.技术.方法，进行新的探索和创新是必然的。在土地档案管理工作上，要对电子文件搜集.归档.存储.利用，电子档案原始性.真实性.保密性，信息资源共享.传输等当前档案管理利用研究的“热点”加强学习、研究、探索，敢于超越，用新的理论来指导实践，推进土地档案事业的发展。

（二）加强基礎设施建设，推进档案管理技术创新

一方面要加强基层土地档案管理部门的硬件建设，解决一些基层单位地籍档案和办公用房混杂一室的现象。为地籍档案配备专用库房等。另一方面，要通过管理技术的创新，来弥补基础设施方面的短板。例如加大电子数据的应用，减少纸质媒介的使用，就能够节省出大量的存储空间，弥补库房的不足，简化管理难度。要通过以加大计算机应用，存储技术革新为核心，推进现代信息技术在土地管理方面的应用，为土地档案管理开拓新的领域和空间。因此，要注重加强数字档案长期保存技术，备份技术，信息安全技术的创新运用。同时，要完善和建立相应的机制，树立前端控制意识，提前介入电子文件的形成.运行和归档管理，最终使今后新生成的土地档案信息能够自动处理，同步归档，实时统计和分析。

（三）完善各项管理制度，推进档案服务工作创新

土地档案的开发利用是土地档案管理的最终目的。要健全有关土地档案的立卷归档.登记借阅.档案鉴定.档案统计.保管利用.移交管理以及档案管理人员岗位责任制等一整套的管理制度，提高档案管理，利用的规范性。通过推进土地档案的信息化，完善土地信息数据的电子检索，计算机统计.分析，缓解人力不足的难题。同时，要加强土地档案信息网络建设，通过人工录入，扫描等方式，逐步实现历史土地档案的数字化。对一些不涉及国家安全.机密的土地信息，在网络上进行公开，方便各机关.企事业单位和个人查阅。

（四）重视干部队伍建设，推进档案管理人才教育创新

干部队伍的建设是土地档案管理工作规范化，科学化的切入点。土地档案工作者应当是掌握计算机技术，通晓档案信息专业知识，有较强的规划能力，能够承担多项专业工作任务的复合型人才。要有计划，有目的地引进有相关专业教育程度的专门人才，逐步优化土地档案管理干部队伍结构。同时，要加强对现有档案管理工作人员的岗位培训，通过继续教育.鼓励自主学习等方式，努力提高土地档案管理人员的知识结构.工作能力和管理水平。要培养干部爱岗敬业的奉献精神.全心全意为人民服务的宗旨意识和新形势下主动开展档案工作的意识。