高校教务员的工作效率与时间管理

张华姝

摘    要： 教务工作质量直接影响高校的教学质量、教学发展、教学效率，要利用合理的利用时间和管理时间提高工作效率，充分提升教务员的工作高效潜能，实现时间管理的科学性、高效性、逻辑性、目的性。本文就当下高校教务员在教学管理存在的时间管理及如何实现高效时间、科学创新进行研究与分析，希望给相关教務管理者有所启发。

关键词： 高校教务员    教学管理    时间管理

教务管理工作千头万绪、琐碎复杂，是以教学服务为主、教学管理为辅的工作模式，主要协调、处理教务处、督导、教研室、教师、学生等教学环节的各种事务、关系、问题。针对“终日奔波苦，一刻不得闲”的实际情况，迫切需要提高工作效率。基于工作经验到认识教务人员面临的客观事实出发，研究运用时间管理提升教务管理工作效率，在实践中探索培养观察思维能力、科学创新能力、时间管理能力、提炼升华能力，对时间的合理性、技巧性、科学性、逻辑性进行研究与思考，提高高校教务员的工作效率和工作质量。

一、影响高校教务员工作效能的要素

1.服务对象的复杂多样性对专注力的影响

教务员的工作性质和特点决定了平时需要投入大量的时间处理繁杂工作，日常教务服务对象由内而外，从上到下，全方位、大面积提供服务，主要角色有：对学生是他们选课咨询、查询成绩、异动课程处理等问题的引导人;对专任老师是教学秩序、调停上课、借用教室等问题的处理人;对教务处各管理部门是文件通知、上传下达、上下沟通的衔接人;对二级学院领导是教学数据、信息查询、统计分析、料资汇总的提供人;对公共二级学院教务部门是课程安排、调停上课、学生选课、考试安排的联络人。复杂多样、层出不穷的工作事务直接影响高效工作必备的专注力。

2.工作内容的时间不连贯性对工作效率的影响

教务工作从学期初到学期结束，终日匆匆忙忙、奔波不停，处理事务一件接一接的横纵交错，一刻不停处理锁碎杂事，直到放假，这就需要教务员强化自身的素质修养，良好的心态，在处理事务上要细心、耐心和超强责任心，不能心急、烦躁，要勤于思考、积极创新和总结经验，保持工作条理顺畅、井然有序，避免在细小事情上稍微不注意引发的教学事故。由于工作性质的复杂多样化、对象的多重性，在工作时常出现急事叠加的现象，如：来办公室需要求立即解决的、QQ微信通知群的、私微私Q问题的、固话手机来电通知的等，导致正在处理的工作秩序被打断，直接影响教学管理工作高耗低效。

3.应急事务的处理紧迫性对决策力影响

所有出现的大小问题，往往和决策失误有关。而在日常教学管理中出现未知和不可控性的应急事务时有发生，如临时上课教室、老师异常问题不能正常上课、考试现场学生、老师临时棘手问题等，考验教务人员的认知能力、判断能力，寻找方法解决问题的应变能力。作为高校教务员承担教学管理工作的主要任务，在教学管理执行的前沿阵地“奋战”，长期处于事务繁多、应接不暇，会造成大小事务上眉毛胡子一把抓的状态，在出现应急事务时，若无果断的决策力将限制处理应急问题的及时性、准确性、有效性。

二、利用时间管理、统筹兼顾，提升工作高能的方法措施

对于时间管理，《心理学大辞典》的解释为：个体为有效利用时间资源进行的计划和控制活动。即要在同样的时间消耗下，为提高时间利用率和有效性而进行的一系列工作。其目标是使人从被动地、自然地使用时间转到系统地、集中地、有目的地、有计划地主动分配使用时间，从而进行高效的、有创造性的劳动。

教务管理工作量大而烦琐，高校对教务员岗位编制偏少及其和他方面的限制，有限的教务员必须惜时如金高负荷的运转日常工作。“时间就是金钱”“时间就是效率”，教务管理如何运用时间管理的逻辑有序计划工作目标，理清事务的主次条理，制定适合自己的一套行之有效的实践管理方法，创造性地体现工作效率、价值是现代教务管理人员最急迫切的需要。

1.时间管理的基础工作——收集事务的全面性

教务管理工作高效是时间管理的目的，科学的时间管理是达到高效工作的主要手段，时间管理要达到最佳工作效果是合理、科学安排时间并提高工作效率，收集汇总齐常规事务清单是时间管理的第一步，可以从时间顺序、服务对象、事项类型进行归集，确保事件的完整、齐全、准确。

时间顺序排列。以处理事务时间顺序为导向详细列出清单，如从学年学期的教学时间顺序排列，分为学期初、中、末时间段;服务对象排列。以服务日常提供教学服务的对象排列，可分上、下、中三个层次，即教务处、学院领导、专任教师、学生及其他。对不同服务对象和不同情况的事，按轻重缓急、有侧重、有条理地进行区分、排序;类别排列。以事件类型、大小排列，即课表安排、考试安排、学分预警、毕业预审、转专业等排列。三个方位罗列汇总，做到心中有数，避免工作量大产生的迷茫无助感。万事以高效第一、自我从预防为主。

2.时间管理的重点工作——研究事务的逻辑性

（1）四象限法。对教务日常活动的重要程度用“十”字划分为4个象限分别按重要紧急的、重要不紧急的、不重要紧急的、不重要不紧急的进行区分，首先对重要紧急的要务在第一时间用最佳时间段高质量地完成;其次处理重要不紧急的;再次处理不重要紧急的;最后处理不重要不紧急的最好不亲力亲为，可以选择授权其他人的帮忙，比如学生助理、学委解决。从教务繁杂事务中摆脱出来，让其序列化、条理化、专业化地、高效地完成工作。

（2）ABC时间管理法。对教务日常活动的紧急程度引用美国管理学家Lakein提出ABC时间管理方式，把每天的工作分为A/B/C三类，A类工作是最迫切、紧急、重要的，当天亲自、立即花时间去做好的工作;B类工作是迫切、较重要的C类工作是不重要或不紧急的。

“一寸光阴一寸金”，每天任务按百分之百的话，最重要的要务A占15%，所能产生的效能却能达到65%任务成果最高。相反C级要务占65%，却只能产生15%的效能，次要任务成果平平。剩下20%的要务划归到B级任务中。经过把教学事务按科学的ABC分类，让繁多复杂的教务事项立即会清晰、明朗化，处理任务A是必须用效率高的时间段，投入更多的时间和精力认真完成;而B任务是次之是应该做，而C类任务是不值得亲自去处理。通过ABC的方法科学分类，使教务员在有限的时间内有条不紊地完成各项工作，提高工作效率和质量，实现工作科学、规范、高效化。

（3）20/80时间管理法。对教务活动所产生的效能程度进行划分，一百多年前意大利经济学家帕累托发现的20/80效率法则。维乐费雷多·帕累托提出：在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子就能控制全局。二八定侓讨论的是顶端的20%时间，而非底部的80%时间。

把握教务工作中重要20%的最高效时间投入用于专门处理最困难的工作，抓住主要矛盾，把精力放在最紧急重要的事情上，就能撬动出80%的效率来。运用此方法，相反要避开用80%的时间处理的事务产生20%效能的高耗低能的事项。

3.时间管理的核心工作——持续执行的原则性

（1）以计划为导向，合理安排每天高效的“10分钟”。高效工作，计划为主，计划好关键的高效时间是时间管理的重要脉络，也是提高时间管理效率的首要目标，对教务员强化预防预测预知能力、制订科学的工作计划、熟练运用时间管理能力等具有指导性意义。如工作结束下班前的10分钟，更新事项日程，整理办公桌文件的条理性;清晨工作前的黄金10分钟，一天中最高效的时间段思考、检查计划，并适当的调整排列紧急重要事项的顺序及完成的合适时间。培养习惯高效的10分钟，同时将习惯嫁接在已有习惯之上，或者利用工具强制习惯。比如设置闹钟提醒，强化执行到位。能够减少大脑的决策，从而减少意志力消耗。创造力思维，做规划，专注做事。

（2）以目标为核心，统筹把握全局意识。教务员的工作性质决定了平时转的像个陀螺一样，从未停下忙碌的脚步，久而久之在“奋战”中迷失工作的条理，忙碌到崩溃，利用科学的时间管理锁定工作目标，站全局位置去思考、掌握、布置，从繁杂的事情中理出条理、简化工作、优化管理，抓大放小，同时保证随时正在做重要的事。目标明确，不在忙乱中浪费时间。找到工作中的“焦点”，一针见血地解决问题，事实上，工作不在于做了多少，而在于做的成绩、效果，是否在有效的时间内完成。具有紧急意识，分清轻重缓急和时间先后顺序。解决应急能力，有了紧急意识、紧迫感才是不断做好时间管理的动力，如能电话解决的绝不面谈，能自解解决的尽量不去兴师动众的开会;能立即处理的不闲谈，能当面解决的尽量不下文通知。

（3）以效果为策略，善于合作，学会借力省时。教务超负荷的动转工作已是不争的事实，为顺应教学管理多元化的要求，在教务管理活动中引用学生助理，将缓解教务人员的压力，并且更有利于学生素质全面提高，培养自立自强的同时，增强学生的实践能力、沟通协调能力、办公化应用能力，实现“学”“践”两不误。善于合作，懂理授权，简单事务不必亲力亲为、借力省时。对学生助理最好机会，从而协和处理简单事物，达到双赢的目的;简化报告通知文件，简明扼要，完整简洁，管理时间，这是时间高效的重要手段。

（4）關注细节、统筹兼顾。“成也细节，败也细节”，教学管事的大事小事芝麻事问题，确保计划的周密性，要在预测未知、发展趋势进行防治抵御，针对可能造成的重大教学事故的事务上建立预警机制;应急措施所有的待办事项进行紧急和重要性的排序后，尽量按主观意愿执行，在出现新的急事时，可能手头上正在处理的事情来说，立即变成不是最紧急重要的事。按事情的优先顺序安排是需要不断调整、改变，与其适应始终保持当前在做最终紧急重要的事务，以便最有效地利用当前时间完成。

因高校对教务员编制的限制、提升教学素质的进程和学分制改革多元化的教学服务，致使教学管理事务的不断增多、琐碎、杂乱，易造成教务员急躁情绪，因此在日常工作中要引起足够的重视，合理地利用时间进行梳理、引导、规范、管理，从而形成积极向上、低耗高能、筹划兼顾的工作状态。

参考文献：

[1]刘娇.独立院校教学秘书时间管理失当及应对策略[J].科教文汇：教育管理，2014（2）：194-195.

[2]庾丹.基于教务员立场提升高校教务管理工作效率——以华南理工大学广州学院为例[J].文教资料，2018（2）：165-166.