新时期机关档案数字化建设标准的探讨

摘 要：为了实现机关单位档案管理的与时俱进，引入信息技术、展开数字化建设受到了更多的关注。基于此，本文分析了新时期机关档案数字化管理的优势，从整理编码、档案材料的查缺、目录录入、档案扫描、原始及高清图像制作、审核与校对这几方面，阐述了新时期机关档案数字化建设的标准与策略。

关键词：新时期；机关单位；档案管理；数字化建设

现阶段，信息技术、互联网技术不断更新与发展，为我国机关单位的档案管理提供了新的方式。在新时期，机关单位档案管理的转型、创新与发展有着重要的地位。由于其能够提升机关单位的档案的服务水平，所以在《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中进行了重点的强调。为了实现机关单位档案管理的与时俱进，引入信息技术、展开数字化建设受到了更多的关注。因此，探究新时期机关档案数字化建设的标准与策略有着较高的现实意义。

1 新时期机关档案数字化管理的优势分析

第一，档案管理成本的降低。在机关单位传统的方案管理中，普遍应用了粗放式的管理模式。在这一过程中，需要增加管理人员、更新管理的软硬件设备等，导致了管理成本的大幅提升。而在档案数字化管理的支持下，档案均以图片、电子版的形式保存于系统中，节省了保存的空间，实现了档案管理成本的降低。

第二，档案利用率的提升。对于机关单位来说，档案的应用极为普遍。在档案数字化管理的支持下，能够及时向需要部门提供相应的档案信息，为决策提供参考。可以说，档案数字化管理实现了资源的共享，提升了档案的利用率，推动了机关单位档案管理的升级。

2 新时期机关档案数字化建设的标准与策略探究

2.1 整理编码

为了确保档案数字化转变的准确性与全面性，相关人员必须要对当前机关单位中具有的档案展开整理编码。此时，需要完成的主要工作及标准如下：整理机关单位档案盒内包含的所有零散材料，将其补充到干部档案中；严格控制四类、九类的分类情况以及排序标准；对所有档案材料的类号、页码等标注进行检查，确保其符合编注标准；当完成档案材料的排序后，要使用铅笔在所有档案材料的首页右上方位置标出类号以及顺序号，同时，要在档案材料的右下方标注页码。

通过这样的方式，相关工作人员能够对机关单位中包含的所有档案材料进行检查，确保了档案的全面性与整体性，为后续的数字化转化以及数字化信息库建设提供了更好的条件。

2.2 档案材料的查缺

在进行整理编码时，主要完成了档案的清点，并实现了内容的初步检查。为了最大程度的确保档案材料的完整程度，确保档案数字化建设的有效性，必须要展开档案材料的查缺工作。此时，相关人员要重点结合《干部档案审核工作检查验收评分表》中的内容完成档案的检查，保证檔案材料的规范性与完整程度[1]。一旦发现其中存在登记问题，需要结合相关要求，对档案展开查缺，并递交至相应的部门、人员处，完成材料信息的补充。

通过这样的方式，能够最大程度的保障机关单位档案的完整程度，为后续的数字化转化及信息库建设提供了更为准确、真实、全面的信息，保证了机关单位档案数字化建设的有效性。可以说，保障档案资料的全面性，是机关单位档案数字化建设过程中必须遵守的标准。

2.3 目录录入

在保障档案资料的全面及准确无误的条件下，相关人员需要逐步完成档案的数字化转化。在这一过程中，相关人员需要完成目录的录入，为后续的数字化档案填充提供指导。在录入档案目录时，必须要严格、准确的完成机关单位现有档案目录的输入，此时，要重点把控以下几项标准：要使用逐份录入的方式，严禁发生重复录入、多录或是少录的问题；要保证录入数字化档案库与管理系统中的目录内容与原始的档案中的内容完全一致，严禁发生错录的问题。

通过这样的方式，能够为后期在数字化档案库中查找特定的档案提供了更加方面的途径，提升了机关单位档案管理的效果，确保档案数字化建设在机关单位档案管理中的优势得到发挥。

2.4 档案扫描

对于档案扫描来说，其是机关单位档案数字化建设中的重要步骤，在扫描设备的支持下，能够实现纸质文档的数字化转化，使得纸质文档以电子图片的形式保存于数字化档案库中。在这一环节中，相关人员必须要依照十大类顺序完成所有档案的扫描操作。可以结合档案材质的不同，选择平台扫描与滚筒扫描的方式[2]。在实际的档案扫描过程中，相关人员要控制档案的摆放与扫描仪保持四角平行的状态，且不得对纸质档案造成损坏。

笔者认为，相关人员不仅要认识到机关单位档案数字化建设的重要性与必要性，还要对原始纸质档案的保护与管理进行关注。当前，我国档案管理数字化建设才刚刚起步，还有许多问题，包括信息安全问题、备份问题等还需要进一步解决与完善。因此，在当前进行的机关单位档案数字化建设中，要应用“双档制”的保存与管理方式，实现纸质档案到数字化档案的良好过渡。所以，在进行原始档案的扫描中，要重视起对纸质档案的保护。

2.5 原始及高清图像制作

当完成档案的扫描后，为了保证图像档案具有较高的使用价值，且能够在数字化档案库中得到较好的保存，相关人员必须要完成原始图像的制作工序。此时，要对扫描后的图像进行顺序的调整，确保其与纸质档案的顺序保持一致。同时，还要保证图像的清晰程度，确保上方的文字能够清晰的获取；要控制亮度适中，使得分辨率维持在300DPI；要保证不存在坏死文件以及黑屏；确保图像的页码连续，不存在错页；要对扫描图像展开纠偏处理，控制所有的图像偏斜每行首位小于1°。

另外，还需要在保证原始图像质量的基础上，制作高清图像。此时，需要遵守以下几项标准：高清图像排列与原始图像排列相一致；不存在油斑、黑边与黑点，肉眼观看能够达到清晰；能够实现自动居中操作；字迹清晰。

2.6 审核与校对

为了最大程度的保证数字化档案库中的档案内容与原始档案内容相一致，相关人员需要完成内容的审核与校对。此时，需要遵守以下几项标准：在处理图像的过程中，不能够损坏原始纸质档案内容的完整程度；要结合原始纸质档案，完成目录、原始图像以及高清图像的校对，确保内容、页码、顺序等一致。

3 总结

综上所述，在新时期，机关档案数字化管理有着较高的优势，需要相关人员重点关注与引入。通过整理编码、档案材料的查缺、目录录入、档案扫描、原始及高清图像制作、审核与校对，实现了档案数字化建设，保证了数字化建设符合标准与实际需求，促进了机关单位档案管理工作的升级。

参考文献

[1]何新华.机关档案数字化的困惑及应对措施[J].兰台内外，2017（05）：26-27.

[2]周莉.新时期机关档案室建设思路及要点[J].城建档案，2017（08）：83-85.

作者简介

曾媛媛，女，汉族，福建省霞浦县，霞浦县项目开发中心，档案中级，本科，研究方向：新常态下基层档案管理工作的思考。