浅谈企业档案管理及数字化探究

许瑛

摘 要：企业档案对于记录企业的发展过程、指导企业的生产经营具有重要意义，是企业非常珍贵的资产。随着时代的发展，纸质档案管理方式逐渐显露出其弊端，传统的企业档案管理制度已经不能满足企业的需求。对企业档案实行数字化管理能够提高档案管理水平，保证企业档案管理质量。本文分析了企业档案管理的现状，并对企业档案的数字化发展之路进行探究。

关键词：档案管理；数字化；企业

1 企业档案管理的现状

1）对档案管理重要性认识不足。目前我国企业面临着激烈的竞争环境，企业往往把关注的重点放在经营管理领域，而忽略了档案的留存、归档的重要性，使得档案管理工作成为企业中的边缘性工作。普通员工对档案归集工作积极性不足，可能使得部分档案出现缺漏、遗失现象；档案管理人员需要对各种档案进行收集、录入、处理，工作量大，但往往因企业对档案管理工作的忽视而造成人员配置不足，也对档案管理工作的完成带来了一定阻碍。虽然档案工作并不能直接为企业带来经济价值，但它会随着时间积累产生一定的历史价值。当档案成为重要法律依据时，当员工需要调阅查看历史文件时，就能体现其价值性。

2）档案管理方式落后。如今，随着企业档案的归档内容、分类日益增多，档案总量也越来越大，对企业原有的档案管理技术提出了新的挑战。传统的查档方法所需时间长，效率低下，手工档案管理方式已经无法满足现代企业的需求，正被现代信息技术所淘汰。而有些企业虽引入了信息化档案管理软件，但软件功能单一，比如软件仅局限于档案目录的编制、检索，却难以对信息资料进行有效的归类整理，不具备综合分析的能力。若想使企业档案管理工作真正发挥出其价值，还需对档案管理技术进行进一步革新。

3）管理人员素质有待提升。目前我国企业对档案管理工作重视不足，使得企业对档案管理人员的综合素质要求不高，这在一定程度上阻碍了档案管理工作的顺利开展。随着档案管理工作逐渐朝数字化、智能化方向发展，若工作人员不能发现并解决专业问题，或对工作重要性认识不足，都将给后续工作带来困难。因此，为了使企业的档案管理工作更加制度化、规范化、现代化，我国档案管理人员的专业水准和工作能力还需进一步提升。

2 企业档案数字化管理的意义

1）时代发展的要求。计算机技术的普及和迅猛发展对企业档案的数字化、网络化建设提出了必然要求。目前大多数企业都建立了自己的企业网，通过互联网来交流信息、交换材料、进行自动化办公，扫描仪等技术设备得到广泛应用，电子文件也大量存在于企业的经营管理之中。因此，仅靠纸质文件存档的方式已经不适用于如今的企业办公环境，档案信息的数字化已成为企业广泛使用计算机的管理背景下的必然要求。

2）提升档案管理水平。实现档案管理的数字化，不仅便于对档案信息进行整理、归档，还能够方便使用者进行快速便捷的查询，有效满足企业内部需要，使档案管理服务的质量得到显著提升。此外，数字化档案管理将有效减少档案资料的占地面积，节约企业资源，也避免了火灾、水灾等意外对档案造成损害，从而使档案管理水平得到进一步优化。

3）提高档案管理工作效率。首先，将档案信息数字化能够简化归档操作，提高档案归档的时效性，同时大部分工作可由系统自动处理，也能大大减少档案数据的录入工作，从而使繁琐的档案处理流程变得简便而高效。其次，数字化之后的档案信息便于检索，极大地方便了信息使用者，从而提升了企业整体的工作效率，使档案工作达成一个良性的循环。通过网络，档案信息使用者可以随时进入档案系统进行查找并使用信息资源，摆脱了传统档案管理方式在时间、空间上的约束。

同时，数字化系统也为档案管理人员带来了便利，管理人员手动翻阅纸质资料、装订档案的时间大大减少，提高工作效率，提升档案服务品质，更多的时间可用于完善档案数据和对档案管理工作进行综合性的完善。

3 數字化档案管理系统的构建

1）建立完善的档案管理机制。企业构建数字化的档案管理系统，首先需要根据企业本身情况统筹安排，构建整体的系统架构，为档案管理工作做好科学规划。在此背景下，一个完善的档案管理机制是档案管理系统能够顺利运行的基础。这就要求企业档案管理方式与管理水平不断更新，建立和现代企业档案管理相适应的档案管理体系。企业需要制定并完善信息管理的各项安全机制和规章制度，做好内部控制；并对信息进行标准化、规范化处理，保证信息管理系统与其他各系统接口的畅通，确保数据可以顺利传输。同时，企业档案文件的管理人员也需要遵循“统一控制，分层管理”的原则，在实际工作中严格按照相关的管理机制执行档案的收集管理工作，以确保档案管理系统的顺利运行。

2）构建档案管理数据库。一个全面、强大的档案管理数据库是档案系统效用最大化的有力保证。企业需要合理构建档案管理数据库，使各种信息资源得到统筹管理。企业应做好档案资料扫描、图像处理、业务管理、目录管理、信息查询、数据分析等工作，不断丰富档案管理系统功能，使其更多地为企业工作提供便利。同时还需采集档案信息资源，构建档案信息数据库。将电子文件根据企业需求合理分类归档；将纸质档案利用数据压缩、扫描仪等现代信息技术达成向电子档案的转换，并保证档案信息的完整性，从而使数据信息查阅和使用的便捷性得到提高，进一步促进档案管理水平提升。

3）实现企业自动化办公与文档一体化齐头并进。档案实现信息化的全过程也相当于文档一体化的整个流程。档案文件的形成过程体现了企业的工作流程，文件的整个生命周期也就是企业日常办公的主要内容的全纪录。所以，文档一体化和企业办公自动化是齐头并进、相互结合的，在建立数字化档案系统的过程中不能将二者割裂开来，需要着力实现日常工作流程与文档管理系统的紧密结合，以及企业自动化办公与个人信息化办公的紧密结合

4）构建安全保障体系。将档案信息进行数字化管理，虽然避免了纸质档案易于遭受的意外状况，但电子信息的安全隐患也不容小觑。随着企业档案管理水平不断提升，企业对于保密管理工作也日益重视。因此，在档案管理中，建立有效的安全保障体系、加强安全管理也势在必行。

企业需要对档案管理的安全保障技术应用进行部署，引进信息技术相关人才，综合采用访问控制技术、密钥技术等措施，对信息进行加密存储，对信息采取有效控制，进而保障档案信息资料的安全，避免别有用心的人员侵入系统，造成公司隐私数据的泄露。另外，对必不可少的纸质档案，也需合理确定对其处理归档的时间点，掌握档案储存室的人员控制，并保证良好的存放环境。综合利用以上措施保障档案的安全，便于确保档案资料完整，为人们有效使用档案信息资料创造便利。

4 结语

新时期，随着信息技术的发展和自动化办公在企业的广泛应用，档案数字化管理的发展趋势日趋明显。在此大环境之下，企业需要提高对档案管理工作的关注度，改变传统的管理观念，主动推进数字化档案管理系统的建立。做好企业档案信息化管理系统的构建，不仅能帮助企业提高工作效率，还能让企业在市场经济中的竞争力得到提升，使企业的发展得到全面促进。

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