如何加强疾控中心业务档案管理

钟俊英

摘 要：疾病预防控制中心业务档案为疾控中心工作者在防治疾病传播流行、增进人们身心健康科学技术活动中长期积累的资料，其对于传染病的疫情预测、流行病学分析、疫情流行规律研究，保障公共卫生安全具有积极的意义。因此，加强疾控中心业务档案管理工作至关重要。本文主要就疾控中心业务档案管理工作中存在的问题进行分析，并提出加强业务档案管理的方法。

关键词：疾病预防控制中心；业务档案管理；问题；方法

在疾控中心建设管理工作中，业务档案是各项工作信息的主要传承载体，而加强档案的管理又是保障疾控中心工作正常运转的基础，因此，疾控中心相关工作人员必须要加强业务档案资料的管理，确保疾病预防控制工作能够顺利开展[1]。本文就目前我国疾控中心业务档案管理工作中存在的问题进行总结分析，并提出加强业务档案管理的方法及注意事项，以供同行参考。

1 疾控中心业务档案管理存在的问题及原因

1.1 档案管理工作人员专业水平参差不齐

疾控中心业务档案管理工作涉及的资料较多，故其对工作人员的工作能力、专业技能有着较高的要求，然而当前大部分疾控中心的领导并不重视档案管理的重要性，安排专业不对称的工作人员负责档案管理工作，造成其工作效率低，出错率高，进而影响档案资料的真实性。

1.2 业务档案管理的相关规章制度不完善

疾控中心业务档案的管理工作除了对其进行整理外，还需准确记录和保存疾病疫情发生的时间、地点以及传染源、传播途径、易感人群、传染性强度等基本资料，这就要求档案管理工作具备极高的严谨性。但是，当前我国大多数疾控中心尚未建立完善的档案管理工作规章制度，也未提出规范化的档案资料管理标准，导致工作人员在档案管理中缺乏科学、严格的指导标准，以使业务档案的整理、分类不合理，不利于档案资料查找，也会影响资料的完整性。

1.3 档案对信息技术的利用程度较低

疾控中心业务档案管理工作较为繁琐复杂，单纯人工整理必定会造成工作失误，而随着信息时代的带来，信息技术可较好地解决这一问题，其能够智能地档案资料进行整理、分类和统计。然而，当前我国疾控中心虽配置了档案信息管理系统，但其利用度并不高，大部分医务人员仍习惯性地查阅纸质档案，以使信息技术在业务档案管理中的作用难以发挥出来。

1.4 档案资料管理模式较为落后

一些疾控中心受地区经济条件、医疗环境落后等因素影响，目前仍在使用传统的业务档案管理方法，其档案整理、分类方法较为固定、形式化，难以很好地适应目前迅速发展的医疗环境。而且部分疾控中心的业务资料多为静态档案，无信息化、现代化的影像学资料，不利于疾控中心向信息化管理发展。

1.5 档案资料的利用率、更新速度较低

经调查显示[2]，疾控中心中大部分档案的利用率是偏低的，甚至有少数档案无人问津，这就造成本地区出现与以往类似的病症时疾控中心不能迅速作出有效的反映，及早制定防控措施。此外，由于疾控中心非一线医疗机构，业务档案的更新速度跟不上实际疫情的发展，致使疾控中心不能在第一时间将疫情控制合理范围内。

2 加强疾控中心业务档案管理的方法及其注意事项

2.1 疾控中心需加强对业务档案管理的重视

虽然业务档案只是疾控中心管理工作的一个部分，但疾控中心在决定某一项决策时需以档案资料为理论依据，这就要求疾控中心的各级领导必须不断更新管理理念，增强对业务档案管理的认识，变换传统的管理方式，以使档案管理工作由以往的纸质资料向计算机网络化信息化管理发展，管理更为科学完善。只有疾控中心各级领导大力支持业务档案管理的创新，且经过管理人员的不断学习，才可以早日实现档案管理的创新。

2.2 进一步完善相关标准、法规与政策

在实际工作中，相关法律法规或制度是工作人员管理档案资料的依据，而且法律法规可为档案的信息资源开放和利用提供法律依据，利于推动信息化、标准化工作的顺利进行。因此，在档案资料管理过程中，疾控中心需依据自身实际情况建立更为完善的档案管理工作制度，然后还需对资料收集、整理、分类、调用等方面作出明确的规定，以使工作人员能够相关标准开展档案管理工作，有助于降低档案资料的错误率。同时，疾控中心还需定期对业务档案资料进行审核，并建立责任制，明确各个工作人员的岗位职责，进而有效约束工作人员的工作行為，促使疾控中心的业务档案管理工作向标准化、法制化、规范化方向前进。

2.3 加强网络设备建设

网络设备为疾控中心档案资料信息化管理的基础。当前，我国大部分疾控中心均建设了微机局域网，然而微机局域网的建设起点偏高，其既要满足部门内部信息的交流，又要配备扫描、拷贝、打印等一系列配套硬件来完成信息的输出和利用。鉴于此，疾控中心必须加大资金的投入，争取获得国家资金的支持，引进相关先进的网络设备，同时加强档案室中基础设施建设，充分利用各方的资源，以使其能够更好地满足微机局域网的需要，推动档案资料信息化建设发展。

2.4 加强档案管理工作人员的技能培训

传统的档案管理工作只要求工作人员能够在计算机上完成资料统计、检索、整理、编目以及借阅等。然而，近年随着信息化技术的不断发展，传统档案管理工作以向全面信息化管理发展，这就要求工作人员不仅要具有档案资料管理的专业技能，还要具备较好的网络操作能力。因此，需要不断加强工作人员的业务素质，定期对其进行专业知识、计算机网络技能培训，使其能够适应不断发展的信息化社会发展需求。

3 小结

业务档案是信息保存和传承的主要渠道，同时属于一项信息资源，对于促进社会的发展以及社会环境的稳定具有重要的作用。因此，疾控中心需加强业务档案的管理，完善档案管理的相关标准、法规与政策，并不断加强网络设备建设以及人才的培养，进而使疾控中心的病症、人员等相关业务档案资料得到更好的保存，以确保疾控中心可持续发展。

参考文献

[1]林强.福建省疾病预防控制机构消防档案管理工作探讨[J].海峡预防医学杂志，2018，7（5）：94-96.

[2]陈金玲.浅谈当前疾控中心档案管理工作存在问题与对策[J].档案管理，2018，10（3）：90-91.