人工智能在档案管理中的应用探析

孙星光

摘 要：随着科学技术的发展，人工智能技术广泛地应用于我们的工作与生活的方方面面。当前，人工智能也在档案管理中得到了有效应用，其为档案管理智能分类检索和智能安全管理等多方便的便利。笔者在本文中就人工智能在档案管理中的应用进行了初步探析，意在推动人工智能在档案管理中的应用，为档案管理带来一定的帮助，促进档案管理的进一步发展。

关键词：人工智能；档案管理；应用

1 引言

科学技术的发展推动了人工智能技术越来越成熟，才会被广泛地应用于我们的工作与生活当中。人工智能在档案管理中同样适用。其对档案管理的帮助是非常大的，下文将具体阐述人工智能在档案管理中的应用。

2 人工智能概述

人工智能其实是一门综合型的学科，是计算机科学的一项重要分支。这是一门专门研究人类智能并进行人类智能开发与模拟的科学。试图用与人类智能接近的智能机器设备代替人类进行工作。大体的人工智能包括对数据信息的分辨处理、对问题的处理、对信息的分析等内容。具体来说就是具备图像识别、语音识别、信息筛选等能力的机器设备。随着人工智能领域研究和开发的深入，人工智能切切实实能够为人们的工作和生活带来许多便利，提高了工作效率与生活质量。

3 当前档案管理中存在的问题

1）档案信息量庞大，给档案管理工作带来了巨大的压力。随着时间的推移以及城市建设发展的速度加快，再加上原有的档案信息库存，档案的信息量是越来越大了。这些档案信息包括纸质信息、影像信息、电子信息等等，因为信息的类别还不一样，因此档案管理起来就更加不容易了。

2）由于档案信息量庞大，因此在档案信息分类和整理的时候可能缺乏更加细致的分类与整理，这就造成档案信息的结构化分类不够明确的现象。因而在查询和利用档案信息的时候，搜寻的难度就会增加，从而降低了档案利用的效率与利用的价值。 这也是档案管理中面临的急需解决的巨大难题。

3）各个档案管中的档案信息是相对孤立的。无法实现档案信息的高速获取与高速交换的目的。在调集不同档案管的档案信息时，还需要进行一些列的复杂手续，还要加上人工进行配合才能够完成档案信息的调集。这明显与当前的信息化时代是不相符合的。

4 人工智能在档案管理中的具体运用

1）人工智能利用档案智能分类与检索。与过去传统的纸质版档案不同，现在的档案管理多为信息化数字档案管理。它包含数字档案、多媒体数字档案信息等。使用人工智能技术进行档案管理，那么就可以对档案信息智能分类和检索。这是因为人工智能具有自然语言处理的能力、模式识别与筛选的能力以及机器学习能力。其自然语言处理能力可以对档案信息文本进行分门别类与归纳，在需要查询的时候就可以根据设定好的训练文本样本进行识别与筛选，从而快速找到人们所要找寻的档案信息。智能搜索技术有两大类，一类是模式识别，另一类是神经网络。模式识别的作用是基于文本内容进行准确定位，搜索出准确的信息内容。神经网络的作用是能够进行自我学习和升级，根据过往的历史检索内容，主动寻找出相关的信息内容，为档案信息查找者提供更多的选择服务。人工智能使检索得到了高级化发展，为档案寻找者节省了许多检索的时间，大大地提供了检索的效率。

2）一般档案都有密级要求，对于那些要求保密的档案，档案的安全尤为重要。人工智能对于档案的安全也起到很好的保障作用。有了人工智能技术的介入，可以利用针对性的指纹识别、人脸识别以及虹膜识别等智能识别技术进行档案保护。在档案库房的门禁系统中加以使用这些智能识别，能够极好地阻止不被允许的人进入档案室，进一步提高了档案保护的安全性。有别于门禁系统这一实体保护，智能防火墙能够进行网络上的虚拟保护，拦截非法闯入者，以达到阻止网络攻击的目的。除此之外，也可以在档案室外使用人工智能监控技术，通过对原始视频图像进行检测识别与跟踪，从而测估出目标行为，在可能出现档案泄露危险的情况下产生警报，从而促使相关人员及时采取保护措施。

近几年来，城建档案的开放性和共享性明显增加，病毒攻击对档案生成和利用过程带来了严重威胁。智能防火墙和入侵检测系统可以从多个角度保障数字档案的安全性。智能防火墙可以识别、确定访问控制，对病毒尽快拦截，减少网络攻击，并且确保身份认证和审计管理功能的完善性。智能入侵检测系统不仅仅可以在最短时间里迅速的识别入侵现象，而且还能够自动追击攻击者，收集攻击数据。避免内部人员跨权限访问，要做好信息的查询、提取和利用功能。不允许外部客户随意的访问，要确保档案资源能够被记录下来。要对非法访问系统的行为及时控制，并将访问记录真实的记录下来，对数据进行分析和学习，从根本上提升防范水平，为档案安全管理提供技术支持。

3）建立智慧管理城建档案。城建档案管理系统保存着各类用地规划、地下管线等信息，采用智能检索和知识管理技术，对城建档案空间数据进行数据比对和关联分析，构建完善的数据集合，将信息进行提炼，选择有价值的信息。根据城建档案的扫描影像和照片等，快速准确的提取非空间数据档案信息，并做好加工处理工作。需要对语言、图片以及视频进行有效的处理，对非空间数据信息进行智能分类。被标注的训练文本样本进行稽核，大量的词语和关键词的文本划成一类，在其中找到文本属性和类别之间的关联，通过学习获得的关系模型和新的文本进行分类，利用文本分类，最终实现智能管理。

4）智能检索和利用。城市规划和决策工作需要有城市建设档案资料的支持，如果过程中城市建设档案资料的数据不够精准、不够完善就会带来决策上的失误。城建档案分类多样化，如果能够及时的引入先进的智能搜索技术，就能简化各类流程，提供的数据信息的有效性和准确性才能得到根本保障。智能搜索技术具体包括了神经网络以及模式识别两类。利用模式识别可以在城建档案文本的基础之上对有关信息进行准确的搜索和定位。通过神经网络的自我学习和进化，对档案利用者的历史检索对象进行分析，对档案利用者的相关信息进行深层次的挖掘，找到他们之间的关联，对档案利用者的检索目的进行预测，快速准确的将检索结果推动给用户，为档案信息利用者提供更加全面的服务。

5）合理利用智能专家系统管理的相关信息。所谓的智能专家系统主要是指企业在进行档案管理的工作中，利用計算机系统对专家进行推理和解决问题的方式进行模仿，获得更加精准的信息，有效的解决档案管理过程中存在的诸多问题。智能专家系统包括了获取、推理隐性信息等。这其中，隐性信息资源是档案管理系统得以有效运行的前提保障。企业利用专家系统，可以深入的挖掘企业内部信息。结构化的隐性资源，可以通过语音和文本的方式加深和专家的互动与交流，最终快速获取信息。由此可见，档案管理过程中，采用了人工智能的方式，极大的便利了信息资源的获取，也便捷了人们的使用。此外，人工智能技术在档案管理中不断的优化，也满足了用户多样化的需求，档案管理部门可以通过人工智能技术打造完善的业务网络系统，将档案系统业务进行了详细的划分，档案使用者只需要借助互联网就能够满足自身对档案的需要。

5 结束语

综上所述，随着人工智能的智能化和学习化程度的明显提升，也极大的便利了档案管理工作的有序开展。大数据时代的到来，档案管理中信息量较大，人工智能的出现正好弥补了档案管理中的诸多问题，这其中，智能分类、检索和安全工作也从根本上提升了档案管理的效率和质量，为用户更好的利用各类信息资源奠定了坚实基础。

参考文献

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[2]何丛戎.基于人工智能的城建档案管理系统建设研究[J].计算机产品与流通，2018（05）：120.