信息化时代下档案管理的创新及发展

魏国

摘 要：近幾年来，社会飞速发展、时代不断进步，我国已经步入到信息化时代。在这一背景之下，档案管理工作也发生了巨大的变化，机遇和挑战同时存在。本文深入的剖析了信息化时代，档案管理工作的具体情况，并指出新时代背景下，档案管理工作存在的问题，并根据这些问题，提出了针对性的解决方案，希望能够更好的推动档案管理工作的有序开展。

关键词：信息化时代；档案管理；创新

1 引言

随着计算机技术的发展，我国社会各方面都取得了巨大的飞跃，人们的生活也发生了明显的改变，信息化技术的发展对档案管理工作也带来了较大的影响，具体包括工作形式、方法和内容等方面，新时代和新技术都为档案管理工作带来了机遇和挑战。信息化时代给档案管理工作带来的较为直接的影响是让档案管理工作更加的便捷，但是同时信息化也会给档案管理工作带来诸多问题和挑战。

2 信息化时代档案管理的相关概述

2.1 信息化时代档案管理的定义分析

所谓的信息化时代下的档案管理主要是指采用先进的信息技术对档案中的信息进行收集和保存，并提供档案资源利用服务的过程。信息化时代下档案管理的主要特点包括：一是，信息时代下的档案管理工作要严格的遵循国家档案管理部门的有关规定，严格的按照已有的法律法规进行操作；二是，信息化时代下档案管理工作要打破传统的实物档案管理的限制，要朝着电子档案的方向发展；三是，信息时代下的档案管理要朝着数字化和网络化的方向发展。

2.2 信息化时代加强信息化管理的重要性分析

在信息时代下，档案管理工作可以直接上传和收集，电子档案的应用管理已经不再受传统管理模式的限制，开始朝着现代化方向发展。在信息化的推动下，档案管理利用现代化的服务手段和计算机程序能够实现电子文件工作程序，能够对电子文档进行自动归档处理。此外，信息时代之下档案管理创新工作满足了时代发展的需要，比如说，在线服务方便了人们的生活、工作和学习，信息获取的时效性得到了保障，也让档案管理工作不再受手工和被动管理的限制，形成了数字化的档案库，能够更加科学的管理各类数据和文献。

2.3 信息化时代下档案管理的任务以及内容

1）任务。信息时代下档案管理工作的主要任务是在档案行政管理机构的指导下，密切各个单位之间的联系，并且在各个单位中推进现代信息技术建设，建立在现代技术的基础之上，充分的开发已有的档案管理资源，从根本上提升档案信息化管理水平。

2）内容。信息化时代下的档案管理主要包括以下几部分：一是基础设施建设，信息时代的档案管理工作要想有序的开展，就需要有良好的软件和硬件作为支持，为了能够构建一个完善的平台，就要在之前档案管理的基础上，推动档案管理信息化基础设施的建设，要联系有关部门通力合作，共同推进档案管理的信息化进程；二是加强规范化和标准化建设，不同部门在对市场情况进行充分的调研之后，联系目前已有的规范来建设符合我国基本国情的档案信息化管理体系；三是要加强档案信息资源建设，档案信息资源建设要联合数字和公共档案资源库形成一个有机的统一体。

3 信息化时代下档案管理工作存在的问题

3.1 管理方法陈旧

分析目前的档案管理工作，可以看到其依然沿用了半传统的方式进行管理，档案信息更多的是用纸质文件进行记录，但是近几年来，数据快速的增长，需要处理的数据也明显增加，如果完全依靠纸质文件进行档案的存储，很容易出现缺页码和丢失部分文件的情况，档案数据的完整性得不到保障，如果这样的情况长时间得不到解决就会影响到单位的未来的发展。而且信息化技术如果长时间的停留在录入信息阶段，只是简单的分类整理，后期查阅和调用极为不便，信息化的档案管理 形式，存在有单一化和形式化的录入信息的情况。

3.2 档案管理工作得不到应有的重视

绝大多数人认为档案管理只需要简单的进行信息录入即可，不需要后期的整理，甚至有些公司的档案管理人员还有其他的工作，很难专心致志的开展档案工作，不能给公司增加收益，没有发展的可能性。但是通常情况下，档案管理工作应该是公司工作中的重要组成部分，一旦缺少档案管理，后续工作很难顺利开展，比如说如果数据管理人员长时间不重视自己的工作，不仅企业员工的资料会丢失，而且长时间合作的伙伴的信息也有可能会泄漏，给企业的发展带来了巨大的损失，很难顺利开展工作。长时间得不到解决，可能会影响到企业的发展，甚至可能造成企业经营的衰败。

3.3 未能及时更新档案信息

信息化时代，企业档案管理工作的重要性不言而喻，数据增长速度快，档案管理部门需要及时的更新工作设备，掌握先进的技术，一旦档案管理部门的工作效率得不到提升，就极有可能会影响到公司整体的工作效率。虽然很多公司配置了先进的档案管理设备，但是管理人员缺少专业知识，在认知上还有明显的缺陷，不能很好的使用先进的设备，资源严重浪费，这主要是因为信息没有及时更新，设施设备的利用率低造成的。

4 信息化时代完善档案管理的手段

4.1 健全法律法规

完善的法律法规体系是工作有序开展的前提保证，政策制度是工作开展的基础。在未来的发展中，我国政府需要在本身已有的制度的基础上，联系目前我国的现状和国情，针对目前档案管理工作中存在的诸多问题，进行法律法规的完善，保证法律法规能够为档案管理工作奠定坚实基础，能够更好的指导信息化时代下档案管理工作的顺利开展。

4.2 完善档案管理工作的人才建设

在未来的发展中，档案部门需要重视人才的培养。一方面，我国各大高校会输出大量的档案管理专业的人才，这也是未来我国档案管理工作人才的重要来源；另一方面，在档案工作的开展过程中，档案馆可以定期的组织培训，对档案管理人员进行专门的培训，提高他们专业的管理知识之余，还要尽可能多传授他们在开展档案管理工作中可能会用到的专业知识以及技能，提高他们的综合素养。同时，档案馆还要重视人才储备，加强和各大高校之间的合作，建立起实习模式，定向就业等，为档案管理工作储备充足的人才。

4.3 提升档案管理人员的创新和服务意识

信息化时代，在实际的工作中，档案工作人员不仅要培养创新意识，和时代共进退，联系当下的服务方式，为公众提供高效的服务。主要表现在，在开展档案管理的工作中，档案管理人员不能拘泥于传统的管理方式和方法，要充分的利用现代化的计算机技术和手段，高效的完成各类档案管理工作。

而且档案人员在工作中还要注意培养创新意识，不能一味的模仿，在实践过程还要学会应用新手段，提高档案管理的效率和效果，进而提供更好的服务。

最近几年，计算机技术开始广泛的应用到人们的工作和生活中，我国的社会经济发展较快，信息化时代的带来给档案管理工作带来了较大的影响，机遇和挑战是同时存在的。所以一定要重视档案人员创新和服务意识的提升。

4.4 合理更新各类信息设备

目前很多企业信息化设备较为齐全，但是现代管理数据较多，数据信息每天都在不断的增长，企业要想提升档案管理的水平，就要合理利用和更新设备，要分析企业的具体情况，选择最为合适的设备，更新系统，让资料的存储和管理工作都能得到保障，不会因为设备的问题，影响工作的开展。比如说，信息的录入、整理和更新，企业都要配备相应的设备。

5 结束语

综上所述，档案管理工作是管理中的重要组成部分，创新也是当下档案管理发展的必然趋势，时代的发展对档案管理工作也提出了更高的要求。所以，档案信息化管理需要满足时代发展的需要，与时俱进，不断创新，提前规划，在信息化时代的背景下做好档案管理工作，才能更好的推动档案管理工作健康有序的发展。

参考文献

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[2]郑博熙，程达王.信息化时代下档案管理的创新及发展[J].管理观察，2016（11）：29-30+33.