智能档案库房建设初步设想

曾晓莹

摘 要：档案作为重要决策信息的承载体，所反映的不仅仅是信息的完备性，同时也展示出了信息对于现代化决策的重要性。随着档案管理工作的现代化发展，档案载体的多样化和档案数量的急剧增加使得智能化档案管理实施成为紧急性的工作，并且对档案库的智能化建设也提出了较高的要求。在这样的情况下，有必要结合当前的技术和管理水平，对智能档案库房建设进行科学的规划，以引领智能档案库房建设的顺利开展。从现实的角度看，智能档案库建设需要从智能化温湿度控制、定时杀菌消毒、电子性的精细化管理系统和智能化的档案存取系统等几方面着手来进行规划，使库房充分满足现代化档案管理的要求。

关键词：智能；档案库房；建设；设想

随着信息在国家和社会发展中重要性的日益凸显，档案在优化管理思路、提升管理水平等方面发挥的作用越来越大，而如何对海量的档案资料信息进行有效的管理和利用直接关系到档案资源价值的发挥。在当前档案数量不断增加、档案信息愈加丰富的情况下，承担档案存储、管理与使用的空间资源条件对信息保存时效性的决定更加直接。对于档案管理单位来说，只有通过智能档案库房建设来为档案资料创造更加科学的条件，才能保障档案信息的长期保存与使用。

1 智能温湿度控制

外部环境对档案资料的寿命有着很大的影响，其中对档案信息影响最大的是空气的温度和湿度，良好的室内温度、湿度情况能够为档案的长期保存提供基本的条件支持。虽然档案室的温湿度变化情况与外部的整体趋势保持一致，但因为室内密封条件的影响，其变化的速度与室外有一定的差异，因此，在智能档案库房建设过程中要注意对室内温度、湿度情况的监测、调节和控制，确保室内情况达到最佳的档案管理要求。传统的室内温度、湿度调节方法主要有提升室内密封度、增强室内通风性、控制室内温度、做好除湿加湿等几个方面，虽然这些方法能够有效地提升档案库房环境的调控，优化档案信息管理条件，但通常需要由相关人员来进行操作，在及时性、全面性等方面存在一定的缺陷。

在智能档案库房建设过程中，要充分借助相关的传感器技术来构建库房环境监控系统，实现对库房的温度、湿度进行实时的检测、调控和数据反映。所谓的传感器是一种能够感受到库房内的信息，并将所检测的信息按照一定的规律处理后以电信号或其他形式的信息输出给相应的终端，使相关的系统能够根据所提供的信息作出相应行为的检测装置。

2 定时杀菌消毒

对档案资料产生重要影响的因素除了空气的温度、湿度以外，细菌也是对档案库房环境影响比较大的变量，并且其对档案资料的影响更加具有直接性和破坏性。

首先，对于新进库房的档案资料要采取低温冷冻的杀菌消毒方法。根据微生物学的原理，处于0℃以下温度条件下的有害微生物在经过一段时间后，其细胞原生质内的水分子会发生结冰现象，并产生机械性挤压或划擦细胞壁，最后造成细胞死亡，将虫卵杀死。因此，可以对新进库房的档案采取在-31℃～-26℃的环境下冷冻48小时的处理，将那些寄生在档案上的有害微生物消除殆尽，防止其在库房内的传播。当然，除了低温冷冻的杀菌消毒方法外，还可以通过真空充氮、硫酰氟和环氧乙烷来对档案进行处理，其中真空充氮主要适用于那些入库之前没有生虫霉迹的档案，是利用真空泵将杀虫器内的空气抽出，并充入适量的氮气，使档案中存在的细菌病毒在缺氧的情况下死去，这种方法适用于那些珍贵档案资料的保存；而硫酰氟和环氧乙烷则适用于经检查有虫害或者霉迹迹象的档案。

其次，入库人员进入库房之前先进行消毒。一般来说，入库之前的杀菌消毒只能够从档案入库方面对细菌病毒进行控制，而有害微生物进入库房的另一种途径就是附着在进库人员的身体上，因此，在日常的档案管理过程中，要对进入库房的每位人员进行必要的消菌杀毒。在智能档案库房建设过程中，可以采用风淋室等设备来解决这个问题。作为一种通用性较强的消菌杀毒设备，风淋室设备主要原理是：在离心通风机的作用下，空气经中效空气过滤器进入静压箱，然后经高效空气过滤器过滤后，从喷嘴处高速喷出洁净的空气，将人体附着的细菌病毒有效吹除，并且吹下来的细菌病毒通过一定的方式回收入中效空气过滤器，再次循环吹出，从而形成循环系统，防止那些未经净化的空气进入库房。

3 电子性细化系统软件

智能档案库房建设处理从库房环境方面为档案管理创造条件以外，还要考虑档案资料的使用，即通过科学化的电子性细化系统软件的开发和功能完善来提升档案资料的信息录入、查询、统计等工作的效率和效果，而这些功能的实现有赖于信息技术的开发与应用。就目前智能档案库房的建设来说，实现电子性细化系统软件的开发要基于RFID技术之上，该系统能够提升相关信息化系统的稳定性和系统性。

RFID技术主要是借助无线电波的读写功能来识别和标记相关媒介，从而提升档案管理的准确性[3]。从系统的模块方面来说，RFID档案管理系统主要由档案管理模块、数据处理模块和数据库模块三部分构成，其中档案管理模块主要实现實时监控、借还管理、基础管理等功能，数据处理模块主要是借助RFID设备来获取相应的档案信息，并通过不同的通信结构模型来获取传感器所传递的信息，将所获得的信息上报给档案管理模块，实现更加科学的管理；数据库模块主要是对于数据信息的存储和管理。

4 智能存取

在传统档案管理过程中，通常由档案管理人员人工地进行档案的归类、存档，这使得档案存放的位置的错乱，导致档案查找的效率降低。而在智能档案库房模式下，可以实现档案资料的智能化存取，借助智能机器人来取代人工服务，从而提升库房管理的效率和效果。就智能存取功能的实现来说，主要分为两个方面，即存和取。

首先，从档案的存储来说，智能档案库房实现了科学化的档案归类。在前期的档案归档过程中，相关人员通过将档案的一些基本信息录入相应的系统，并由系统生成唯一的档案二维码，作为档案管理的标志，并借助RFID技术对库房内存在的档案信息进行分级标注，为每份档案贴上相应的电子标签。一般来说，每份档案的电子标签包含两部分内容，其一是密集架RFID标签，其中备注各排密集架存放的档案盒的盒号等具体信息，其二是档案盒电子标签，主要注明每盒中存放的档案的数量、二维码信息等。

其次，从档案的调取来说，相关检索人员通过库房门内的嵌入式UHF进行远距离一体化标签读写器来对库房内的电子标签进行有效的读取，并对标签和二维码信息的匹配度进行判断，进而向符合匹配条件的密集架发出相应的打开指令，密集架在接到打开指令后弹出包含该二维码的档案盒，从而完成档案的定位查找任务。在确定完档案位置以后，库房内的智能机器人会调取所定位的档案资料，并通过自动化系统将档案资料送到检索人员的手中。

5 结语

随着档案信息在相关决策中重要性的凸显，以及档案信息种类与数量的几何级增长，如何通过智能化的档案管理系统构建来优化档案管理的路径，实现档案管理的现代化发展，成为目前档案管理部门重点思考和解决的问题。而物联网、大数据、人工智能等技术的不断呈现，智能档案库房建设的技术要素已经初步具备，在这样的情况下，就需要融合相应的人才资源来实现智能档案库房建设，将智能化的库房管理模式由理论转变为现实，从而推动档案管理的全新发展。

参考文献

[1]高晶.档案库房温湿度的调节与管理[J].东方企业文化，2014（20）：158.

[2]黄莉.河南省档案局新建档案馆消毒系统的建设[J].档案管理，2016（01）：74-75.