智能化时代下的档案管理新模式探讨

摘 要：智能化时代背景下传统的档案管理模式难以适应时代发展的新要求，档案管理的数字化、信息化乃至智能化已成为当前探讨热点。本文重点探讨智能时代下的档案管理新模式，首先分析档案管理智能化的必要性与可行性，进而探讨融合“文-理-工”多个专业人才与知识的人员队伍建设，并提出依托大数据、物联网、人工智能等技术的档案管理智能化平台建设方案，提高档案管理效率，实现档案管理全面智能化。

关键词：档案管理；智能化；人工智能；大数据；学科交叉

伴随着大数据、物联网、人工智能等新兴科技的飞速发展与革新，智能化时代已成为人类社会未来发展的必然趋势。在此背景下，传统的档案管理模式已经难以适应时代发展的新要求，档案管理的数字化、信息化乃至智能化已成为当前探讨热点。本文重点探讨智能时代下的档案管理新模式，在分析档案管理智能化的必要性与可行性的基础上，探讨融合“档案管理→数据科学→自动化与计算机技术”多个专业的“文-理-工”跨领域交叉人才队伍建设模式，进而提出依托新兴技术的档案管理智能化平台建设方案。

1 档案管理智能化的必要性和可行性

1.1 智能化时代下档案信息具备大数据特征

智能化时代要求档案管理打破时间与空间限制，实现不同地区、机关单位、各级部门的档案信息互联与互访，相应的档案数据即具备如下特征：1）数据体量大：不同地域各个部门每天产生大量的档案信息，日数据量以指数级增长，呈现明显的海量性；2）处理速度快：档案信息涉及面广，信息更新快，需较快的海量数据处理速度与处理能力；3）数据类型多：档案信息的数据以多样化形式存在，既包含文本数据、图像数据、音频及视频等多媒体数据等异构数据，又有静态数据、动态数据、噪声数据等，具有明显的异构性和多态性。因此，智能化时代下档案信息具备数据体量大、处理速度快、数据类型多、蕴含价值高的“大数据”特征。

1.2 档案管理智能化是时代发展的必然需求

随着各单位档案信息种类和数量的几何式增长，涉及内容不断的扩大，档案的维护、保存、传输和更新等相关管理工作面临很大的挑战。传统档案利用纸质作为信息存储载体，档案信息的存档、传输、查询、利用流程及其繁琐，信息筛选和挖掘周期长、效率低， 浪费大量人力物力，且纸质档案在存储与传输过程中可能导致损坏甚至遗失，阻碍了信息档案资源的共享。档案管理智能化依托大数据、物联网与人工智能等先进技术将纸质档案信息转化为可记忆、可再现、可共享的数据，可实现信息数字化传输，提升信息传输的效率和安全性。

1.3 档案管理智能化体现了多领域交叉融合

智能化时代下档案管理不仅是档案学、图书馆学等文科领域学科的交叉，更是与数据科学、计算机科学、自动化等理科及工科学科的交叉融合。在档案管理智能化平台的软件系统操作与运维、平台内部智能化管理与决策策略的制定与优化等多个环节，离不开工科及理科等专业领域的知识。而目前在档案管理中学科交叉融合不充分、“理-工”学科专业知识及人员不完备已成为档案管理智能化的“断点”。因此，档案管理智能化是多领域学科交叉融合的体现，有必要从多学科交叉融合的视角出发，深入探讨档案管理中设计的多学科交叉人员结构及知识体系构建问题，为智能化平台的建设与实施推广提供基本前提与人员、智力保障。

2 智能化时代下档案管理新模式与建设方案

2.1 智能化时代下档案管理思维的转变

传统的档案管理由于管理人员不重视、监管制度不到位等多种因素，导致在档案采集、查询、传输及利用过程中效率低，有效信息的挖掘和利用程度差。随着智能化时代的来临，面对档案信息载体的多元化、范畴的广泛化及形式的多样化，对传统档案管理思维方式的转变已然迫在眉睫，有必要从思维转变这一根源出发，通过设立考核制度、开设业务培训、组织学习交流等多种方式，首先引起管理团队及档案员对档案管理智能化工作的认可与重视，进而开拓新视野、汲取新知识，改变单纯的以保存、检索等为主要的档案信息管理及服务理念，将网络化、智能化的档案管理作为未来档案管理与服务的优选方式。

2.2 智能化时代下档案管理人员队伍建设

档案管理智能化建设中，人员队伍是主要的实施推动力，档案管理管理者及档案员的知识体系与业务能力是核心。鉴于智能化时代下档案管理存在的多领域专业人员及知识交叉融合不充分、人员队伍建设不全面的问题，建议采用融合“檔案管理学→数据科学→自动化与计算机技术”多个专业交叉融合建设模式，打破专业限制，发展完善档案管理工作的队伍建设，组建入口多元化的“文-理-工”跨领域档案管理人员队伍，引进一批具有专业知识与技能的档案管理智能化高素质人才，如计算机科学、软件工程、自动化、数学等专业，破除专业壁垒。同时，提升人才团队建设的专业知识，及时了解发展动态与热点前沿，完善知识体系，为档案管理智能化的实施与推动提供基本前提。

2.3 档案管理智能化平台构建

面对档案管理智能化的迫切需求，围绕档案信息“生成→存储→传输→应用”的各个环节，建立基于大数据处理技术的档案管理智能化平台，在档案信息生成与采集环节，形成“主管部门档案录入-个人自主信息填报-实时数据自动更新”的档案信息建立方式，利用大数据技术进行档案数据清洗，实现档案数据去噪、以及异构数据的统一表达，构建档案信息大数据资源存储库。进而，依托物联网技术构建不同地域、不同单位、不同部门的档案信息共享网络平台，打破档案管理工作中存在的时间及空间壁垒，实现相关单位、个人及管理部门对档案信息共享与透明互访。

在形成基于人工智能技术的智能管理与可视化交互的基础上，依托人工智能算法在自然语言处理、模式识别及数据挖掘的性能优势，对档案信息进行智能分类、归纳、检索及推送，通过循环神经网络等深度学习算法，提取档案文本特征及文本属性，挖掘不同类型数据之间的关联关系，实现文本档案的智能分类与管理。同时，通过卷积神经网络、图神经网络等图像、视频识别技术，对档案中的图像及多媒体数据进行智能识别、语义分割、实例分割，进而将抽象的档案信息知识转换为直观的可视化图形，实现管理人员的可视化交互。

3 结语

综上所述，在具有大数据特征的档案数据管理智能化平台建设过程中，应首先转变思维方式，进而建设融合“文-理-工”多个领域多个专业的人才队伍，应用大数据、物联网技人工智能等技术实现档案管理的智能化。档案管理智能化建设能够打破传统档案管理时间及空间的限制，提高档案管理效率与智能化水平，以适应时代发展的需求。

参考文献

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作者简介

王金兰（1973-），女，汉族，山西大同人，专科，档案助理馆员，研究方向：档案管理。