事业单位档案数字化建设的措施分析

洪菊

摘 要：档案管理作为事业单位的一项重要工作内容，通过对信息技术和数字技术的应用，能够保证档案管理质量与效率。新时期事业单位要充分认识到档案数字化建设的重要性，不仅要建立与之相应的管理制度，也要在数字化设备上增加投入力度，并培养档案管理人员的专业素养。这样事业单位档案管理数字化水平才能实现提升，将档案的最大价值真正体现出来。本文将简述事业单位档案数字化建设的现状，并提出了具体可行的应对措施。

关键词：事业单位；档案管理；数字化建设

基金项目：本文系中国核工业地质局《放射性矿产地质档案项目任务书》“放射性矿产地质资料保管状态调查”（项目编号：201801）。

近年来计算机技术、通信技术和互联网技术等发展很快，事业单位若是不及时在档案管理模式上作出改变，将难以适宜时代发展的部分，也不利于档案管理效率的提升。事业单位要从以往纸质档案整理与加工等方式上作出转变，积极应用各项先进技术，实现对档案的数字化管理。事业单位通过发挥出数字技术的作用，才能有效节省人力与物力，并促进纸质档案顺利向数字档案转变，也为今后档案管理工作的有效开展打牢基础。

1 档案数字化概述

所谓档案数字化，即通过多种形式信息采集设备转化档案的过程，在纸质档案数字化处理中，通常要利用扫描设备采集信息，在计算机中存储获得的信息，并形成图像文件。事业单位纸质档案转变为数字格式主要采取以下方式：第一，对纸质档案进行扫描并通过图像方式进行储存，也可以通过OCR字符识别转换为文本文件。第二，通过微缩胶片影像实现数字化转换，也可以通过数码相机完成拍摄。在此过程中事业单位对纸质档案进行直接扫描，能够发挥出经济与便捷等优势，纸质档案进行数字化处理后，有利于更加妥善存储图像文件，并建立相应信息数据库，达到快速检索与引用的目的。

2 事业单位档案数字化建设的现状

分析事业单位档案管理工作来看，虽然也应用了数字化技术，建立了相应的数字平台，然而在档案数字化管理上仍然停留在初级阶段，很多单位在执行上出现了不到位的问题。具体来说是未配置完善的现代办公设备，事业单位在档案数字化管理中，只是简单的应用了计算机与软件，不能保证档案管理效率的提升。当然也有的事业单位应用了数字档案管理系统，并具备较强的数字化管理能力，然而在实际中未将行为规范明确下来，也忽视了对先进的现代设备的配置，不能实现档案管理数字化水平的提升[1]。在档案调阅过程中，也没有将便捷性体现出来，即使部分人员具备较强的数字化管理理念，但是因为缺乏了一定的数字化硬件与软件设备，不能在配置上达到最优化，这样也为事业单位档案数字化建设的正常进行带来了一定阻碍。当前事业单位档案在检索效率上也有待提升，這是对数字化档案管理来说，计算机检索作为一项关键性内容，除了能够让传统人工方式得到转变以外，也在档案管理质量与效率上提供了可靠保障。然而现阶段事业单位在档案检索技术上还比较落后，档案检索效率始终处于低效状态，在此背景下为数字化档案管理带来了不利影响，也不利于让事业单位档案真正的价值得到发挥。

3 事业单位档案数字化建设的措施

1）转变档案数字化管理理念。近年来计算机信息技术发展很快，也在我国各行各业得到了进一步的普及与应用，对事业单位档案管理人员来说应该尽快树立起数字化理念，能够熟练运用数字化技术和网络技术，完成对以往档案材料的数字化批量采集、整理与处理[2]。这要求事业单位领导也充分意识到档案数字化建设的重要性，在档案收集、整理、统计与查阅等方面尽快实现数字化，并在单位内部宣传贯彻数字化理念，并给予更多资金与人力方面的支持。这样才能真正发挥出数字技术在档案管理中的作用，也为事业单位的发展打牢了基础。

2）完善事业单位档案管理系统。在事业单位档案数字化建设过程中，必须充分应用计算机网络，让所有档案得到有效的归集与整理，让传统纸质档案通过数字化形式在数据库内进行存储。而对事业单位新形成的数据来说，要在归集分类后在计算机中存储，通过实行这种管理模式，档案管理能够更加有序进行，也为工作人员调取资料创造有利条件。事业单位在档案数字化管理中，要借助的计算机打造完善的档案管理系统，并充分考虑到实际需求，将所需的各项设备设施确定下来。事业单位应该在内部形成相应的局域网，从而打造具备联网性质的档案存储数据库，让各项档案得到统一存储与管理。

3）加强档案资料安全管理。事业单位实行档案数字化管理后，还要关注对档案资料的安全管理，提高在这方面的关注度。第一，事业单位在建立数字化档案数据库时，应该全面、细致筛选生产厂家与供应商，同时结合自身管理特点与设计标准，将最适宜的设备确定下来，从而为数字化档案提供安全保障，也确保档案资料数据库的作用得到有效发挥[3]。第二，事业单位应该提高对设备使用状况的重视程度，逐步对数字化档案管理软件设施配置齐全，让今后功能升级获得良好的条件，从而数字化档案管理系统才能尽快得到更新。第三，事业单位要充分考虑到档案资料价值，将相应级别保护设施确定下来，避免一些机密信息被不法分子获取，对事业单位各项工作带来不利影响。

4）提升档案管理人员专业素养。事业单位要想促使档案管理数字化建设的高效进行，应该加大对档案管理人员的培养力度，促使其综合素质与专业能力不断提升。通过打造一支素质高、能力强的档案管理人才队伍，才能让各项生产设备得到有效应用，并体现出科学管理理念，也保证工作成效的不断提升。对事业单位档案管理人员来说，应该具备丰富的档案管理知识，掌握必要的技能，能够跟上时代发展的脚步，主动学习数字化技术，在工作中总结经验，解决档案数字化建设中遇到的问题。事业单位要想提升档案管理人员综合素质，可以采取“引进来”与“走出去”的方法，所谓“引进来”，主要是引入一些专业基础扎实、信息素养较高的档案管理人才，而“走出去”则是加强对已有档案管理人员的培训工作。

对事业单位档案管理部门来说应该制定完善的培训计划，从岗位需求出发，让档案管理人员真正胜任工作岗位。在事业单位档案数字化建设过程中，对于档案资料的输入、输出、移交和管理等环节来说，通常需要利用网络完成，此时黑客、木马等档案管理数字化运行威胁较大，如很多机密文件容易在黑客攻击下出现失真与泄露的情况，将严重破坏档案的完整性[4]。进入网络时代后，事业单位档案管理人员要充分意识到档案安全的重要性，不仅要不断对管理体系进行更新，也要注重及时找出漏洞，寻找缺陷，尽快解决，为事业单位档案数字化管理创造更加有利的条件。

4 结语

总之，在数字化背景下，事业单位也要注重对档案的数字化建设，这样能够保证各项珍贵档案资料得到有效管理，也为今后的查询与利用奠定有利基础。对此事业单位领导要在思想上提起高度重视，从当前档案数字化建设现状出发，尽快采取有效的应对措施，主要包括完善档案数字化管理制度，引起先进设备与技术，并培养更多专业档案管理人员。这样才能保证数字技术在档案管理工作中发挥出应有的作用，也为事业单位的发展创造了更加有利的条件。

参考文献

[1]徐凤华.关于事业单位档案信息化建设的几点思考[J].科技经济导刊，2019，27（14）：41.

[2]付亚萍.事业单位档案数字化现状及路径探索[J].办公室业务，2018（23）：76.

[3]邢萌.事业单位档案数字化建设的路径选择分析[J].办公室业务，2018（20）：179.

[4]李美艳.浅析机关事业单位档案管理工作的问题与对策[J].黑龙江教育学院学报，2018，37（09）：154-156.