信息化条件下高校电子会计档案管理策略探析

尹绯

摘 要：分析了电子会计档案管理现状，结合高校会计工作实际，提出了信息化条件下高校电子会计档案管理新思路和新方法，以期提高高校会计档案管理效率，为全方位提升高校财务服务管理水平，助力提升高校党政机关综合管理效能提供坚实的电子会计档案资源支撑。

关键词：信息化；电子会计档案；管理策略

1 电子会计档案管理现状

2015年财政部、国家档案局令第79号发布修订后的《会计档案管理办法》，提出了加强电子会计档案管理要求；同年国家档案局发布《企业电子文件归档和电子档案管理指南》，规定了电子文件归档和电子档案管理基本原则和技术规范，为加快推进电子会计档案管理提供了支撑；2018年《电子商务法》颁布实施，明确了电子发票与纸质发票具有同等法律效力，奠定了电子会计档案管理的法律基础。

2 高校电子会计档案管理现存问题分析

2.1 电子会计档案管理制度不健全

自2009年两办印发《电子文件管理暂行办法》以来，至2018年，累计发布电子文件管理国家标准40余项，构建了较为完善的电子文件管理标准体系框架，奠定了推进电子会计档案管理的制度基础，但高校会计档案管理制度建设滞后，仍以纸质会计档案为主要管理对象，以线下收、管、用为主要管理模式，管理制度对形势发展的适应性较差，对电子会计档案管理工作的指导性较弱。

2.2 电子会计档案管理基础设施建设不协调

在“智慧校园”和“智慧财务”推进实施过程中，缺乏统筹规划和全方位需求调研，强调着力加强电子发票系统和财务报销系统建设，既未在系统中预留电子发票归档接口和路径，又未建设专门的电子会计档案管理系统，造成无法实现发票开具、入账报销、归档管理全程在线办理，形成了“事情办理在线电子化，归档保存线下纸质化”的尴尬局面。

2.3 电子会计档案资源服务水平较低

会计档案资源服务是会计档案管理的“最后一公里”，高质量的会计档案资源服务是提升会计档案管理工作价值的重要方面。目前高校电子会计档案资源服务起步晚、起点低，服务内容仍以提供纸质财务凭证和报销票据为主，服务方式以点对点的到馆服务为主，导致服务对财务管理的渗透性较弱，无法为高校财务管理决策提供支持，服务受地域空间限制较大，无法实现对高校所有职工全覆盖，财务活动主体在接受会计档案资源服务时体验较差，无法提升其获得感。

3 高校电子会计档案管理策略

3.1 完善电子会计档案管理制度

电子会计档案管理制度要具有针对业务和需求的适用性，应结合高校财务管理的特点，以国家电子文件管理标准体系框架为基础，坚持具体问题具体分析，完善高校电子会计档案管理制度可以“三步走”。

1）建立以职责为基础的电子会计档案管理“基础制度”。电子会计档案管理是一项多方参与、共同协作的活动，财务部门、档案管理部门、信息技术部门各有其责。加强电子会计档案管理应首先明确电子会计档案全生命周期内各个阶段相关部门责任和义务，建立责任清单，划清职责边界，确保电子会计档案在全生命周期内流向可控、质量可靠。

2）建立以保障质量为目标的电子会计档案管理“技术要求”。高校会计档案是高校经济业务活动的原始记录，具有真实反映经济业务活动过程、明确经济责任的重要作用，但由于电子会计档案与纸质会计档案相比，具有来源广泛、业务伴生、三元合一、依赖系统、形式多样等特点，保证电子会计档案完整①、真实②、安全③、可用④就成为电子会计档案管理的重中之重。电子会计档案在形成、流转和归档保存过程中产生的信息都保存在电子会计档案元数据中，参照ISO23081-1文件元数据、DA/T 46-2009文书类电子文件元数据方案建立电子会计档案元数据方案，保证电子会计档案不管在财务系统中，还是在电子会计档案管理系统其元数据信息都保持一致，确保电子会计档案的“四性”符合要求。

3.2 协调推进电子会计档案管理信息化建设

电子会计档案管理信息化建设是电子会计档案管理的物质基础，在“智慧校园”建设和“智慧财务”建设过程中，将电子会计档案管理信息化建设纳入统筹规划，同步建设，通过搭建集成自动化的电子会计档案管理系统，开发有实用性的功能模块，优化工作流程，应用领先信息技术，打造绿色账本，实现电子会计档案管理工作价值。

1）搭建电子会计档案管理系统。依托高校“智慧财务”，按照文档一体化思路，搭建电子会计档案在线收集、整理、归档平台，加强财务系统、报销系统与电子会计档案管理系统无缝衔接，实现财务领域业务流、凭证流及文件流融合贯通，财务业务处理完毕，经电子签名和版式化转化，自动将相关电子发票和电子凭证归档到电子会计档案管理系统，系统自动创建类目、案卷信息、文件信息、自动抓取元数据和电子文件。

2）采用多项综合措施保障电子会计档案安全。保障电子会计档案安全是会计档案管理工作的生命线，在电子会计档案管理系统中嵌入数字签名、多重防伪、身份认证、内容保障等技术措施，确保电子会计档案在形成、流转等各个环节都真实、完整、可用、安全。

3.3 加强电子会计档案资源开发利用

电子会计档案管理的最终目的是为高校财务经营决策提供高质量的服务，让电子会计档案信息资源可以真正融入高校财务部门解决问题的决策支持环境之中，针对目前高校对电子会计档案资源服务的现状及需求，提出以下解决策略。

1）打造嵌入式的电子会计档案资源服务产品。电子会计档案信息资源服务已不再仅仅是“你需要什么，库房有什么，我就提供什么”这样简单的模式，财务部门需要的是能够融入其财务活动环境的解决方案。基于这一需求，电子会计档案资源服务的内容须由电子会计档案实体服务向嵌入财务部门财务决策活动的电子会计档案知识产品转变。

2）构建财务活动主体信息行为模型。财务活动主体在电子会计档案管理系统的日志数据中隐藏着其对信息资源需求，加强对财務活动主体海量行为日志进行统计、分析，总结其资源检索时的偏好，跟踪其使用倾向，建立其信息资源行为模型或规则，然后为其提供时间性强、针对性强、集成性高的电子会计档案资源服务。

3）发展移动服务。移动通信技术突破了信息资源利用在时间、空间上的限制，活动主体可以随时随地通过移动终端获取所需信息资源。在此背景下，可以在电子会计档案管理系统的基础上发展数字移动服务，通过短消息、语音服务、WAP站点服务、APP等方式实现最新电子会计档案资源的短消息推送、移动OPAC系统查询、移动终端检索、移动下载、移动参考咨询、情境感知等服务，提升财务活动主体接受会计档案服务的满足感和获得感。

4 结束语

加强高校电子会计档案管是一项重要的基础性工作，需要适时大胆创新，与时俱进，为推动高校高质量持续发展提供坚实的电子会计档案资源支撑。

注释

①完整：电子会计档案的要素（即内容、背景和结构）没有残缺，没有被篡改和删除。

②真实：电子会计档案内容、结构和信息背景经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成的原始状态一致。

③安全：电子会计档案在授权范围内使用，未发生泄密、丢失。

④可用：电子会计档案可以被检索、读取和理解。

参考文献

[1]财政部、国家档案局令第79 号.会计档案管理办法[Z].2015-12-11.

[2]王万海，丁卫萍. 新形势下高校会计档案管理问题探讨[J] . 财会研究，2016（07）：60-62.

[3]安玉英.谈我国高校财务档案信息化建设[J].辽宁师专学报（社会科学版），2016年（05）：132-133.