机关机构改革档案处置与管理有关问题的思考

甄美英

摘 要：为做好机构改革中的档案处置与管理工作，各级党委、政府都公布了机构改革方案，其中都提到了档案处置原则。2019年初区（县）级机关机构改革开始进行，档案处置工作作为机构改革中的一项重要工作，必须与机构改革单位调整、人员变动同步进行，做到思想不乱、队伍不散、工作不断。

关键词：机构改革；机关档案管理；问题；思考

2018年3月，中共中央印发了《深化党和国家机构改革方案》，要求所有地方机构改革任务在2019年3月底前基本完成。新一轮的机构改革拉开帷幕，根据《关于做好党和国家机构改革有关事项的通知》（中办发电〔2018〕12号）的文件精神，作为一名基层档案工作者，如何使机构改革涉及单位的档案移交、接收工作能稳妥有序推进，更好的发挥机关档案在机构改革中的服务功能，提高机关档案的科学管理和服务水平，笔者就结合近年来从事机关档案工作的经历谈谈一些体会。

1 机构改革中档案处置与管理的问题

1.1 档案部门要提高工作主动性

要做好涉改单位档案工作，档案部门必须摒弃自己是弱势部门的思想，争取成为全区深化机构改革协调小组的成员，预先了解机构改革动向，及时掌握不再保留、纳入重新组建机构的部门和单位的情况，新组建机构的情况，保留原机构名称、优化职能或部分职责发生变化的单位情况，以及仅涉及更名、调整领导管理体制的机构情况，为提前做好档案处置提供依据，为跟踪指导后续工作做好准备。

1.2 使涉改单位快速弄清档案局、档案馆的职责分工

本次机构改革中，档案局和档案馆分开，在区（县）级机构改革中，原档案馆承担的行政职能划入区委办公室，区委办对外加挂档案局牌子，档案馆仍作为区委直属正处级事业单位。使涉改单位及时了解档案局、档案馆的职责区分，对于做好机构改革档案处置工作也十分必要。

1.3 涉改单位要明确职责，避免档案人员过早撤离

在机关日常档案工作中，有一部分单位的领导对档案工作职责梳理不清，认为档案工作只是办公室的事情，作为主管领导应该干什么、主管领导应该管什么不清楚，办公室和各科室都应该做哪些工作分不清楚，致使单位领导档案工作履职不到位。而在本次机构改革中，有的单位合并，有的单位拆分，有的单位职能划走，这不可避免地引起人员的变动，所以更要提前明确职责，避免出现人员过早撤离而档案工作无人问津的现象。

1.4 有的单位档案人员业务不熟，影响档案处置工作进度

档案工作不仅是一项管理工作，而且是一项专业性、技术性很强的工作，需要档案人员熟悉业务知识，懂得文件材料收集的原则、整理的标准、归档的要求等，同时还必须熟悉档案归档软件的使用，这样才能做到档案处置工作及时推进，收放自如。

1.5 避免档案处置混乱和管理丢、漏、失情况发生

机构改革职责调整单位由于涉及人员变动，会造成人心不稳。在这种情况下更要做到档案工作不断、不乱，涉改单位要根据有关规定进行档案科学处置，有效避免档案丢、漏、失等问题发生。

1.6 避免档案利用出现矛盾

档案工作可以简明地概括为“收、管、存、用”四字，其中“用”是做好档案工作的最终目的，本次机构改革中，有的单位撤销、有的单位部分业务职责调整，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《机关档案工作条例》规定，这些情况下，档案均不得分散。而撤销单位的人员或职能划走的人员如何利用原单位的档案，必须在交接时予以明确规定，避免档案利用时出现矛盾。

2 解决机构改革中档案处置与管理问题的对策

2.1 解决档案意识淡薄问题

要解决单位档案意识淡薄的问题，主要是解决领导观念问题。为做到机构改革中档案处置工作不缺位、不混乱、不乱作为，首要是做好自上而下的重视。在青岛市崂山区的机构改革中，区委主要领导积极上位，在全区机构改革会议上大段脱稿强调做好档案工作的重要性，要求全区各涉改单位要提高政治站位，牢固树立“四个意识”，以对党的事业负责、对历史负责的责任感和使命感，强化责任担当，采取必要措施，使档案得到妥善安全处置、档案工作得到进一步加强。要求涉改改革的部门和单位要建立健全档案处置工作领导机制，为妥善处置保管档案提供有力保障。要求新組建和设立的部门或单位，及时建立健全档案工作制度，落实档案人员和档案安全保管措施，推进档案管理法治化、规范化、制度化，确保机构改革过程中档案管理工作不断、不乱。提出档案处置工作主要做到16个字方针：收集齐全，整理规范，清点准确，交接完备。各单位领导的重视，对于推进档案处置工作必然产生极大的促进作用。

2.2 档案部门要提高参与机构改革的主动性

对于档案部门而言，提前介入机构改革，及时掌握改革动态是做好涉改单位档案工作重要一环，也是体现档案部门价值、政治站位的重要作为。在崂山区的机构改革中，崂山区档案局、档案馆的领导，主动要求提前介入，及时与区机构编制委员会办公室联系，提前了解到了机构改革变化情况，提前做好涉改单位档案管理处置计划，避免了因机构变动或撤销后无人管理档案情况的出现。

2.3 使涉改单位明确档案局和档案馆的工作职责

档案馆要积极做好档案接收进馆的各项准备工作，防止因接收不及时出现档案遗失等问题。实际操作中由于档案局人员尚未到位，档案馆就应该责无旁贷地肩负起档案局和档案馆的所有责任，直到档案局的人员到位。

2.4 解决涉改单位职责不清，档案人员过早撤离问题

明确档案工作负责机构、人员安排和工作职责，档案收集、整理要求，档案清点、交接程序，档案保管利用要求以及档案整理、清点、交接完成时间等。“档案管理与处置工作方案”于会议召开的一周内送交区档案馆业务指导科，同时，要求区档案馆业务指导科对各涉改单位相关的档案处置问题，要及时给予答复。

2.5 解决档案人员业务不熟、影响档案处置工作进度问题

在涉改单位档案处置工作推进过程中，由于档案局人员不到，在这个特殊时期，档案馆业务指导人员就要肩负起业务指导责任。要解决档案人员业务不熟、影响档案处置工作进度问题，可以提供两种方案，方案一进行业务培训，可根据新档案人员的比例选择培训方式，当新档案人员比例高时，要以采取全员集中培训的方式，讲解各门类标准、档案处置的要求等；如果新档案人员少，可采取“点菜式”个别培训的方式，以利于提高培训效果。方案二在做好保密的前提下建立微信群指导群，在群里进行业务培训。微信群的好处是可以随时解答各单位提出的问题，并且让其他单位知晓，所以方案一和方案二可以同时采用。

2.6 解决档案利用出现矛盾的问题

《机关档案工作条例》规定：“一个机关内一部分业务或者一个部门划给另一个机关接收，其档案材料不得带入接入机关，如果接收机关需要利用，可以借阅或者复制。”涉改单位在档案交接的过程中必须对档案利用问题做出明确规定，规定查阅“秘级档案”“内部档案”“公开档案”等不同情况需要履行的手续，确保职能划走科室和人员能够方便高效地利用原职责形成的档案。

3 结语

总而言之，教务档案管理工作是学校教学管理工作的重要组成部分，为学校教学正常运转起到了保驾护航的作用，而学校的教务档案工作水平，对于加强教学有序性管理有着重要的积极作用。

参考文献

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