浅析公路工程档案管理工作

2019-08-22 09:53汪莉
卷宗 2019年19期
关键词:档案公路管理

汪莉

摘 要:随着经济的不断发展,公路事业的发展也得到了一定的提升,在公路事业发展的过程中,档案管理是非常重要的,公路档案记录了公路发展过程中的重要事件。在公路建设中,要重视公路档案的管理。

关键词:公路;档案;管理

1 公路档案管理的作用

档案管理是公路管理的基础,档案中详细地记录了公路发展中的所有动态,公路在运行中如果出现了什么问题,可以结合档案进行分析,及时找到公路问题的所在。随着科技的不断发展,人类已经进入了信息化时代,公路档案也得到了一定的发展,从传统的纸质档案逐渐向电子档案转换,公路管理过程中,需要根据公路的实际情况提出有效的管理措施。目前,公路档案以纸质与电子的形式并存,为公路管理及时提供公路的完整信息,有效保证公路管理质量的提升。由于各公路建设的时期与地理位置的差异,不同公路在使用过程中会出现不同的问题,公路档案将每条公路的建设、管理情况都详细地记录下来,可以为后期公路管理工作人员提供管理思路。另外,公路档案的存在对公路建设与养护都起到了一定的作用,公路建设本身是一项比较复杂的工程,在公路建设中,由于各种外界因素的影响,施工过程中会遇到很多困难,将建设的情况详细地记录到档案中,可以促进公路的设计与保养,也为以后公路的扩建提供相关资料。公路档案中记录的公路在运行过程中出现的某些问题,可以作为公路优化设计的依据,更好地促进公路事业的发展。

2 公路档案管理存在的问题

2.1 档案管理意识不高

目前,很多公路建设部门对档案管理的认识并不充分,因此,在公路事业中不能合理地调动人员,很多公路部门的领导和档案工作人员都非常简单地认为,档案管理工作只是对一些基础的档案信息进行记载、收集、整理并且保管,觉得档案管理工作与公路建设事业应该分离开,是单独存在的一项工作,这种想法使得档案管理工作在公路事业中受到重视程度比较低。领导层面薄弱的档案管理作其实是一项非常枯燥的工作,档案管理体制不健全,很多工作人员不能认真贯彻档案管理工作,一旦管理工作人员态度散漫、对待工作不认真,最终就会造成档案管理工作进展缓慢,无法达到实际的管理效果,不利于公路事业的发展。

2.2 档案管理水平低

公路档案管理水平低主要体现在档案信息化程度不高,当前,已经步入了一个信息化的时代,档案管理工程在很大程度上可以利用信息化来完成,但是传统档案管理模式已经在很多工作人员心中根深蒂固,很大程度限制了信息化档案工作的开展。计算机网络技术的发展也为档案管理提供了很多便利,但是由于工作人员对计算机网络技术的认识不全面,没有掌握最新的计算机网络技术,导致档案管理工作不能正确地利用此项技术,从而降低了公路档案管理工作的效率。

2.3 档案管理设备不完善

在公路档案管理中,由于对档案管理工作的不重视,使得档案管理在工作过程中缺少很多必要的设备。公路部门高层对档案管理工作的资金投入不足,没有资金购买先进设备,目前,在公路档案管理中,很多档案还是在通过人工的收集、运用纸质资料进行分类和整理,需要耗费大量的人力和时间,而且在工作过程中可能会造成档案的遗失或者泄露,使得档案管理的时效性不能发挥出来。

2.4 档案管理工作人员素质不高

管理人员是做好公路档案管理工作的关键性因素,但是目前,很多公路档案管理人员的综合素质并不高。在很长一段时间内,档案管理工作一直被认为是一项不需要太多专业性知识技巧的工作,在工作过程中档案管理人员也一直都显得比较轻松,只要对进入到档案库的档案进行整理与分类,工作就完成了。工作人员对档案管理工作的认识太过表面,工作过程中比较懒散,导致公路档案管理整体效率不高。

3 加强公路档案管理工作的措施

3.1 提高对档案管理的认识

要加强公路档案管理工作,首先需要提高对档案管理的认识,档案工作需要各部门的配合以及协助才能做好,员工具备档案管理意识,能在很大程度上提升员工对档案管理的正确认识,促使他们在工作中去。领导阶层在提升自身的档案管理意识的同时,要发挥模范作用,带领员工积极主动地工作,更好地利用公路档案管理的信息资源,提高档案管理的工作效率的同时,促进公路事业的发展。

3.2 健全档案管理制度

健全公路档案管理制度是当前公路档案管理中非常迫切的,工作人员对于档案管理态度懒散,很大程度上就是由于缺乏制度引起的,公路部门要加大对有关档案管理的知识进行宣传,结合公路发展的实际需求,建立完善的档案管理制度。健全档案管理制度对档案管理的发展来说具有非常大的作用,在管理中,如果有规范的制度可以作

3.3 公路工程档案的软件、硬件建设要做好公路工程档案工作,必须坚持以人为本,加快档案基础设施建设

既要抓“软件”-----队全的建设,又要抓“硬件”-----办公设施的建设,两手抓,两手都要硬。首先,要加强档案员队伍建设。打造高素质的档案管理人员的培训,通过培训,强化档案人员的信息意识、经济意识、保密意识和现代化意识,不断提高档案人员的职业操守和业务技能。档案员作为国家财产的保存者、守护者,应本着对历史负责的态度,认真钻研业务,开展深层次的研究,发挥档案的价值,为实现档案的社会功能尽到自已的责任。新时期的档案工作者应具有较高的修养,采取“走出去,请进来”的办法,到外地兄弟单位学习档案管理先进经验,取长补短,不断改进。其次,要加大对档案管理的硬件投入。

1)是要加快档案室硬件的建设,档案室要配备必要的铁制柜、灭火器、装订机、来除湿机等,改善档案保管条件,做到防盗、防火、防潮等工作。

2)要加强档案室软件的配备完善,通过购置照相机、录像机、电脑、扫描仪和专用软件,实现档案存今朝介质多样化,信息交流网络化,与时代同步,有效改善档案管理环境。积极推进电子档案管理,使公路工程档案更好地得到保管和利用。

3.4 注重工程档案的全程收集

要从公路工程项目施工初始阶段,就全面、全过程地认真抓好档案的收集、整理。要充分掌握工程协议签订、测量、设计、施工到竣工的全部情况,对重点工程还要拍摄并保存好施工前、施工中、施工后的相关图片、影像资料等。特别是在竣工档案收集整理中,要选派素质高的档案管理人员到现场进行业务指导,确保档案的完整、准确和规范。

4 结语

公路档案管理工作是十分重要的,只有不断创新,才能全面提高公路档案管理工作質量,确保存档的工程资料的真实性与准确性,为日后公路的建设提供更多的依据。

参考文献

[1]苏峰.高速公路工程档案管理的特点、难点和对策初探[J].上海档案,2010(11):112-113.

[2]刘旭杰.工程档案管理现状及对策分析[J].办公室业务,2016(23):93.

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