新形势下房管档案存在的问题及对策

曲东霞

摘 要：近年来，我国房管档案管理部门为提高房管档案管理质量做了大量工作，不断加强房管档案规范化管理，提高房管档案价值的利用效率，为公众提供优质服务，取得明显的成效。房管档案关系到人民群众的切身利益，特别是在房地产市场宏观调控政策实施以来，档案查询量倍增，房管档案的社会作用受到社会各方面的广泛关注。但目前我国房产档案在管理和服务工作中还是存在很多挑战和问题。如何解决这些问题，提升档案的社会服务功能，是摆在档案管理人员面前的重要任务，是档案管理部门的一项重要研究课题。

关键词：房管档案；问题；对策

1 房管档案的概述

我国住房保障工作以及房屋管理工作当中经常会产生大量的信息数据和历史记录，涉及住房保障、物业管理等众多领域，通过将其进行系统整理并建档保存后即可成为房管档案。各项房产管理中产生的重要数据和信息资料均完整、真实地记录在房管档案当中，为外部人员对房产情况的查询等提供至关重要的参考依据。

房管档案与其他专业档案最大的不同在于其具有明显的动态化特征。由于房产本身会因为转让、買卖活动或是房屋自身外部条件出现变化如房屋征收等因素的影响，而出现房产所有权的变化，因此房管档案需要随时根据房产变化情况进行更新变动。而这也要求房管档案管理工作必须具有较好的动态性，使得房管档案能够始终与房产情况保持一致。另外，作为房地产行政管理工作的重要依据，房管档案可以有效证明人和房屋之间的权利关系，因此从这一点上来说，房管档案还具有明显的凭证性，而在每一个行政区划当中只允许存在一所房地产发证机构，因此房管档案及其管理工作还具有区域性的特点。

2 我国房管档案存在的主要问题

2.1 房管档案资源体系不健全

房管档案资源体系以房地产权属档案为主体，包括预售、权属登记、物业管理、房屋拆迁、维修基金、私房落政、经济适用住房申请和历史建筑保护等类别，基本上涵盖整个住房保障和房屋管理的业务范围。在当前房管档案管理实践工作中，拆迁项目行政审批和监督管理产生的拆迁档案大部分都是存放在县级或市区级房管局档案管理机构中，而拆迁实施过程中的档案和拆迁户安置档案则多数存放在各家拆迁公司，如此的分散管理，容易使房产类型的档案资源散失，无法使档案资源得到更加合理的整合，甚至得不到共享。此外，房地产权属等传统档案存在有文必档、重复归档的现象。

2.2 档案信息管理水平比较低

全国各省市房管系统档案信息化管理水平参差不齐，有些省市和地区档案管理信息化水平比较成熟，正朝着数字房管的道路稳步迈进，如有的地区房产档案管理系统作为房管局管理信息综合系统的子系统，与其他业务管理无缝对接，实现业务、数据、服务、技术和管理的一体化，但多数地方的房管档案管理还依然停留在信息化的初级阶段，由于档案信息管理系统没有统一的标准，缺乏统一的数据库管理，档案信息资源也就无法实现共享，使用价值没法发挥出来。

2.3 档案管理专业人才较缺乏

在从事房管档案管理的专门工作人员中，一部分人员年龄偏大、知识老化，档案管理的理念和思维陈旧。而另一部分则是年轻人，他们虽有一定的档案业务理论知识或者计算机知识等，但经验比较缺乏，没有实践经验。总体上，都存在着缺乏档案专业知识和计算机专业知识相结合的综合性技术人员，更多的是缺乏档案知识、房管业务、历史和法律等专业知识相结合的复合型人才。

3 加强我国房管档案管理的对策

3.1 积极建设标准的房管档案体系

实现档案管理工作现代化的前提条件是档案工作标准化。国家要结合房地产业档案管理的特点，制定并出台相关标准、规范，从而提高全国房管系统档案管理的整体水平。各省市同行同系统之间不能各自独立起来，相互之间要交流切磋和互补，不断创新，建立房管理档案统一管理标准，推进房管档案业务规范化管理。

房管档案实现数字化发展的基石便是拥有标准、规范的房管档案管理体系，利用这一体系能够有效明确数字化时代下房管档案的各项管理行为，考虑到当前有一些房产部门在管理工作当中相比于产权更加重视户籍，因此导致在管理房管档案方面存在明显的随意性和滞后性。为此，推进房管档案数字化发展，必须从建设标准的房管档案体系入手，依照现行的相关法律法规，与房管档案当前的工作情况紧密结合，制定出即合规合法又具有可操作性的规章体系。譬如说目前已经出台了大量有关电子档案和电子文件移交、归档以及管理的规范标准，在该类文件的指导之下，房管档案的数字化管理工作将更加具有方向性和规范性。另外，我国当前也出台了有关建设数字档案的相关规定和指南，在扫描房管档案并对其进行数字化处理的过程当中，可以根据指南与规定中的相关要求与流程进行操作，此举不仅能够有效保障房管档案数字化发展的有序进行，同时也可以在很大程度上增强数字化后的房管档案的安全性与完整性。

3.2 整合房管档案信息资源

档案资源整合不仅仅是对档案实体的整合，还包括了对档案信息的整合。加强房管档案资源的整合和优化是房管档案工作的一大重点，一方面要加大重点档案收集力度，另一方面要优化档案资源，实现档案集约化管理，也就是做到实行前端控制，在业务办理过程中，要对档案文件进行严格控制，加强管理，对一些档案可以实行电子文档管理，争取减少纸质档案的流转，尽可能实现资源信息共享。

3.3 加快房管档案信息化建设

加强房管档案的信息化建设，必须有序推进档案资源数字化、信息管理标准化和信息服务网络化。一要建立统一的房管系统信息化平台，建立房管档案信息资源基础数据库和档案检索数据库及档案影像数据库；二要通过计算机网络来实现档案信息的快捷传输有效反馈，实现房管档案信息资源的高度共享和利用，进而达到实现库藏档案的信息化自动管理，给利用者提供快捷便利的档案信息服务。

3.4 开发房管档案使用价值

充实档案内容。要充分了解行政部门、相关企业、科研机构以及社会公众对房管档案信息的需求状况、需求程度以及需求特点，从而确定房管档案信息资源的建设内容，完善档案接待利用工作，满足行业管理和社会公众利用需求。

整合档案资源。紧密结合本地区房地产行业管理实际与社会经济发展实际，积极开展房管档案编研工作。可以通过与高校、科研院所、专家学者一起交流探讨等合作，挖掘房管档案的历史文化价值，整合利用社会上的人文资源，开展课题研究，展示房管文化，传播档案文化。

3.5 提高档案人员专业水平

建设好高素质的档案管理队伍，房管系统档案事业才能持续发展。一是引入系统外的人才，或招聘档案专业的应届大学毕业生，为管理队伍输入新的活力；二是加强系统内的人才培养。调动工作人员的积极性，使档案管理部门不断涌现新的技术带头人，定期组织他们参加各种形式的房地产档案业务专业培训，可以以讲座、模拟和辩论赛等形式进行。通过人才引进和培养，逐步建立能兼顾精通档案管理和房地产档案业务管理以及计算机知识的房管档案后备干部队伍，提高房管档案管理人员的素质，促进档案管理工作不断发展，为社会提供更多更便捷的档案资源。

4 结束语

综上所述，在当今信息经济时代之下，人们对房管档案管理工作提出了更高的要求。通过积极建设标准的房管档案体系，搭建其房管档案的信息数据系统，推动房管档案发展，在有效落实房管档案管理工作的基础之上，力求能够充分发挥出房管档案服务社会与基层群众的优势作用。

参考文献

[1]杨祯，张宸瑀.档案信息化建设问题研究[J].科技与企业，2013（10）.

[2]王丽萍，王红.浅谈房产档案数字化管理[J].黑龙江档案，2009（04）.