浅析信息时代下档案管理工作的创新

邓式军

摘 要：随着我国综合国力的增强，经济水平的提高带动了国内各项事业的进步和计算机技术的发展，人们进入信息化时代。而档案管理工作是对信息的收集、管理和存储，在某方面上对推动社会经济发展和步入信息化时代有至关重要的作用。在信息化时代发展的前提下，档案管理工作如何进行创新是首要难题，通过把计算机网络技术和档案管理工作进行了融合和创新后，发现能加速档案工作的信息化建设。在下文中，通过分析和研究大量实例后，对信息时代下的档案管理工作，如何进行创新和发展进行各个层面的剖析和深化，提供微薄意见，希望能为档案管理工作的水平有所提升。

关键词：信息时代；档案管理工作；创新和进步

创新工作存在于社会的各行各业，是各种企业和工作发展的动力和源泉，同样也是档案管理工作进步的重要力量。对档案管理工作进行创新，是档案工作信息化建设的客观需要，也是信息时代下档案管理工作的必然要求。在对其进行创新时，要求创新的观念要与时俱进，方式方法要贴近基层，从而使得档案管理工作的顺利进行，为档案管理工作的进步和发展奠基良好的基础。

1 档案管理工作信息化

1.1 档案管理工作概念

传统的档案管理工作是纸质办公，是对信息进行收集和整理。在信息时代的大力发展下，我国档案建设管理部门提出档案信息化，并进行统一的指导和组织，实现了档案管理单位纸质文件电子文件化，并用计算机创造出相对应的电子文件管理程序和平台，通过现代化的人员服务模式和现代化的服务手段进行结合，实行档案管理工作现代化，实现电子文件自动上传、收集、自动归档和提取等，从此突破传统的档案管理模式[1]。

1.2 档案管理工作信息化的特点

国家档案建设管理部门对档案管理工作实行信息化管理，并为其统一制定了一系列所需遵从的法律法规；档案管理工作的信息化也标志着政府和企业单位迈入信息化管理的范畴；档案管理工作信息化有效证明计算机技术应用在档案管理中的优点，实现了其数据化和网络化，提高了档案管理工作的效率。

2 档案管理工作信息化的创新途径

2.1 建设平台

想要顺利实行信息化档案管理工作，最重要的前提就是对档案管理单位进行基础设备和软硬件升级，这也是为以后信息化档案管理工作平台的建立奠定了基础。在经济不断发展的大前提下，信息化档案管理工作平台的建立是必然的，这样能使档案文件进行快速交流和信息的传输，此外通过信息化档案管理工作平台的建立，能提升档案管理工作的效率，并对其中出现的问题进行分析深化，从而解决难题。要求档案管理工作部门进行日常工作时，从实际出发，坚持部门制定的准则和规定，全面做好档案的管理与归类。对建设的平台要求从简单到困难进行对档案管理问题的深化和研究，以便提高平台的技术水平和服务质量[2]。

2.2 创新信息化档案管理理念

在信息化时代发展的大背景下，此时的信息化档案管理就需要一个正确的管理理念进行指导，进而明了其发展方向。通过对信息化档案管理理念的创新，从而为后来进行档案管理工作时提供正确的理念和方式，为今后全面践行档案管理工作的信息化、数字化、网络化奠定基础。同时还需要求工作人员树立良好的工作价值观，时常进行自我反思和总结归类工作问题，以便提高平台管理人员的水平，进而提升管理理念。

2.3 优化档案管理的方式

目前，信息化档案管理工作的模式方法还处于探索和实践阶段，想要档案管理工作信息化的顺利进行，必须要对信息化档案管理的方式进行研究和深化，从而能够加快信息化社会的建设[3]。

除此之外，我们应对传统的档案管理模式进行研究和优化，从而提升档案管理工作的效率和综合水平，以便更好的服务各阶层的人民群众。对于传统的纸质档案，要求利用信息化档案管理平台进行录入存档，以便资料的保存和统一管理，通过平台的备份或复制功能，对不同企业和部门之前进行资料备份和归档，以便更好的管理[4]。

3 档案管理工作创新时的问题

3.1 盲目进行信息化档案管理工作

随着当代计算机技术和网络技术的进步以及普及，计算机网络技术和档案管理工作进行结合，加快了工作人员的效率。在信息化档案管理平台的建立下，能够使人们更好更快的进行档案的查询和管理，减少时间的浪费。信息化档案管理平台的建立，大大提升了档案管理工作的效率，也激发了企业和部门想要建设的念头，但许多企业实力不够，心痛平台建设时的资金花费，从而承包给小型的程序设计师，导致平台建设后的结果不如人意，功能大大缩减，仅能完成书面档案的管理工作。许多大企业内部开通了公司局域网，并建立了专属档案资料库，局域网内的电脑客户端都可以进行档案的查阅，拓展了内部的交流协作，但因管理不当，造成档案丢失和格式损坏等[5]。

3.2 信息化档案管理工作的安全性低

我国的信息化档案平台的大力建设开展，许多国家部门和重要企业也拥有自己内部的档案管理平台或者系统，其内部的资料和文件往往关系到国家部门和企业的发展。就目前来说，大部分部门和单位进行信息化档案管理平台建立时，往往忽略了档案管理平台的安全性，例如：保密系数低，没有对文件进行密钥加密，建设局域网防火墙等。目前计算机网络技术发展迅速，许多不法分子和黑客往往靠盗取和破坏某些企业或部门内部的文件资料进行牟利，此时，这些拥有重要机密文件的部门或单位就应该重视档案的网络安全问题，严格控制监管力度（加装防火墙、对文件进行加密、对内部员工借阅档案资格进行审核），把信息化档案管理平台的网络安全问题放在首位，不给不法分子任何机会。

4 档案管理工作信息化的重要性

在某方面上来说，把档案管理工作和信息时代化进行融合是一件有利无害的事情，是提高档案管理工作效率的根本，档案信息化的创新工作是为了保障信息时代下各种工作水平的提升，也是突出信息效益的根本表现。在对档案实行信息化管理时，要确保能满足档案管理工作各方面的需求，通过电子文件存储的方式来替代传统的纸质文件储存方式，用信息化档案管理平台去代替传统的档案管理工作模式，进而提升档案管理工作的效率，使其综合管理水平上升，在传统的档案管理理念和模式上进行优化创新，是确保信息时代下档案水平进一步提高的核心，进而使其具有划时代的意义。

5 结语

综上所述，信息时代下档案管理工作的创新，需要将档案管理和信息化进行融合，对档案管理工作进行观念和模式上的深化创新，才能促进档案管理工作效率的上升，此外还需对档案管理工作人员进行水平提升，以便促进档案管理工作的创新。在对档案管理工作进行创新时，档案管理工作理念创新要从实际出发，提升对理念的重视，结合时代形式对管理观念进行创新，并对管理模式进行相对优化，只有这样才能使档案管理工作水平提高，进而形成健全体系和不断提高，为推动我国信息化建设作出贡献。

參考文献

[1]边迎秋.信息时代办公室档案管理工作的改革与创新探究[J].电脑知识与技术，2019，15（02）：285-286.

[2]宋春雨.信息时代背景下档案管理工作的创新发展新格局[J].办公室业务，2018（13）：70.

[3]王学武，马迎秋，于长海.信息时代档案管理工作面临的问题及对策探析[J].中国卫生产业，2017，14（17）：65-66.

[4]李晶群.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].黑龙江科技信息，2017（13）：254.

[5]姜云翔.信息时代计算机技术在档案管理工作中的应用浅谈[J].现代商业，2016（13）：74-75.