人力资源档案管理存在的问题及措施

杨红雨

摘 要：人力资源管理是指通过经济学和人本思想理念的共同指导，对于企业组织内的劳动员工进行如人力资源规划、员工的招聘与培养等诸多方面的合理配置。要做到具有极高成熟度的人力资源管理，必须重视人力资源档案的收纳与集中整理。本文将围绕人力资源档案管理存在的问题及措施进行探究。

关键词：人力资源；档案管理；企业组织

1 引言

人力资源管理是通过企业内部的科学合理的劳动人员分工配置管理以达到最具优势化的企业管理效果、构建成熟的企业人事系统的重要环节。人力资源管理其中的档案管理，总结个人的工作经历、思想品德和任职情况等方面，为企业组织的工作分工提供依据。下面，笔者将围绕着人力资源档案管理存在的问题及措施进行探究。

2 人力资源档案管理存在的问题

2.1 企业组织缺乏对人力资源档案管理的重视

目前企业内部管理存在只重视利益和员工绩效、忽略了员工档案保存管理的重要性，由于企业组织缺乏对人力资源档案管理的重视，造成企业领导层不能够良好的以人力资源档案为依据对员工进行管理，企业人力资源得不到有效整合，直接影响企业经济效益。

2.2 人力资源档案管理硬件设备不到位

人力资源档案管理在多数企业组织中得不到有力的硬件支撑，员工的原始档案多以纸质为主，长时间的使用和保存不当，直接造成人力资源档案字迹模糊不清、页面霉变虫噬等现象，人力资源档案管理硬件设备的缺乏，降低了档案存储管理质量，影响档案的可查性。

2.3 企业组织内部缺乏对人力资源档案的真实性考究

人力资源档案是员工个人的相关任职履历的总合，对企业组织领导层的人力资源管理决策有极大参考价值。人力资源档案中存在个别员工为一己私利而档案造假现象，对企业组织内部管理产生极大迷惑性，人力资源档案的真实性直接影响企业内部发展。

3 如何有效解决人力资源档案管理存在的问题

3.1 加强企业组织间对人力资源档案管理的重视

企业组织是人力资源档案管理和利用的有利平台，加强企业组织间对人力资源档案管理的重视，深化人力资源档案管理改革，是解决人力资源档案管理存在问题的最主要手段。以大型国有企业的人力资源档案管理为例进行说明，大型国有企业的员工众多，人力资源档案类目繁多，人事档案管理尤为重要。对比，大型国有企业要加强对领导阶级人员的人力资源档案管理重视意识培育，召开领导层人力资源档案管理知识培育大会，加强领导人员与基层员工的人事信息交流，获取更有利的人力资源档案管理信息，并针对性制定大型国有企业人事档案管理方针政策，加紧将科学合理的人力资源档案管理政策落实到企业的各个部门，构建成熟有度的人力资源档案管理体系，保证员工的个人信息安全，更为企业的用人方面提供强有力的数据保障。

3.2 更新人力资源档案管理设备

传统的人力资源档案管理多以纸质档案为主，其存在保效时短、不耐贮藏，天气潮湿时纸质易湿，造成人力资源档案字迹不清、不可查等显著缺点，针对此情况，企业组织应及时更新人力资源档案管理设备。以学校人力资源档案管理为例，学校部门员工更新换代速度较快，人力资源档案数据繁多，且其工作性质决定需要经常性地查找人力资源档案，传统的纸质档案易丢失，大大影响了学校方面人力资源档案查找的效率。学校部门人力資源档案管理应摒弃传统的纸质人力资源档案管理方式，利用信息技术设备，建立起完备的人力资源档案管理系统。通过人力资源档案管理总表的建设，将学校教职员工的主要经历、政治面貌、品德作风等多方面个人档案信息归纳统一，为教职员工的晋升、职业变迁提供数据分析支撑。同时，以高度成熟人事资源档案查询体系建立，学校人力资源管理部门可以通过关键词如某教师名字等，快速高效地查找到该教师相应的档案，大大提高了学校人力资源管理部门的工作效率。新人力资源档案管理方式，通过高新技术设备的支撑，以独有的科学智能化管理，使人力资源档案抛弃传统纸质档案资料的繁重，以整齐轻便的形式，兼具高效可查性，推动人力资源档案管理的再升级。

3.3 加强对人力资源档案的考察

人力资源档案因其自身特质，成为企业组织工作调整的重要数据论断，也正由此，不少员工为加强自身任职履历的含金量，对人力资源档案造假，造成了企业组织人力资源管理缺乏真实可靠性。以银行内部的人力资源档案管理为案例进行分析，银行的工作性质严肃，对人力资源档案管理更为严格，要求保证其真实性和可究性。银行内部要设置专门人力资源档案管理室，派设专门人员，定期对银行员工的档案进行审核，保证员工档案材料的齐全性、真实性、规范性。同时，对于归档的人力资源档案管理材料要审查公章，对于未盖印公章的人力资源档案管理材料要予以驳回。银行人力资源档案复印件的管理也要加以重视，必须以银行公章加印及档案复印件的出处、时间、原件所在三个方面共同保证，加强银行员工人力资源档案的真实可靠性，为银行工作调度提供有力的数据信息支撑。以银行专门部门对人力资源档案的真实性核查，推动银行内部人力资源的有效整合，有利于银行人力资源管理的改革完善。

4 总结

人力资源管理是顺应经理时代发展要求对企业人力资源进行调整规划，构建完备成熟的人力资源档案管理体系，以强有力的人力资源档案管理优势规范企业的人力资源利用，为企业人事用度提供考察依据，在人事管理角度推动企业的良好发展。

参考文献

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