石油企业电子文件管理存在的问题及对策浅谈

刘玉琦

【摘要】随着社会和经济的高速发展，对石油资源的需要量不断增加，石油企业发展速度非常快。为了进一步提升企业各种业务开展的效率，信息化办公在企业当中的应用越来越普遍。在企业信息化办公和生产的过程中，往往会产生非常多的电子文件，一旦对这些电子文件管理不当，就有可能造成电子文件的丢失，对企业经营和管理造成非常严重的影响。为此，我将要在本文中对石油企业电子文件管理存在的问题及对策进行浅谈，希望对促进我国石油企业的发展，可以起到有利的作用。

【关键词】：石油企业;电子文件管理;问题

一、前言

随着企业自动化办公程度的不断提高，在企业生产过程中产生的电子文件越来越多，这对企业的电子文件管理提出了更高的要求，有必要对当前电子文件管理当中存在的问题，进行进一步探讨。

二、石油企业电子文件管理当中存在的问题

虽然石油企业实行信息化办公已经有较长的时间，但在电子文件管理的过程当中，并没有形成完整的体系，很多电子文件由于缺乏有效的维护，经常会出现损坏和丢失的现象，对这些电子文件的使用效果，造成了非常大的影响。

各种草稿性质的电子文件经常会被忽视。当前办公自动化还处于发展的阶段，很多单位经常会使用计算机起草文件，在打印出正式的纸质文件之后，这些电子草稿就会直接被忽视，导致电子草稿的作用没有被充分发挥出来。

电子文件的归档程序还不是非常合理。由于当前办公自动化系统还存在较多不完善之处，尤其表现在对文件的归档管理不足。很多计算机系统虽然具有文件归档作用，但并没有将这些文件归档到可脱机工作的载体上，一旦该信息系统出现了问题，就会造成电子文件被破坏的现象，直接导致大量电子文件的丢失。

电子文件的存储载体不是非常安全。当前有很多电子文件会直接保存在硬盘上，如果计算机系统出现了故障，就容易造成数据丢失的现象。很多文件在管理的过程中，对其存放的位置往往选择不合理，一些重要文件甚至会直接保存在U盘当中。由于U盘是一种电子类存储器，其故障率较大。一旦这些硬盘出现了故障，就会直接导致文件的丢失，对企业造成直接的损失。

三、电子文件的特点

电子文件不属于直观的文件，其可以直接通过各种信息工具进行读取和管理，对其复制工作也非常容易，能够快速实现多文件的拷贝。电子文件对系统的依赖程度比较高，可以直接通过计算机等设备实现文件的迅速处理和传递。电子文件信息的可操作性比较强，且容易受到修改，能够迅速通过实现对文件的共享。电子文件由于是数字信息，其保存条件和环境与纸质文件往往存在较大的区别，其对保存环境面积的要求不高，但对环境湿度、防磁性有着比较高的要求。

四、认真做好对电子文件的管理

建立完善的电子文件管理体系。当前石油企业电子文件管理问题的出现，很大一部分原因是由于相关管理体系缺失造成的。为了进一步规范做好对石油企业电子文件的管理，就需要根据企业电子文件管理的特点，建立一套完善的电子文件管理体系，设立专门部门从事该部分工作，建立一套规范的电子文件管理流程，保证各项电子文件管理工作可以顺利得到开展。通过建立完善的电子文件管理制度，可以对相关人员的工作内容进行具体的规定，一旦在电子文件管理当中出现了问题，就可以及时在第一时间追究相关人员的责任，保证电子文件在整个周期之内都受到严密的控制。

前端控制是电子文件管理的前端，其主要是对工作人员的文件操作行为进行有效的控制，让文件操作人员主动按照相关规范对文件进行操作，在文件产生之后，就应该及时进行保存，对各种电子草稿文件也应该及时进行归类存储，对于一些重要的电子文件，还应该上传到专门的数据库中进行备份处理，避免由于自己计算机损坏导致这些文件受到破坏。

五、采用文档一体化的管理模式

电子文件一体化管理模式采用的是先进的技术，通过虚拟、开放灵活的手段对电子文件档案进行管理。档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等手段，对各个单位产生的电子文件应该进行统一的管理，并根据这些电子文件的特征，组建电子文件档案。电子档案的组建工作可以交给各部门完成，在组建完成之后，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，让档案部门对这些档案进行分类、整理、编目之后，及时存储在档案部门的主服务器之中。为了避免出现档案丢失的情况，还可以将一部分重要档案存储到其它服务器之上，多进行几个备份，避免由于系统故障导致文件彻底丢失的现象。

六、做好网络安全的管理

当前网路安全问题非常突出，网络黑客和网络病毒比比皆是，一旦侵入到了油田企业的信息网络当中，就有可能造成电子档案丢失、窃取、损坏现象的发生。为了避免网络完全问题的发生，需要企业针对当前网络安全维护的现状，认真做好对网络的安全管理工作。

做好计算机网络安全防护工作。为了确保计算机信息安全性，一定要在计算机安全技术的应用上下大工夫，合理对计算机进行安全配置，让计算机的防火墙处于打开的状态，及时对计算机安全漏洞进行升级，避免由于这些漏洞造成入侵的事件。为了进一步提高计算机对病毒的防范能力，一定要根据计算机的使用要求，来使用各种杀毒软件，并及时对计算机进行全盘病毒扫描。为了降低计算机感染病毒的可能，计算机操作人员在计算机操作过程中，应该严格按照规范进行操作，不去浏览各种不知名的网站，对各种下载的资源，一定要首先进行病毒扫描，在确认没有病毒后，才能应用。当前硬件防病毒技术发展非常迅速，其对病毒的查杀更加高效，不用消耗各种计算机资源，应该积极进行应用。

七、结语

随着时代的不断发展，石油企业各种电子文件的数量越来越多，在企业发展中发挥的作用也越来越大。针对当前电子文件管理当中出现的問题，应该引起足够的重视，认真分析问题发生的原因，及时采取针对性的措施，建立完善的电子文件管理体制，最大程度保证电子文件的安全性。

参考文献：

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