浅析高职院校学生档案管理存在的问题及对策

谢晓光

【摘要】高校学生档案管理是教学档案管理的重要组成部分，具有很强的政策性、原则性和服务性。随着我国高等教育改革的深入发展，高校招生规模的不断扩大，传统的学生档案管理已越来越难以适应形势发展的需要，因而高职院校对学生的学籍档案管理也就有了更高的要求。文章针对新形势下高校学生档案管理工作的特点，阐述了学生档案的主要内容、作用、存在的问题、解决措施。

【关键词】高职院校 学生档案 问题 对策

高职院校学生档案的主要内容是学籍档案，它记录了高职院校的学生在校期间的学习与生活情况。随着高职院校的不断发展和企事业单位对用人提出的新的要求，高校学生档案就显得越来越重要。为更的好把学生档案服务于学生的就业和高校的发展，高校必须要加强学生档案的收集、整理，保证档案的真实性。

1.高职学生档案的主要内容及作用

高职院校学生档案的主要内容包括：录取档案、高等学校毕业生登记表、成绩单、实习鉴定表、就业通知书副本、学年考评表、体检表、军训登记表、奖惩材料等。它的主要作用：1.1促进教学质量的提高，利用档案可以及时跟踪反馈学生的就业信息，从而调整高校所设学科、专业和课程、改革教学内容和方法、使学校的办学目标、管理体制、运行机制紧跟经济、社会和教育市场的发展形势;利用档案，可以请在社会上做出贡献的优秀毕业生回校传经送宝，把他们的信息、经验带回学校，开阔在校学生眼界，为提高在校生的社会适应能力和综合竞争能力打下基础。1.2具有服务作用，档案记载着一个人在校期间的学籍卡、考评材料、毕业生登记表、获奖证明、党团材料等，这些都是不可复制的珍贵资料。在个人职业发展过程中，无论是就业、考研、公招、公考、出国留学政审、或是职称评审、社会保险、入党入团、工作调动、退休手续办理以及各項证明的出具等手续都将以个人档案材料的审核为重要依据。

2.高职院校学生档案管理存在的问题

2.1学生档案管理人员整体素质偏低

就目前各个高职院校的档案管理队伍来看，整体素质就比较低。档案管理工作看似简单的工作，其实它是一门综合性的边缘学科，它涉及的知识面很广，不仅要有档案管理知识，情报学方面的知识，还要具有计算机方面的知识。而现在高职院校的档案管理管理队伍普遍存在很多问题，表现在：专职档案管理人员的学历、年龄、职称不是很合理;兼职档案管理人员没有经过专业的培训，档案管理信息建设的基本理论、基本知识和基本技能都不知道。

2.2对学生的档案管理手段落后

大多数高职院的档案管理设施简陋，对档案管理的基础设施几乎无资金投入，管理手段十分落后。主要表现在：有的高职院校的管理还是手工操作，档案数字化管理几乎为零;有的高职院校看似进行了计算机管理，实则就是将名字与档案号输入、输出与检索管理，没有实现真正意义上的档案数字化管理;有的高职院校看似实现的数值化管理，但没有与外界联网，不能实现档案资源共享。

2.3学生档案内容不丰富

大多数高职院校对学生的档案管理不够重视，他们只注重收集学生的成绩、思想品德考核等材料，全面反映学生客观分析性材料较少，用人单位就难以全面的考核一个学生的真实情况。导致用人单位对高职学生的认同率很低，加之有的高职院校出于就业率方面考虑，在学生毕业前夕就撤销了学生的各种处分，从而影响了学生档案的真实性，无法给用人单位提供可靠的用人依据。

3.完善高职院校学生档案管理的对策

3.1提高学生档案管理人员的整体素质

3.1.1提高档案管理人员的政治素养

政治素养是指档案管理人员的政治理论水平，政治态度及职业道德。由于档案工作是一项机密性很强的工作，档案管理人员管理着很多重要的机密文件，因此档案管理人员必须政治立场坚定，要有高度的组织性、纪律性、严格遵守档案管理制度，杜绝泄密的现象发生。所以，档案管理人员要积极参加政治学习，爱岗、敬业是每一个档案管理工作人员最基本的素质。

3.1.2提高档案管理人员的业务素质

业务素质是指档案管理人员履行职责的知识水平和技术实践能力。它是档案管理工作者从事业务工作必须具备的基本素质，更是完成档案管理工作任务的重要保障。作为档案管理工作者，应该熟练掌握档案工作的各项法规和方针政策，熟悉自己的业务工作，掌握档案管理的基础理论知识;要重视对档案管理人员的培训，提高档案管理人员的素质和水平。培训内容要与实际工作相结合，加强计算机理论知识的学习，真正做到实现档案管理工作的信息化。

3.2实现档案管理科学化、信息化

随着电子信息技术的高速发展，档案管理将有传统的纸质载体过渡到现代的电子载体，档案管理网络化、信息化已势在必行。自从实行网上招生以来，学生的档案就已经电子化了，但电子化的档案不是很完整，体现出来的是学生的基本信息，（学生的报名表、体检表、高考成绩和志愿等等）要确保学生档案的真实性、原始性和完整性，更好的为社会服务，高职院校必须要开发新的学生档案软件，真正实现纸质档案向全文本档案的转变。这样既能减轻档案材料收集、整理的工作强度，又能充分利用电子档案中的数据信息，档案管理人员就可以在计算机上进行浏览和查阅，提高工作效率。

3.3丰富学生档案内容

高职院校培养学生的目的是培养高技能型人才。档案的收集也要注重收集学生动手方面的材料，比如各种技能证书、等级证书等。另外，学生在校期间的违纪材料也要如实归入档案。这样才能全面真实的反应学生的成长历程，同时对学生的不良行为起到一定的制约作用。学生参加各种活动的奖惩情况，都必须实事求是的归入学生的档案，只有这样，才能丰富学生的档案内容，使学生档案真实的服务于用人单位和社会。

结束语：

高职学生档案要真正做到为社会选拔、录用优秀人才服务，就必须加强高职院校档案工作管理，进一步做好学籍档案管理工作，规范学生档案的收集、归档制度，丰富和完善学生的档案内容。只有这样，高校学生档案才能真正做到为社会服务。

参考文献：

[1]李凤琴. 高校学生档案管理中存在的问题及对策[J]. 档案， 2008（04）：29-30.

[2]蔡义明. 浅析独立学院档案管理中存在的问题及对策[J]. 中 国-东盟博览，2013（02）：74-75.

[3]张明英，高校学生档案管理的现状及对策[J].广西右江民族师专学报，：2006，（6）：122-124