不可控的讲话超时,怎么破?

2019-08-15 01:28艾冰
公务员文萃 2019年5期
关键词:办会小刘讲话

艾冰

某市为期两天的研讨会结束了,市委办公室的小刘既如释重负,又有点遗憾。这次会议筹备了一个月,市领导和十多名知名专家出席,效果明显。但也有瑕疵——第二天上午有两位嘉宾发言超时共40分钟,中午一点休会后,大家匆匆吃了午饭,1点40分又赶到会场继续听报告,难免有些应接不暇。

“现在提倡高效率办会,安排活动对时间卡得很紧。改进会风后,规定了发言时间的场合,我们大部分都设置了倒计时。10分钟的发言,1分钟前会有提醒,到时间后会响铃。基本上大家都守时。”小刘告诉记者。现在讓他们头疼的,是不可控的超时。

三类人超时不好催?

对此,从事办文办会多年的老王也有同感。在他看来,最让人头疼的是集体会议或活动中大领导讲话超时。因为他们讲话没有倒计时,讲完往往比预定时间超出很多。

他记得,前不久市委举办一个会议,邀请了一位重量级领导来演讲。事先他秘书提供的PPT很长,估计讲起来比原定的一小时要超时半小时。与对方沟通时,秘书说“放心吧,领导会把握时间”。

结果演讲时,一个小时过去了,才讲到一半。由于讲得过于专业和宏观,台下的听众显得不太耐烦,但办会人员又不好催领导结束,导致后面的环节被取消。

小刘也遇到过一次领导讲话严重超时的情况。那次是开某一领域的表彰大会,原本只有致辞环节,且安排在会议前半部分。相关部门也代拟了致辞并已发给领导确认。当天领导到会后却提出要求,将致辞改为讲话,并放到会议结束前。讲话时,领导抛开致辞稿,反复举其他地区没能保住荣誉的例子,强调不能掉以轻心。但这些例子,都是上月开会刚刚讲过的,大家也听得味同嚼蜡。最后讲到中午一点才结束。

第二类容易发言讲话超时的,要数一些受邀参加党政会议或活动的专家学者。

学习时报曾刊登学者刘建军的文章称,其参加过的多次学术会议上,都存在着或多或少的发言超时现象。明文规定每人10分钟,而且主持人事先一再强调甚至恳求,但有些专家往往并不遵守,总是多用几分钟,甚至一讲就是20分钟甚至半个小时,下面听众心急如焚。出于对专家的尊重,主持人不好打断。

事实上不光是学术会议,记者参与过的一些党政机关举办的评审会、论证会、研讨会上,也不时有专家发言超时。有人甚至告诉记者,只安排10分钟,要提出问题、分析问题、解决问题,能够讲清楚吗?平时难得碰上决策者,让他们多听听依法治国的理念也是好的。

还有一类情况,是专家的发言引起了在场领导的极大兴趣和关注。二人互相讨论,不断切磋,甚至辩论,时间也飞速过去。虽然这类探讨是有益的,但无形中也压缩了随后准备发言的人员的时间。有一次出现这种情况,就导致基层群众没有发言机会。

第三类不好催的,是发言超时的基层代表。一方面,他们比领导干部和专家更难得到发言机会,希望能多讲讲自己的心声。另一方面,个别代表很激动,速度较慢,前面感谢了许多对象,介绍了基本情况,后面真正要讲到问题和困惑时,时间到了,主持人出于尊重不好打断,领导想倾听真实声音,往往鼓励:“不受时间限制,大胆讲”,但后续的时间同样会被耽误,议程不得不临时调整。

将分别发言变成“分享沙龙”

遇上不可控的超时,怎么破?

老王告诉记者,有时候出现讲话超时,只要不严重影响后续工作,不妨顺其自然。比如,领导可能想传递更多信息,脱稿举一些例子,听众听得津津有味。这时生硬地阻止,岂不违背了会议初衷,破坏了气氛?

小刘也提到,如今也有一些地方专门规定,基层干部群众发言可以不限时,充分地把意见建议讲出来,体现了对基层干部群众的尊重,值得提倡。

不过,从提高会议效率和组织水平,减少无效发言、遵守会议规则和其他发言者的角度,除了领导、专家等需要结合会议时间,紧扣要点调整讲话长度、语言风格,突出重点外,办会人员也应采取各种措施,使大家在会上既畅所欲言,又确保会议按时保质完成。

“我们应该控制的发言,一是那些为了显示自己能耐,实际内容不多的,二是严重影响会议后续安排的。”小刘的顶头上司张强说。

在张强看来,控制发言时间是个综合性工程,首先要对领导的个性特点有所了解,领导语速是快是慢,是喜欢按部就班还是自由发挥,发言风格是汪洋恣肆还是周到妥帖,再结合稿件来推算时间。

如记者曾参加一次会议,原本计划十二点结束,因为讲话人语速较快,不到十一点便把内容全部讲完,不得不说了很多题外话,将时间撑到十一点多。

还有一次,小刘了解到,大领导既喜欢自由发挥,又比较周到细致,讲10分钟的稿子,给领导预留了20分钟。果然,领导刚开始便脱稿感谢主办方的周到安排,还向大家介绍了每个地区来的职务最高的领导,讲话中又多次脱稿举例,讲完一看果然花了20分钟,不多不少,小刘也颇为得意。

其次,要对发言的各环节有所了解。小刘回忆,有一次有大领导秘书说,领导要放个2分钟的视频,结果打开一看,是6分钟,中间又不好打断。小刘反思,如果事先检查一遍,就会预留出更多的时间,使会议更从容。

小刘还提醒,要控制好时间,筹备时还要做好串场。看从座位到讲台的时间是多少,音响是否有故障等,以免会议因此超时。

会议进行中,应对超时也有办法。张强回忆,在一次有多名政府官员和专家参与,共有20余人分别发言的讨论会上,他邀请了一位从学界跨入政府的重量级官员做主持人,一开始便对遵守时间约法三章,他风趣地说,“老汉今天啥也不做,就是给你们读秒数秒。”

第一个发言者下台后,他又说:“李董事长很守时,给大家开了个好头,因为在座的数他最明白,时间就是金钱。”台下响起一片笑声,最后整个议程进行得高效而顺利。

重要领导和嘉宾讲话超时了,怎么办?在一次峰会上,一名领导发言时脱稿讲了很多政府要如何自我革命,会场反响热烈,但比预计时间多讲了半小时。主持人随即征求接下来8位嘉宾意见,每人发言时间由15分钟缩减为12分钟,确保了会议基本按期结束。

在一次探讨政府和企业如何形成亲清关系的峰会上,前面几位领导讲话共超时半小时,将原本上午发言的3名企业家挤到了下午。会议主办方灵机一动,征得当事人同意后,组织了以“构建亲清关系,企业怎么做”为题的分享沙龙,在主办方主持人把控下,邀请本应于上、下午发言的共6名企业家上台,就三个固定话题轮流发言,既展示了企业风采,又让企业家都有说话机会。他们还展开辩论,互相开起玩笑,会场气氛十分活跃,达到了分别发言不能达到的效果。

(摘自《廉政瞭望》)

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