以信息化为核心的档案事业转型升级探讨——基于浙江省公安厅创建全国示范数字档案室的分析

刘文萍/浙江省档案局

俞国孟 陈庆慧/浙江省公安厅

2015年，国家档案局在全国开展了数字档案室建设试点工作，浙江省公安厅被确定为全国第一批数字档案室建设试点单位之一。全国示范数字档案室创建工作得到了省公安厅和省档案局领导的高度重视。省公安厅党委把创建工作纳入“云上公安、智能防控”大数据战略建设项目和“十三五”规划项目，组建了强有力的工作班子，制定了具体的创建方案和任务推进表，实施挂图作战，项目化推进；原省档案局局务会议把这项工作列入年度工作重点，要求加强指导服务，明确时间节点，确保创建工作顺利完成。在创建过程中，省公安厅档案馆与省档案局通力合作，严格对照《数字档案室建设评价办法》各项指标，按照国家相关标准规范要求，逐项逐条逐点找差距、补短板，在基础设施建设、档案资源建设和制度规范建设上下功夫。2018年，经国家档案局测评和批准，省公安厅数字档案室成为浙江首家通过国家档案局认定的“全国示范数字档案室”。

1 坚持一条路子走到底

一是早起步、早规划。2008年，在实现文书档案条目信息化的基础上，立项研发“浙江公安档案信息管理系统”；2011年起，开始有计划、有步骤地开展对馆藏档案的数字化加工，每年新增档案数字化加工费用列入省公安厅机关年度经费预算；2015年，联合省档案局组织开展全省公安机关数字档案室创建活动，明确“十三五”末，市、县两级公安机关全部完成“规范化数字档案室”或“示范数字档案室”创建任务。2016年，数字档案室创建工作纳入省公安厅党委“云上公安、智能防控”大数据战略项目和“十三五”规划重点项目建设内容。

二是同部署、同推进。在推进全省数字档案室工作中，坚持上下联动、以点带面、整体推进。2008年举办了“全省公安档案信息管理系统”应用培训班；2011年召开全省公安档案工作会议，部署推进全省数字档案室创建工作；2012年率先通过省级示范数字档案室评定；2013年、2016年先后召开全省公安数字档案室创建工作现场会和推进会，回顾总结全省公安档案信息化建设情况，交流推广各地的经验和做法。截至2018年底，全省70%的单位通过省级示范、规范化数字档案室的认定。

三是强保障、促落实。省公安厅党委对创建工作始终做到思想不松、工作不断、力度不减，成立由常务副厅长为组长、各部门负责人为成员的省公安厅档案信息化工作领导小组和档案鉴定委员会，明确各成员单位工作职责分工，确保创建工作人、财、物、技术得到充分保障，如先后投入440多万元用于系统升级改造和数字化加工。

2 坚持一个系统建到底

一是统一管理系统。2009年，浙江公安档案信息管理系统在全省公安机关全面启用。系统架构为省、市两级建库，实现省公安厅、市公安局、县公安局、派出所四级联通，建成覆盖全省的公安档案信息管理网络。这样既避免各地重复建设，又为档案数据共享提供基础支撑。

二是统一查询平台。2012年，搭建了档案信息系统查询平台，在省公安厅公安网主页设立专栏，全省公安民警凭数字证书即可查询上载的全省公安机关档案数据，实现档案资源“各地发布，全省共享”的功能。

三是统一升级改造。先后于2011年、2014年、2017年对系统进行升级改造，增加了数字化成果的批量挂接、全文检索等功能，实现与多个业务系统对接、自动采集电子文件元数据、照片人脸识别等多项创新功能。

3 坚持一条底线守到底

一是布建“两张防护网”，即安全登录网和等级保护网。增加登录日志功能，民警必须凭公安PKI数字证书登录查询系统，实现登录、查询轨迹信息全程可追溯；同时委托专业的计算机信息系统安全等级保护评定机构，对档案信息系统进行全面安全检测评估，目前已通过三级等级保护评定。

二是严把“三道安全关”，即严把加工企业资质关、加工现场安全关、成果利用审核关。在档案数字化加工外包招标环节，就要求投标人必须具有国家秘密载体印制资质乙级（含）以上证书，资质类别为档案数字化加工；省外乙级的供应商应具有浙江省保密行政管理部门书面批准证明。在加工现场，安装视频监控，严禁工作人员将移动介质设备、手机等带入加工现场，并安排民警现场驻守监督；电脑主机USB接口安装安全机箱进行物理隔离；加工结束离场前移交加工用的电脑硬盘，通过这些措施严防档案数据外泄。在数字化成果上网共享前，由档案部门初审后将数字化成果数据以光盘形式发给数源部门严格审核把关，并要求不得将敏感信息上网共享、数源部门主要领导签字确认，以明晰责任。

三是采取“四种备份”，即同城异地备份、登记备份、封存备份和异地容灾备份。首先，将架构在公安网上的档案管理系统、查询系统等应用系统，实现应用服务和数据库服务的双机热备及同城异地备份；同时，每年将数字化成果备份两套，一套存储到大容量硬盘，经加密、封装后移交省档案馆备份；另一套脱机备份的数据存放在库房保管，每半个月对存储硬盘进行一次通电检查，确保备份数据的安全、可用。其次，从2014年开始与内蒙古自治区公安厅建立公安档案电子数据异地异质备份机制，截至目前已开展5次异地备份，数据量已达73TB、文件9503万卷件。通过同城与异地、在线与离线等多种数据备份措施，扎紧织密档案数据安全防护网。2017年5月爆发了勒索病毒事件，省内有三个市的公安局服务器遭受攻击，出现档案数据读不出的情况，经紧急启用备份数据，不到半天时间系统恢复正常运行。

4 坚持一个目标抓到底

一是搭建全省三级涉密档案信息查询系统，服务公安中心工作。充分利用省、市、县三级公安机关配置的涉密单机和公安档案信息资源，为各级公安干警服务中心工作提供方便快捷的信息化平台。如果民警需要查询档案，只要在终端上办理审批手续，即可以在涉密单机上查询利用档案信息。截至目前，省公安厅涉密单机已提供查询服务1.2万人次。

二是围绕“最多跑一次”改革工作部署，搭建全省公安档案信息共享查询平台。实现档案系统与OA系统、业务系统的对接，并将省公安厅机关档案系统查询版升级为全省公安档案共享查询平台，将11个市公安局和省公安厅的数字化成果在查询平台上载，截至目前查询利用者达15.1万人次。

三是服务群众便捷化。户籍档案作为公安的一类专门档案，与老百姓的工作生活息息相关。不久前，嘉善县公安民警通过全省共享平台，为一位身居上海的女教师查询到其在浙江的户籍信息。这是全省公安档案数据实现跨地域、跨领域服务百姓，真正实现百姓查档“零跑腿”，把档案服务搬到了“家门口”的成功案例之一。