基层单位环境保护档案管理工作要点探讨

郑仕清

摘要：环境保护档案是指各级环境保护行政管理、环境监测、环境科研、环境宣传、教育等机构及个人在从事环境保护活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。基层单位在环境保护实践中所产生的环境保护档案是非常关键的历史信息，是环境保护工作的真实记载，也是推动环保工作全面快速发展的重要栽体。因此，基层单位在环境保护档案管理实践中，必须明确工作要点，整体夯实环境保护档案管理成效。

关键词：基层单位;环境保护档案：管理工作要点

中图分类号：G250 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2019）016-0105-01

环境保护档案是重要的历史数据和信息材料，既可以反映过去阶段环境保护工作的整体开展情况以及先进工作经验，也可以指导下一阶段的环境保护工作，揭示环境保护工作的重点和方向。特别是在信息技术以及科学技术全面快速发展的今天，一系列环境保护技术的应用，在很大程度上提升了环境保护工作的成效。基层单位作为环境保护工作的主要实施者，只有充分注重环境保护档案管理工作，才能整体推动环保事业的发展。因此，结合环境保护档案管理工作的特点，全面明确环境保护档案管理工作要点，对于提升基层单位的环保质量和力度具有非常重要的现实意义。

一、基层单位环境保护档案管理工作的重要作用

在基层单位环境工作实践中，加强环境档案管理具有非常重要的现实作用。一方面，基层单位通过科学的环境档案管理工作，能够将过去一段时间内环境保护工作的经验及时进行梳理和总结，通过图文并茂、声像音频等多种方式来妥善记录，便于及时总结归纳环境保护工作的经验，也便于梳理环境保护工作中存在的不足和缺陷。对于基层单位而言，环境保护工作是一项系统且复杂的工作，若缺乏科学全面的环境保护机制或者环境保护对策，势必会在环境保护工作中存在一定的滞后性。基于科学的环境保护档案管理工作，基层单位能够总结出预防性、预见性的管理对策，继而从加强环境整治、提升环保力度等方面着手，全面优化基层单位的环境保护工作。另一方面，基层单位通过科学的环境保护档案管理工作，便于他们及时采用新技术、新方法、新工艺来改良环境保护方法以及环境保护技术。在科学技术全面进步的今天，基层单位应该结合自身实际，积极采用科学技术来改良传统的环境保护方法。通过档案管理工作，能够引导基层单位明确技术应用的侧重点，有选择的应用新型技术。

二、基层单位环境保护档案管理工作的要点分析

基层单位在环境保护档案管理实践中，应该充分认知到它的系统性和全面性，从归档处理人手，科学做好不同类型档案的分类管理，全面提升各式各样档案的整体利用价值，综合性提升基层单位环境保护档案管理工作的成效。

1.归档阶段的管理要点

在基层单位环境保护档案管理实践中，归档阶段是非常基础且关键的阶段，是环境保护档案管理工作的首要环节。基层单位应该把环保文件材料的形成、积累、立卷和归档视为本单位的一项重要管理业务纳入工作计划，成立独立性、专业性的档案管理部门，委派环境保护档案专职管理人员，以专业素养以及严谨态度来认真对待环境档案保护工作，确保环保档案的系统性、全面性、完整性。第一，在归档处理过程中，环境档案管理人员应该按照统一规范的标准进行分类处理，按照档案的性质、内容等进行有机分类，编制分类目录。待环境保护档案分类工作全部完成后，再进行总目标的编制。目录编制工作，便于后期新增环境保护档案的快速入库。第二，在归档处理过程中，档案管理人员应该科学辨识档案是否为原件，若非原件，需要收录相关说明。同时，在归档过程中，管理人员需要保证各类档案，尤其是纸质类档案信息完整、字迹清晰可辨、页数完整无误等。第三，在归档过程中，档案管理人员还应该要求立卷部门在提交纸质档案时，一并提交电子档案，确保二者的匹配性。对于提交的环保档案，档案管理人员应该严格按照标准来进行保密等级的划分。第四，若在归档阶段，发现环保档案信息不全面或者相关说明不完整，档案管理部门可以要求立卷部门重新提交，待全面完整后，再进行归档处理。

2.保管和统计阶段的管理要点

环境保护档案具有非常关键的信息价值，同时基层单位在环保工作实践中，可能会产生非常繁多的信息数据，这些都是环境保护档案的雏形。在环境保护档案管理实践中，基层单位应该着重优化档案保管阶段的管理质量，同时也要优化档案的统计工作。一方面，在环保档案的保管阶段，基层单位应该结合档案的数量以及分类等，科学完善硬件设备，为环境保护档案的保管工作创设良好的工作环境。基层单位应该设置独立性的档案管理室，设置专门性的环境保护档案架。在做好纸质类以及音像类档案管理工作的同时，还应该科学配置计算机系统，实现电子档案的科学管理。同时，為避免纸质类档案发霉发潮，基层单位应该结合实际需求，科学配置防潮设施。如增加通风设备，完善防火防潮设计等等。另一方面，在环保档案的统计阶段，基层单位应该构建科学的档案统计制度，编制档案统计报告，详实记载各类档案信息的增加、减少、销毁、借阅等情况。

3.利用阶段的管理要点

对于基层单位而言，环境保护档案的管理是为利用而服务的。因此，优化环境保护档案的利用成效，直接关系着基层单位环境保护工作的开展成效。一方面，基层单位应该视自身情况来优化档案的检索与利用，实现各类档案信息的便捷检索以高效利用。在条件允许的情况下，还可以规建信息技术检索平台，全面提升检索效率。另一方面，基层单位还应该开放档案利用渠道，创建多元化的档案利用平台，引导单位各个部门积极利用公开性的档案资源。比如基层单位可以建立完善的环保档案利用制度，引导各个部门按照规定来申请档案资料，待利用完毕后，按照标准流程来及时归还。在条件允许的情况下，基层单位还可以打造档案利用系统，赋予各个部门一定的权限，实现档案管理信息化、档案利用信息化。

三、结语

基层单位环境保护档案管理具有非常重要的现实作用，基层单位应该充分遵循档案管理不同阶段的管理要点，运用科学高效的方式来整体提升档案管理的质量与成效，全面优化环保档案的利用价值。