浅谈企业办公室文秘工作质量和水平优化策略

贾玉梅

摘要：本文重点围绕企业文秘人员如何围绕企业重点工作做好办公室工作，分析了文秘人员必须具有的专业素质和工作要求，为提高办公室工作质量和办公室文秘人员素质提供了一定的思路和策略方向。

关键词：办公室;文秘人员;质量;优化策略

中图分类号：F272.9 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2019）018-0075-01

引言

国有企业办公室是企业重要的管理部门，办公室文秘人员负责各种文件的收发登记、传阅、催办、分发工作以及文书档案的打印整理、分类、归档工作，协调不同部门的整体工作流程。文秘人员的办事效率会直接影响办公室的工作进度，在经济和社会发展的新时代，办公室文秘人员的工作范围和工作强度都要有所提高。新时代文秘人员工作的质量和水平是助推办公室工作开展的关键因素，本文简要介绍了该问题，为后期促进办公室更好的拓展业务奠定了基础。

一、文秘工作的原则和重点

在文职工作里，需要加强文秘工作的工作质量，确保各项工作任务的顺利进行，应该符合以下工作原则：第一，办公室文秘人员要发挥参谋助手、服务保障、统筹协调、承上启下的职能作用。高标准、严要求，积极参与政务、管好事务、搞好服务，及时与高层管理者进行工作汇报和工作细节沟通，使工作中的重要信息能够及时传递给上级。注意上情下达，积极协调上级与各部门之间的关系，以便及时发现问题，及时更改方案。二是提高办文能力。本着“严格审核、急件急办”的原则，努力加快文件的运转和处理，保证公文的权威性和严肃性，使文件能够及时传达贯彻，指导企业安全生产经营等工作。第三，要提高工作的预見性。对待工作要未雨绸缪，突出“全、密、实、早”，以工作的超前性、预见性来增加工作的主动性，力求做到工作无失误。第四，强化督查督办职能，狠抓工作落实。抓好重要工作、领导批示的工作督办力度，抓好过程监督，发扬“钉钉子”精神，对重点、复杂事项进行预想预判，通过电话、协同等方式及时提醒，确保各项工作按照时间节点顺利推进。

二、文秘人员需要具备的专业精神

合格的办公室文秘人员，必须具备强大的专业精神，一方面，必须严格遵守公司的各项规章制度，控制和把握各种流程中容易出现的问题，及时做好风险性问题的规避，并利用空闲时间提高办公效率和工作质量。另一方面，文秘人员需要控制好时间，特别是在突发情况出现时，应及时拿出解决方案，以避免对企业造成损失和负面影响。此外，文秘人员必须对自己的工作量、工作范畴做出合理的分工，以确保办公室的工作效率得到有效提高。在工作中，文秘人员还必须做到顾全大局，不能做出有损公司利益和名誉的事情，要统筹组织、合理协调，确保各项工作的顺畅进行，为企业业务发展创造更多的价值。

三、如何提升文秘人员的素质和能力

（一）增强文秘人员的责任心

文秘人员要树立积极向上的工作态度和为他人服务的思想，必须具有帮助公司高层管理者的职业本能，坚决不能结党营私，对工作积极向上，必须时刻牢记自己的工作使命。文秘人员是企业管理者工作的得力助手，是单位各科室信息的传达者，在企业单位的成长过程中就像左膀离不开右臂一样，发挥着不可缺少的作用，工作中要协助高层管理者做好工作方案，要和所有同事协调好工作关系。树立服务意识，认真对待领导所交办的工作，利用空闲时间巩固自己的专业知识，提高自己的工作技能，配合领导和同事创造良好的工作局面和和谐的工作环境，在这种和谐的氛围中不断开阔自己的眼界。通过多元化知识的累积，不断提升自己的心理素质和涵养，从而保证各项工作的高效运转。

（二）制定完整的奖罚制度

制定完整的文秘人员奖罚机制，可以有效地提高文秘人员的工作效率，一套完整科学的奖罚机制在现代企业管理中尤为重要。对工作中表现突出的文秘人员要进行适当的物质奖励，这既可以充分发挥文秘人员的工作热情，同时也满足了公司规范化管理的需求，从而为企业创造更高的价值。而传统的公司对文秘工作没有明确的要求，让文秘人员在工作中找不到自己工作核心价值体现，同时也缺少了工作的积极性。

（三）照顾文秘人员的情绪

企业的运作模式应该人性化，一方面要让文秘人员积极用心工作，一方面要及时洞察文秘人员的心情，及时发现文秘人员因为一些事情而产生的不良情绪，及时进行心理疏导和安慰。企业应该进行人性化管理，但同时又要有严格合理的规章制度来约束文秘人员，这样既可以让文秘人员有家的感觉，又可以提高文秘人员工作的积极性，保证工作效率。同时还可以帮助企业避免文秘人员的流失。

（四）提升文秘人员的综合素质

加强办公室文秘人员素质建设，通过书本、实践、网络学习等及时掌握和吃透上级精神，及时了解企业生产经营状况;引导办公室文秘人员在业务素质上下工夫，认真学习写作及公文相关知识，提高办公室文秘人员综合素质;通过学习，不断提高勤于想事、善于谋事、乐于干事、诚于共事的能力，努力建设有闯劲、有干劲、有韧劲和张口能说、提笔能写、遇事能办的综合素质过硬的办公室队伍。要加强办公室文秘人员的担当精神，培养无怨无悔的奉献精神，做勤奋敬业、乐于奉献的表率。办公室工作任务重、节奏快、要求高，经常需要加班加点，这要求办公室文秘人员要有老老实实、勤勤恳恳、扎扎实实的奉献精神，始终做到“不抱怨不埋怨、扑下身子埋头干”。要强化主动服务意识，持续提升办公室文秘人员对公司高管和其他部门的支持能力和服务水平。

四、结语

总之，在文秘工作中，为了改善办公室文秘人员的工作质量和水平，必须遵循办公室文秘工作原则，完善奖罚制度和人性化管理，增强文秘人员的责任心，不断增强文秘人员的创新意识，提高文秘人员的工作能力和专业水平，提升文秘人员的工作质量和公司的综合管理水平。