企业电子档案管理的重要性及安全管理探析

刘婷

【摘要】立足新时期的档案管理，电子档案是重要内容。在信息技术的影响下，企业档案管理信息化建设成为趋势，在强化安全管理的同时，追求档案管理的全面创新。基于此，要结合企业发展实际，对电子档案管理工作给予高度重视，明确其重要性与社会价值，将安全管理工作落到实处，切实提高档案管理系统化与规范化水平，更好适应新阶段整个社会对档案事业的新需求。

【关键词】企业;电子档案管理;重要性;安全管理

随着信息技术影响力的不断深入，档案管理领域锐意改革，积极引入电子信息技术，档案管理凸显数字化与信息化的特点，企业档案管理的发展也处于机遇与挑战并存的局面。为此，新时期的企业要将档案管理作为重要工作，以信息化为手段，构建电子档案，发挥电子档案的自身优势。同时，要落实数字化档案安全管理工作，为档案信息化管理的有序开展创造条件。

一、结合行业发展正确认识电子档案管理的价值

（一）档案检索效率大幅提升，准确度与速度显著增强。立足电子档案管理模式，其突出的优势就是智能化，使得原本复杂的档案查询流程变得更加便捷与高效，同时，依托先进的信息技术，电子档案管理模式得以大规模使用，有利于档案管理水平与效率的大幅提升，检索准确度增强，对提升档案管理质量与效率意义深远。

（二）有利于档案资源互通与共享，全面提高档案资源利用率。立足当前，生态环保成为整个社会关注的焦点，企业办公也以环保为方向，逐渐趋向无纸化。企业电子档案管理模式也应用数字化办公手段，强化对传统纸质档案管理方式的替代，有效弥补其不足与缺陷，为企业档案服务提供更大便利。另外，依托信息化管理模式，有利于实现资源共享与互通，突破档案利用的空间限制，资源利用率显著提升。

二、如何加强企业电子档案安全管理

（一）全面做好电子档案保存与管理工作，保证档案资源的完整性与准确性。在档案信息化管理过程中，电子档案安全管理工作是重中之重。要对企业内部涉及生产与管理的价值性文件进行归档保存，力求完整性与准确性，同时，要参照相关法律法规，对价值凸出的档案进行长期保存，全面做好档案的借阅与使用。另外，要做好档案资源核对检查工作，保证定期进行，一旦发现档案损坏问题，要做好针对性处理，尤其是要加强档案备份与原件保护工作。

（二）维护电子档案存储载体的安全性，合理设置使用权限。对于新时期的企业，其发展速度较快，电子档案规模庞大，因此，安全管理的加强势在必行。首先，立足物理角度，电子档案载体安全性不容忽视。具体讲，要定期对其进行检测，做好维护保管工作，保证其自身的准确性。另外，要积极了解计算机信息技术的发展趋势，结合實际要求，做好电子档案的及时处理。除此之外，电子档案的利用过程也是诱发安全问题的重要方面，需要对整个使用过程进行严格把控，制定科学的使用流程，保证各个环节的安全工作到位。随着企业信息化程度的不断增强，办公自动化管理系统成为电子档案的主要存储位置，因此，要做好安全工作。

（三）千方百计维护计算机网络系统的安全性，为电子档案的可靠性提供坚实保障。首先，企业要重视对档案信息网络保密系统进行优化与完善，目的是保证网络连接的速度达标、稳定性更强。其次，将电子档案备份系统建设落到实处，增强电子档案信息灾难恢复能力，以便在遭遇突发状况时能够保障正常运转。再次，积极构建全方位档案信息安全防范机制，以企业档案管理实践为基础，重视安装安全监控装置，涉及电子监控以及报警等设备。除此之外，要将加密技术应用在档案管理终端，强化电子档案资源安全性工作的落实。最后，网络维护工作不能忽视，要定期进行检测，保证防火墙以及防毒杀毒软件的及时更新与升级，提升计算机网络的安全水平。

（四）提高档案管理人员信息安全素养，强化知识结构的调整与创新。首先，为了有效维护电子档案的安全性，档案管理者要培养较强的责任心，增强敏锐感，形成科学与高效的档案管理观念，为档案价值的发挥创造有利条件。其次，档案管理人员要全面提升自身专业素养，培养终身学习理念，积极参加培训，对知识结构与体系进行更新，保证自身素质能够与时俱进，达到新要求，为企业档案信息化管理水平的提升提供强大动力。

三、结束语

综上，立足新的发展阶段，企业发展较快，档案规模不断增大，传统档案管理模式凸显滞后性，电子档案管理方式应时而生。因此，要坚持与时俱进，全面加强档案管理信息化建设，重视纸质档案向电子档案的转化，强化安全管理，为档案开发与利用创造更加优质的环境，维护档案自身安全性与可靠性，切实提升档案管理水平，为新时期档案事业的可持续发展提供坚实保障。

【参考文献】

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