机关文秘人员素质与文书档案管理研究

张志强

【摘要】对于机关单位来说，文秘工作人员作为部门领导的助手和参谋，其不仅担负着机关的日常文书工作，而且还是文书档案的管理者，在机关工作中起到重大的作用。机关文秘工作人员在实际的工作过程中所涉及的工作内容大部分都与文书档案有关系，这就要求机关文秘人员应该具备相关的基本素质，以确保能更好地完成文书档案的工作内容，更好的服务于社会。

【关键词】机关;文秘;档案;素质

机关文秘人员的工作主要包含两个方面的内容：一是记录和抄写;二是文稿起草，而不管是记录和抄写还是文稿起草，都要求文秘人员需要具备较高的业务素质。例如在进行记录是，文秘人员需要具备一定的文字水平和能力，对于领导的口述或者会議记录，文秘工作人员不仅仅要记录主要内容还要在后期负责对文字进行加工整理，以确保能快速有效地协助领导展开相关工作。由此看来，机关文秘工作人员的业务素质是个人素质和整体能力的全面体现，作为文秘工作人员必须要努力提高自身的业务素质，才能真正提高工作效率和工作质量，才能保证机关文书档案管理工作得以有效进行，从而保证机关单位的各项工作有序进行。

一、机关文秘人员应该具备的业务素质

（一）具备一定的文字水平和能力。在机关单位中，机关文秘工作人员在实际的工作过程中所涉及到的工作内容大部分与文书档案有关系，不管是记录、抄写还是文稿起草都要求文秘人员具备一定的文字水平和能力。例如：在领导开会的过程中，文秘人员需要对会议中的重要内容及时进行记录，在会议结束后负责进行整理加工，以便领导在查阅时能快速地提取有效信息。除此以外，领导对于一些文件或者报告可能只是提出一个题目，这时就需要文秘人员拟定提纲、收集相关资料、起草文稿并把自己的想法写上去，形成初稿，让领导去决断，这就需要文秘人员具备较高的文字水平和能力。由此看来文秘人员必须具备一定的文字水平和能力，这样才能保证领导班子的工作效率和质量。

（二）具备相关的文书档案管理技能。文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。文秘人员的主要工作就是对文书档案进行管理，其管理工作包括收集整理相关的资料以及对这些资料进行鉴定检索、对有效信息进行统计等等。这样繁琐复杂的工作要求文秘人员需要具备一定的文书档案管理技能，才能确保文书档案管理工作可以有效的进行并且不出现偏差、遗漏。

（三）具备强烈的事业心与高度的政治责任感。文秘工作是一项事业，无论是国家机关还是事业部门、企业单位都少不了它。文秘人员应该具备强烈的事业心，认识到虽然文秘职权不大，但是责任却非常重大，其工作关系到机关各项工作能否得以正常运行，所以文秘人员要立足本职，着眼于党的事业，不断增强事业心，增强职业荣誉感，爱岗敬业，高度负责，乐于奉献。自觉抵制拜金主义、享乐主义和个人极端主义等腐朽思想的侵蚀，全心全意为人民服务。

二、提高文秘人员素质与工作能力的有效对策

（一）提高文秘人员的业务素质水平。机关文秘工作人员的业务素质是个人素质和整体能力的全面体现，文秘人员的工作内容要求文秘人员不仅要提高自身的文字水平和能力，还要努力提高相关专业知识。在文书档案管理工作中，大部分是由相关的文秘人员完成的，如果文秘工作人员没有一定的文字水平和能力以及专业的管理文书档案技能，就很容易造成文书档案记录出现偏差、遗漏等现象，由此可见，文秘人员的基本业务素质能力对于文书档案管理是十分重要的，所以文秘人员需要注重提高自身的业务素质水平。

（二）注重钻研文书档案管理知识。在机关事业单位中，文秘人员不仅要负责撰写基本的文字材料，还要负责文书档案的管理工作，而文字材料就是文书档案管理的基础，所以这就要求机关文秘人员在撰写文字材料时，认真学习钻研文书档案管理中的相关知识，以保证在撰写文字材料的过程中不会出现重大错误。除此以外，文秘人员还要努力提高自身的自信心和整体业务水平，这不仅需要文秘人员努力学习相关技能，还需要机关单位定期开展以文秘人员为主的档案管理专业知识培训班，因为这不仅有利于提高文秘人员的工作效率，还有利于全面提升文秘人员的综合素质。

（三）提升文秘人员的思想意识。目前我国的机关事业单位有一些文秘工作人员存在严重的思想问题，由此导致机关单位的工作不能正常运行，所以机关单位要注重提升文秘人员的思想意识，增强从事档案管理工作人员的归档意识，机关单位可以定期对文秘人员开展相关活动，以此增强文秘人员的事业心与政治责任感，从而提高文秘人员的工作质量，确保机关单位的各项工作得以顺利开展。

三、小结

总而言之，机关文秘人员应该具备一定的文字水平和能力以及相关的文书档案管理技能和强烈的事业心与高度的政治责任感，因为这直接关系到文秘队伍的整体质量以及工作效率。所以机关单位除了要努力提高文秘人员的业务素质水平和相关思想意识外，还要注重文秘人员对文书档案管理知识钻研，以此确保机关单位的各项工作可以高效运行。

【参考文献】

[1]张海蓉.机关文秘人员素质与文书档案管理[J].中文信息，2016（3）：371.

[2]康思雨.机关文秘人员素质与文书档案管理[J].卷宗，2017（10）：8.

[3]王磊.机关文秘人员素质及文书档案管理途径研究[J].课外语文（下），2017（2）：32.