高校档案信息管理中大数据应用分析

李风雷

【摘要】在高校档案信息管理中，大数据可应用在档案信息挖掘、档案风险管理、个性化服务三个方面，使档案管理更加具有层次性、安全性、人化性，有效提高档案管理效率，方便校内人员对档案信息的查看。本文通过对高校档案信息管理中大数据应用的意义与高校档案信息管理特征进行分析，对高校档案信息管理中大数据的具体应用进行论述，希望能对高校档案信息管理有所帮助。

【关键词】高校档案;信息管理;大数据;应用

在大数据时代背景下，高校档案信息管理应与时俱进，充分运用大数据技术，不断提高档案管理人员的专业水平，以此实现高校档案管理的系统化、自动化、智能化，促进高校档案信息管理的发展。根据高校档案信息管理特征，可利用大数据技术进行分层次管理，使档案信息更加有层次性，方便相关人员的查看，以此提高档案信息管理效率，促进教学事业的科学发展。

一、高校档案信息管理中应用大数据的意义

高校档案信息较为庞大，传统的档案管理模式，耗时耗力，工作效率极低，因此需要引进先进的档案管理技术，以此提高档案管理工作效率，方便档案信息的查看。大数据对信息处理的快捷、准确，并可对信息进行整理与分析，充分挖掘信息的潜在价值，因此被运用在众多行业。高校档案信息管理中大数据的应用，可对高校档案信息进行高效整理与分析，并将分析结果汇报给高校管理者，为其提供良好的教学参考价值，明确下一步教学方向与计划。另外，高校档案信息管理中大数据的应用，可对复杂的信息进行简化，信息数据处理效率极高，储存方式较为方便与简单，有效降低档案管理人员工作压力，方便在校师生对相关信息的查看，使高校档案信息资源价值得到最大化。大数据对信息的读取速度极快，处理结果较为精准，并可对档案信息进行筛选，根据不同人群的不同需求，提供个性化服务，且成本较低，实用价值较高，因此高校档案信息管理中大数据的应用十分具有可行性。

二、高校档案信息管理特征

（一）信息庞大。高校档案信息主要包括学生信息档案、教师信息档案、教学资源及高校信息。其中学生档案信息又包括很多内容，像是学生学籍、学生成绩、学生在校表现等，教师信息档案、教学资源、高校信息同时也牵涉到很多方面的信息，像是教师医疗保险、教学科研、高校财务等，因此高校档案信息量十分庞大。

（二）储存方式多样。高校档案信息可以纸质、电子、数据及影音为载体，进行高校档案信息储存。高校档案信息储存方式多样，可根据档案信息不同类型与性质，选择相应的储存方式，以此方便高校人员对信息的查阅。像学生档案信息、教师人事档案信息主要以纸质为载体进行信息储存，教学、学术报告、教务等可采用数据库对信息资料进行储存，另外，对于高校晚会、运动、答辩比赛等主要是采用影音储存方式。

（三）利用率较高。高校在进行教师评优评先、教学设备更新及财务审查时，需要调取相关档案信息进行分析，以此确保决策的正确性，这赋予高校档案信息较高的使用频率，增加档案信息的重复利用率。像是在对学生评优时，需要调取学生的学习成绩、在校表现、获奖证书等信息，通过信息分析，来做出相应的决策，可见高校档案信息的利用率十分高。

（四）价值密度较高。高校信息档案中包括高校师生信息、财务信息、教学资源等，涵盖范围较广，整个高校档案信息管理经过系统整理与分析，所呈现出来的高校档案信息内容与形式较为全面与规范，使档案信息有较高的价值密度。

三、高校档案信息管理中大数据的具体应用

（一）在高校档案信息资源发掘方面的运用。高校档案管理人员，可通过大数据技术将师生档案、教务资源、学术报告等信息资源采集与处理，分析出高校档案信息中的潜在价值，为高校发展指明方向。高校档案信息系统较为庞大，管理起来较为不易，利用计算机将档案信息化，只能单纯地完成信息的输入与输出，不能充分利用高校档案信息资源的价值，因此需要应用大数据技术对档案信息进行深度发掘，有效发挥档案信息资源价值。首先对高校师生档案、财务数据、高校资产、学术报告等信息通过大数据技术进行处理，实现纸质档案信息到数据信息的转变。其次利用大数据技术，对档案信息资料库进行归类和整理，并对档案信息进行及时更新。像是教学评价系统，通过大数据对各个教师的评价结果进行数据整理与分析，不断更新教学评价信息中的评价结果，以此分析出教师的教学水平。为保障高校档案信息资源的安全性，应利用大数据完善身份验证系统。如高校教学系统，在进入教学系统之前，需要完成身份验证，避免师生信息泄露。在通过大数据技术完成高校档案信息的基础管理之后，可对整个高校档案信息资料库，提取有价值性的信息资源，并进行相关分析，找出教学发展的规律性，为高校教学事业的发展提供一定的参考价值。像是对毕业生档案信息的分析与整理，通过毕业生在学的就读情况与就业情况进行对比，寻找其中的规律性，为接下一步教学事业规划，提供一定的参考价值。

（二）用于档案风险管理。在信息技术快速发展的时代背景下，档案信息化已成为必然趋势，但在档案信息化过程中存在着许多潜在风险，需要高校档案管理人员加强档案风险意识，充分利用大数据技术，完善档案信息化管理。在利用大数据技术进行档案风险管理时，首先高校档案管理人员应不断提高专业水平，灵活运用不同类型大数据技术，充分利用各种类型大数据优势，完善档案信息管理。在对高校档案信息进行管理时，为避免档案管理人员因人为失误而导致的档案信息丢失，应利用大数据技术对档案信息更改，制定相应的程序，进行验证与审核，以此降低因档案工作人员工作疏忽导致的档案丢失风险。其次，对于恶性的信息窃取，需要档案管理人员与技术人员设计相应的安全防护程序，当其他网站进行攻击时，可进行自发性防御，并进行提示，使档案管理人员及时得知档案信息安全情况，并对实施攻击的网站地址进行拉黑与举报，以此避免高校档案信息泄露带来的不良影响，降低高校档案管理风险。最后，高校应重视大数据技术运用的广泛性，不断提高档案管理人员对大数据的应用水平，并建立相关的档案管理机构，对信息化档案进行有效监控，以此提高档案信息的安全性。

（三）用于个性化服务。针对高校档案信息的多样性，可利用大数据根据不同人们的不同需求，制定出相应的服务系统，充分发挥高校档案资源价值。对于高校的学生档案信息，可利用大数据技术设计学生信息查询系统，方便学生成绩查询、信息查询及报考，提高档案信息的服务力度。对于高校的财务信息，也可利用大数据技术设计相应的财务管理系统，方便高息财务管理，明确资金流向，有利于制定下一步的教学计划。大数据技术可根据高校人群的不同需求设计出相应的信息查询、游览、服务系统，明确划分高校各种档案信息用途，提高档案信息的利用率，方便校内人员的相关信息查询，使高校档案信息管理更加人性化、具体化、个性化，为高校打造一个良好的服务形象，有利于高校进一步发展。比如高校利用大数据技术设计的高校官网系统，将教师档案、学生档案、高校信息及教学科研结合在一起，方便校内师生信息查询，同时还可用于高校招生。

四、结语

总而言之，高校档案信息管理中大数据的应用，符合时代发展需求，有助于高校明确教学方向，使高校档案信息管理更加规范与系统。在高校档案信息管理中，档案管理人员应不断提高专业水平，广泛应用大数据技术，对大数据技术进行深入挖掘，以此提高高校档案信息管理效率，方便在校人员查看信息。高校档案信息管理中大数据的应用还处于刚刚起步阶段，需要高校加强对大数据的使用力度，使档案信息管理更加技术化、科学化、规划化，以此确保高校科学运行。

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