报社档案数字化工作研究

许勇

【摘要】现阶段，有关学术界对于档案的定义尚未统一。一般来说，档案是人们在进行社会活动过程中形成的具有保存价值的记录形式。报社档案在新闻宣传、资政决策等多个方面具有较强的借鉴意义。基于此，本文对报社档案数字化工作进行研究，从其发展现状以及未来发展趋势等方面展开具体分析，以此促进我国报社更好地发展。

【关键词】报社;档案数字化;工作

信息技术水平的提升，使得人们步入了“互联网+”时代。新媒体的出现加速了传统媒体之间的竞争，只有加强对档案信息的使用才能够在竞争中拔得头筹。人们在信息使用方面的要求逐渐提升，传统的方式无法满足现代公众需求，因此檔案管理者需要对其工作理念进行创新，发展数字化档案，以此发挥出档案的最大效用。

一、档案数字化阐述

（一）档案数字化的重要作用。档案数字化是将传统文字、声音、图形等档案通过数字信号处理技术，以输入、转化等形式将其转换成声音、录像、图片等文件信息。计算机可以对数字编码形式的档案文件进行识别，再使用一定的信息技术将这些文件存储到不同介质之中，这时人们就可以使用计算机的检索功能快速查找到自己需要的档案信息。报社进行档案数字化工作是在网络中建立起档案数据库，通过网络平台对档案信息进行记录与查询，这不仅能够减少编辑、记者等亲自到档案室查找档案的时间，同时还打破了时空的限制，使其能够随时随地通过手机或电脑查找出自己所需信息，从很大程度上看，档案数字化赋予了报纸新闻更多的时效性。除此之外，发展电子档案可以降低传统纸质档案在多次使用中产生的损害，对档案原件起到了一定的保护作用。在2015年，我国福建省出台了改进报社档案的工作意见，要求加强档案数字化的建设力度，各个报社单位要将数字化作为档案改进工作的重点，并将此工作增添至信息化发展的规划内，投入更多的经费，以此鼓励报社档案实现数字化工作，发展档案多样化公共服务功能，从而发挥出其最大效用，更好地服务于社会。此外，报社在发展数字化档案时，要开发更多的档案资源，做到资源共享;开发特色化数字产品，以此提升档案信息的资源价值作用。

（二）档案管理的不足。报社档案既能够表现出自身的发展历程，又能够反映出本地区以及全国的社会主义建设状况，尤其是改革开放之后的社会变化。因为档案室中的档案存储时间较长，其形态与内容较为复杂，所以传统的档案在管理上存在着一些不足。首先，传统档案管理的查询效率较低，通过建立档案数字化，借助计算机可以将多种档案数据信息以模型的方式组织起来，能够提高信息查询与获取的便捷性与准确性。其次，档案管理较复杂。传统档案管理工作需要接收档案，将档案登记归档，同时要进行档案借阅工作，工作内容较多，所以在对档案进行统计与分类过程中易出现人为疏忽，进而造成一定损失。而实现数字化档案管理，发挥其系统识别功能，不但会降低工作上的失误，还能够便于报社编研工作的进行，另外还可对档案查阅者的权限进行设定，增强档案安全性，避免出现档案泄密事故。然后，从档案保存上看，传统的纸质档案、录像档案等容易因时间长出现损毁、损伤问题，而档案数字化建设，能够增加档案存储空间，减少因时间问题导致档案信息不全等问题的出现。最后，从信息共享上，传统档案共享起来较为麻烦，时间较长，而使用数字化档案，人们可以实现信息实施共享。

（三）报纸档案的属性。第一，报纸档案记录了我国在政策上的变革，社会事业的发展，不仅能反映出人们的呼声，还能够增加群众在生产生活上的信息决策力度。另外党和政府可以通过报纸了解更多基层需要和政策实施成效，提高新闻思想价值、信息价值。第二，档案信息共享有助于党报的发展。利用报纸宣传国家方针政策，能够保持舆论导向的正确性。此外新闻档案不仅有自身的报刊，同时还包含了国家政策导向、多个部门的规章制度，以及来信访件等档案。新闻出版时所写的发展战略及重要决议，要按照现已实行的政策与现状进行编写。将媒体稿库与采编平台进行有效融合，能够加强新闻信息的存储、再编研力度。第三，网络技术是党报档案共享的保障。互联网技术的发展，既为传统报社带来了一些挑战，同时也为其提供了发展机遇。报社通过建设新闻资源平台与网络数据库，将传统纸质报道转为电子形式并传播到用户手中，从某种程度上看，报社档案数字化发展需要将网络存储作为主要依托。

二、报纸与数字的融合

现阶段，从国家层面提出媒体要具备一定的互联网思维，做好传统媒体和新媒体的融合工作，在平台、管理与内容上加强融合力度。档案数字化建设不仅影响了媒体格局，同时也使新闻生产发生了变革。将二者融合，有利于扩大受众范围，保持新闻的真实性，通过公正的报道、理性的分析、文化价值的传递，可以将其转变为我国重要的治国手段与资源。

媒体融合是时代发展的必然趋势，从内容生产模式及流程中得以体现，使新闻工作者不再拘泥于新闻内容，而是可以按照实际状况合理调整新闻内容，因此，要升级相关技术和结构，做好知识、技术与信息数据等方面的服务工作，加强技术与内容的融合力度。报社要在坚持高品质内容的同时，对平台扩展建设予以高度重视，实现纸质媒体、电脑端与移动端之间的资源共享，从而促进媒体融合全面化。

三、报社档案数字化建设

（一）要建立起报社档案信息库。增强档案存储、挖掘与开发的力度。加强报社多个部门与子报刊网站的联系，共享信息资源。还要对子报刊进行整合，做好链接工作，这样既能够形成一定的规模效应，又便于读者阅读，形成聚合效应。通过建立用户数据库，将多个子报刊网络进行整合，使报社多个部门网络可以共同使用并分享资源。

（二）建立起报社云存储平台。归整报社现存的宽带资源与服务器，建设内部云计算中心，从而为媒体创新提供相应的虚拟服务器和数据库，同时配以网络安全服务，减少服务网重购问题与运行维护工作，减少投入成本，同时还可以和地方的媒体存储平台相连接，进行资源共享。

（三）要不断创新。要在档案信息库与云存储平台的建设基础上，对报社及新闻运作体制进行创新，打破传统运作机制的束缚，对报社的工作流程、技术、团队等多个环节进行整合与融合。

四、报社档案数字化的发展趋势

互联网的发展，促进了信息传播个性化发展，不论是传统媒体，又或是新媒体，都是将传统信息作为传播的核心，从而为人们更好地提供信息服务。媒体融合能够给予新闻内容新的内涵，因为报纸相对于新媒体来说，传播速度较慢，若想在新媒体时代继续生存，就要增加内容深度，以社会发展为主要核心，注重问题的解决、历史和现代的碰撞。因为新闻具有时效性特征，所以提升宣传速度及报道时间，并且及时收到信息反馈能够促进报社更好地进行档案数字化发展，报社能够一次性采集更多的新闻信息，并使用多种媒介进行信息推送。

档案既是信息传播者又是终端用户，所以对于纸质档案来说要随着技术的发展，借助信息技术的作用，满足现代采编需求。对于报社档案数字化建设来说，既要保持新闻所固有的信息价值，又要在信息存储、筛选、组织等方面体现出其价值作用。保证报社档案的本质，做好编研工作，从实物表象出发，提供多元化观点、意见。借助网络工具进行报社档案数字化建设，不仅可以为社会大众提供更便捷的新闻服务，还能够增加新闻价值的深度。

五、结束语

综上所述，报社档案数字化建设不仅是时代发展的必然趋势，同时也是报社实现可持续发展的方式之一。将传统档案向数字化方向发展，加强与新媒体的融合，创建数据库与云存储平台，可以提高新闻内容的真实性与时效性，推动我国报社更好地发展。

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