计算机信息技术在档案管理中的应用

周奇

【摘要】随着我国社会经济的快速发展，计算机信息技术在各行各业得到了广泛的应用，不仅能够保证工作效率，而且也能够减少人工成本。通过将计算机信息技术在档案管理中进行应用，能够保证档案管理更加规范化与现代化，提升档案资料的安全性。本文通过对于计算机信息技术在档案管理中的重要性进行分析，明确当前档案管理存在的主要问题，并且积极制定相关的解决对策。

【关键词】计算机;信息技术;档案管理;应用分析

随着信息化时代的来临，社会各项工作通过运用计算机信息技术，能够有效减少工作流程，提高工作效率和工作质量，数字化管理已经逐渐成为社会发展的必然趋势。在档案管理的过程中，由于各个环节都能够直接通过计算机设备以及信息技术进行管理，有效代替人工操作，能够提高档案管理的质量与水平，减少人工管理带来的失误，提高档案管理的质量和应用效率。

一、计算机信息技术在档案管理中的重要性

（一）通过计算机信息技术能够促进档案管理、收集、存储、检索等功能更加完善。通过利用计算机信息技术可以实现自动扫描的方式，并且能够直接将电子信号转变为可识别信号。通过自动处理信息的管理方式，可以将各种信息进行压缩，并且储存到档案管理系统之中。在运用计算机信息技术进行档案管理的过程中，也能够直接针对图像、文字、声音、视频等资料进行管理，利用计算机的自动检测和编目功能，保证档案管理更加完善。

（二）计算机信息技术能够促进档案管理实现系统化、数字化。由于档案管理的数量和种类不断增长，所以造成档案管理的信息体系日益庞大，很难针对档案管理的数量进行深入的研究，所以在计算机档案管理的过程中，必须要加强对档案管理信息的全面搜索，通过利用数据库管理的方式，能够快速实现档案接收、登记、分类等操作，计算机信息技术能够直接快速地处理文字表格以及声像资料等。通过利用计算机信息技术实现档案管理，可以通过多个角度针对数据资料进行分析，充分发挥入库排架的功能，为科学管理和决策服务提供充分的系统化管理。

二、计算机信息技术在档案管理应用中的不足

随着计算机信息技术在档案管理中的应用水平不断提高，很多档案馆始终致力于现代化档案管理平台的建设，但是在实际投入和使用过程中还存在许多的问题。

（一）对计算机信息技术缺乏必要的了解。在开展档案管理工作的过程中，由于大多数管理人员自身缺乏对计算机信息技术的了解，所以在实际管理的过程中并没有能够正确熟练运用计算机管理技术，这样就很容易造成计算机信息技术管理水平受到影响，无法充分发挥出应有的功能。

（二）计算机信息技术应用效果不理想。从实际的档案管理情况来看，大多数档案馆只是将计算机信息技术作为一种辅助工具，在实际应用的過程中主要依靠人工记录的方式，这样就很容易造成档案的信息出现漏洞，这些纸质档案如果不能够得到恰当的保存，很容易出现受潮变质的问题，甚至还可能引发虫蛀，导致重要的文件资料失去应有的价值。由于没有配套的数据档案库，导致整个档案管理系统并没有充分发挥作用，所以也就造成档案管理效率大幅度缩水，无法满足档案信息管理的质量与水平。

三、信息技术在档案管理中的应用策略

（一）积极加强计算机信息技术在档案管理中的实际应用。必须要保证档案管理人员能够正确认识计算机信息技术的重要功能和意义，这样才能够在档案管理的过程中，主动运用计算机信息技术。档案馆还应该积极投入大量的人力、物力、财力，加大计算机硬件设备和软件设备的投入，建立完善的现代化档案管理体系。对数字化信息的产生、发送、传输、识别和控制能够实现数据信息拓展，强化对复杂数据信息进行归纳与整合，从海量的数据信息中挖掘关键信息，能够及时判断可能存在的风险，并且主动制定相应预案。通过将数字化技术在档案管理中的应用，也能够对医护人员的发展潜力进行准确分析，为档案管理工作提供必要的参考。

（二）积极加强人才培养。在人才培育方面，必须要招聘具有相关专业技能的档案管理人才，同时也应该保证对于档案管理人员进行培训，让他们熟练掌握计算机信息技术，形成综合型人才。还应该提高计算机档案管理人员的操作能力，通过熟练运用计算机来解决日常管理中遇到的问题。

（三）加强档案管理的创新。对于档案管理人员来说，除了需要掌握相应的基础业务之外，最主要的是应该具备必要的思维策略，在计算机档案管理过程中，制定规范系统的工作制度和工作管理标准，才能够保证档案管理一丝不苟，另外还应该建立健全科学的档案管理模式，保证档案管理有序进行。要想实现档案信息化数字化管理，必须要通过数据库、数据压缩、高速扫描等技术手段，这样才能够避免由于人员缺乏电子档案管理经验导致案卷质量和收集效率不足的情况，也能够避免案卷无法反映个人工作能力和实际的动态信息资料，避免职务晋升、工资变动等连续性信息出现断档的情况。通过发挥档案信息资源管理的作用，能够为领导以及相关人员提供准确的人才信息，实现现代化管理。

四、结论

本文通过对于计算机信息技术在档案管理中的应用进行分析，总结当前档案管理存在的不足，并且提出相应的解决对策，保证档案管理实现智能化、自动化和信息化，促进档案管理的效率全面升级。

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