大数据时代档案管理工作提升探讨

吴静 陈艳芹 秦占霞

【摘要】大数据时代档案管理面临新挑战。本文分析了目前档案管理的提升思路，提出大数据时代档案管理需要一体化的平台和架构，数据共享与数据挖掘，旨在提升档案管理水平。

【关键词】大数据时代;档案管理;探讨

随着互联网信息通信技术的日渐普遍和成熟，人类对于海量数据的处理能力和方法有了长足的进步，大数据时代也已随之而来。在信息化时代，传统的档案管理有了新的记录和保存模式，档案管理信息化本身已取得了较好的成效，大数据时代给传统档案管理工作带来了更大的机遇和挑战，大数据时代的新概念、新工具和新平台给档案管理工作带来了新的思路，抓住大数据发展的历史机遇，将给档案管理工作带来新的突破和提升。

一、大数据背景下档案信息化建设面临的挑战

大数据时代的工具和技术，必然为档案的管理和利用带来新的、符合时代需求的变化。大数据本身集海量信息、多维度特征、多数据格式等特点于一身，为传统档案管理工作提供了新的方式和挑战。

（一）档案数据提取和整理过程难度加大。传统的档案记录和记载都是人们编著，有特定的记录方式和检索方式。然而，近年来互联网以及电子信息技术的发展迅速，为档案资料的管理提供了便捷方便的途径。和过去相比，大数据时代的信息数据量大和数据格式多样的特点，使得大数据时代存在信息泛滥和数据“噪声”的缺点，导致档案数据提取和整理都有一定的困难。这种困难成因在于虽然进行大数据记载，但是数据量过大以至于信息检索时很多关键信息遭到埋没，数据价值的甄别难度加大。因此，当前档案管理工作面临的一个重要问题就是如何在海量的资料数据中快速准确找到有价值的数据信息。

（二）档案管理工作中数据挖掘和利用的挑战。伴随着数字时代的发展，对档案数据信息的需求和重视程度也在提高，原始资料和数据的简单利用已经不能直接满足当今时代个性化、多样化的需求，我们在工作中往往需要对档案信息做一定层次下的知识发现和数据挖掘，从而满足更深层次的数据内涵和知识的需求。大数据时代，各种资料数据都在海量增加，加大了提取有效信息并作数据分析和挖掘的困难。那么如何在海量档案数据中发现深层次的关联信息，如何进行多维结构数据信息的二次开发，都是大数据时代发展中档案管理需要考虑的问题。我们亟须运用计算机信息技术在海量档案数据中进行挖掘，以得到有用的信息和知识，建立有价值的数字档案挖掘体系。

二、大数据时代档案管理工作的提升思路

大数据时代档案管理工作要有明确的思路，要充分适应大数据的特点和发展方向，要充分利用现有的新技术、新平台，快速建立一套针对大数据时代的档案管理工作体系和平台。

（一）大数据时代，档案管理要有完善的制度。传统的档案管理模式越来越无法与大数据时代的档案工作要求相适应，在这种情况下，为了全面提高档案管理工作的水平，则需要结合自己的实际情况来进一步完善档案管理制度，使其与大数据的发展方向保持一致，大力促进完善档案信息化、数据化管理机制，建立健全档案信息化、数字化的管理制度，从而为档案管理工作提供制度的保障;设立高标准严要求的档案管理部门和档案管理人员，要定期检查档案管理的数字化和信息化建设。此外，明确档案管理工作的职责，加强档案管理工作人员的管理和培训，普及大数据时代的新概念、新工具和新平台，真正把档案管理工作落到实处，真正让档案管理人员认清大数据的价值和特点，全面提高档案管理工作的水平。

（二）大数据时代，档案管理需要一体化的平台和架构。早期的档案信息建设并不能真正做到信息的一体化建设，各部门进行独立的建设，没有统一的标准。这种业务系统模式下，各系统都是孤立的，不能进行有效的联系，造成了信息设备的浪费和建设成本的增加。针对大数据时代的要求，要建立档案管理制度的一体化、档案管理平台的一体化、档案数据分析的一体化和用户管理的一体化。数据管理、用户管理、系统平台管理做到三位一体，进行硬件资源的有效整合，防止重复建设，因为大数据时代数据的管理和维护成本巨大，重复建设将会对软硬件资源造成巨大的浪费，同时会加重管理人员的操作和维护成本，得不偿失。

（三）大数据时代，档案管理需要促进数据共享与数据挖掘。以前，部分事业单位的档案管理工作由于担心档案安全、社会责任等问题，不愿意作数据的共享与互通。数据的价值无法被充分利用，各个地方的数据信息都成为信息孤岛。然而，立足于大数据时代数据的价值体现而言，海量数据下，数据和档案只有做到互通共享，数据与数据之间才能发挥最大化的联动效应。档案管理工作归根结底是数据信息的管理工作，因此各个档案管理体系都应该加强合作，建设开放共享的档案管理平台，将有价值的档案信息数据统一公布在（下转第174页）

（上接第109页）一个网络公共平台上，借助网络技术的力量，使档案资源在更大范围内得到扩散和共享。同时，还要结合具体情况，从整合、优化各种公共资源入手，在保证国家机密、知识产权的基础上，对各种数字信息资源进行整合和开放，以此满足档案管理人员、档案使用人员事业单位档案的需要。在当前大数据背景下，档案利用工作要进行不断创新，进一步拓展档案利用的功能。在传统的档案管理工作中，档案管理工作主要是为需求者提供查阅服务，档案利用十分被动，并没有充分发挥出档案的价值。在当前大数据时代，档案系统中存在的海量的文献和数据，是一笔宝贵的知识财富，这就要求档案管理部门要针对自身的实际情况来构建数据模型，并对各种数据进行分类和挖掘，进行相关性分析，进一步挖掘档案之间的联系性，深入开发档案的潜在价值，并充分利用各种信息平臺，有效体现出档案管理工作的重要价值。

三、总结

基于大数据时代的档案管理模式要不断进行创新，结合自身特点和需求，适应大数据时代的发展方向，利用大数据时代的平台和工具，对档案管理工作做深度的变革，从而进一步提升档案管理工作的效率和价值。

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