信息管理促进医院风险防控

文/刘妍君 林琼菁

完善的信息管理系统，对医院内部监督、内部控制、风险防控、廉政建设起着重要的作用。

党的十九大对提高保障和改善民生水平，加强和创新社会治理提出了更高的要求，提出“实施健康中国战略”。会议要求“深化医药卫生体制改革，全面建立中国特色基本医疗卫生制度、医疗保障制度和优质高效的医疗卫生服务体系，健全现代医院管理制度”。国务院办公厅关于建立现代医院管理制度的指导意见（国办发〔2017〕67号）中要求健全信息管理制度，强化医院信息系统标准化和规范化建设，完善财务运行、成本核算、内部审计、廉洁风险防控等功能。

要建立健全现代医院管理制度，应在学习和借鉴海内外先进管理经验的同时，切实结合中国大陆医药卫生体制实际，提出可实施可推广的改善建议。

台湾长庚纪念医院（以下简称“长庚纪念医院”）具有40多年的成功经营经验，对大陆医院管理制度改革具有重要的借鉴价值。长庚纪念医院具备完善的信息管理系统，对医院内部监督、内部控制、风险防控、廉政建设起着重要的作用。作者以分析长庚纪念医院“四把钥匙”信息管理系统为切入点，运用质量管理工具——品管圈，探讨加强医院采购管理信息系统运行时效的具体方法。同时，提出对信息系统改善及廉政风险防控的工作建议，为医院建立和完善现代医院管理制度提供借鉴。

品管圈精细化

长庚模式的“四把钥匙”是对医院采购及供应工作的有效管控。“四把钥匙”是指采购、供应、会计、出纳四项职能分设在四个不同的部门。各部门负责职权范围内的工作，上下游有效衔接并相互监督制约，实现最大程度的规范管理流程。长庚信息管理系统包括采购系统、物资管理系统、固定资产管理系统、会计系统等多个管理模块。各管理模块之间通过流程对接和数据串联实现全程联动追踪，支撑职能部门有效发挥“四把钥匙”功能（如图1所示）。

图1 长庚模式“四把钥匙”运行简图

品管圈（Quality Control Circle，简称QCC），是由日本石川馨博士于1962年所创，由相同、相近或互补的工作人员自发组成6人左右的小圈团体（又称QC小组）。小组全体合作、集思广益，按照一定的活动程序来解决工作现场、管理、文化等方面所发生的问题及课题。实施程序主要包括主题选定、计划拟定、现状把握、目标设定、解析与对策拟定、对策实施与检讨、效果确认、标准化、讨论与改进、成果资料整理等。作 者通过组织来自“四把钥匙”的业务部门（采购、供应、会计、出纳）、信息系统管理部门、监督部门（纪检、审计、行风）的工作人员组成QC小组，针对提高“四把钥匙”运行效率的问题，开展了调查研究和问题改善。

QC小组发现，会计部门在付款时，频繁出现付款表单不齐、环节缺失情况，导致延迟付款，运行效率降低。“四把钥匙”相关部门虽有日常业务沟通，但缺乏全流程梳理上下游联系及运行效果。监督部门也难以开展系统全面的监督检查。

小组认为，通过分析“四把钥匙”异常情况，梳理线上线下各业务流程及上下游衔接，制定异常问题解决方案，可以缩短付款周期，提升运行效率，从而有效挤压流程中的寻租空间和时间，促使“四把钥匙”更好地发挥监督制约功能，进而降低廉政问题发生风险。

品管圈定义异常点为从请购开始至付款结束，流程中的环节超过该环节正常时长的异常情况。QC小组以某实际运用“四把钥匙”管理的三级医院，某月请购案件作为样本数据，排查请购至订购超30天、订购至收料超30天、收料至发料超15天、发料至寄送超30天、寄送至付款超90天发生数共5种异常情形计算异常点数。异常发生率为一个月内，启动非常备请购案件最终发生付款所有异常点数除以当月非常备请购总件数，即平均每个请购案件所包含异常点数。效果确认阶段以改善后异常发生率为比对数据。

台湾长庚纪念医院具有40多年的成功经营经验。长庚模式的“四把钥匙”是对医院采购及供应工作的有效管控。“四把钥匙”是指采购、供应、会计、出纳四项职能分设在四个不同的部门。

破异常点壁垒

QC小组统计了2017年某月所有非常备请购成功案件共68件，排查符合异常点的情形共109个。小组计算各类型异常点所占百分比及累计百分比，忽略订购日至收料日异常情况（占比7.34%），改善重点为前92.66%的各事项异常情况。改善前异常发生率现况值为1.60，即一个请购案件对应1.60个异常点，运用品管圈的手法计算改善目标值为：现况值-（现况值×改善重点×圈能力）=1.60-（1.60×92.66%×60.10%）=0.71，得出目标改善幅度约55.63%。

小组针对各项问题进行解析，得到人、机、法、环四大类8个方面的原因，经过要因选定、真因验证各品管圈环节，确定4项真因5项对策。包括开展对各科室固定资产管理人员开单传签流程培训教育；执行合同审核全流程线上作业，审核经办部门、经办人员、送达日期、处理时效均实时监控，且增加用印上传系统管控点，实现会计处实时查看经济往来类合同；完善检验、领料等作业系统逐级跟催功能，如以每7日作为递增条件，通过邮件或OA形式跟催请购人员及上级主管；完善固定资产增加单线上传签功能，避免丢失责任界定不清楚，取消线下传签流程，提高效率等。

小组经过PDCA（戴明环）实施改善对策，统计2018年某月所有非常备请购成功案件共79件。还排查了符合异常点情形，致使其付款进度缓慢的异常点共83个。改善后异常发生率为1.05，即一个请购案件对应1.05个异常点，目标达成率61.80%，进步率34%。可以看出，发料至寄送、收料至发料、寄送至付款的异常点数量有了明显降低，异常点数较改善前明显降低，改善效果较好。

跟催警示并举

医院可以运用品管圈模式，通过提高信息管理系统运行时效，改善医院廉政风险防控效力。以下具体对策可供医院管理者参考。

首先，合同审核全流程线上操作，实现合同审核全流程上线。审核经办部门、经办人员、送达日期、处理时效、用印版本上传均应可线上查看和实时监控，责任人及问题原因都可跟踪。相关部门应建立跟催系统，自动逐级逐日通知及跟催请购人员、经办人员及上级主管办理流程作业，可有效解决运行效率低、监督制约弱的问题。

第二，现代医院新型廉政风险防控体系的建立，是优化现代医院管理架构，加强医院全面从严治党和党风廉政建设工作的重要内容。在日常工作中，管理者可以信息管理系统为切入点，提高信息系统流程迅速响应、无缝衔接效能。从而促使各环节业务更精准地发挥功能和履行责任，实现有效的廉政风险防控。

另外，医院还应深化廉政文化宣传教育。医院通过有计划的人员培训、经常性的警示教育、针对性的法治宣传等方式，提升自查自纠和内部监督检查的氛围，提高风险部门人员自身防范意识，提高其发现问题、改善问题的主动性。同时，纪检部门、行风部门等监督责任部门应深入开展对风险领域的全流程全覆盖监督检查。主管部门注重抓早抓小，防微杜渐，有效促进公立医院廉政风险防控能力的全面提高，多部门联动促进医院健康有序发展，共同为实施“健康中国”战略添砖加瓦。