临沭县重大活动数码照片档案建档工作模式探析

文·李云 相顺芳

档案是社会记忆构建的载体，照片档案是档案资源的重要组成部分。随着数码相机的普及，数码照片以其成像快、处理快、传输快、查阅快的特点和易存贮、不冲洗的优势备受重视，数码照片档案已成为信息化时代档案工作一项重要内容。近年来，临沭县档案馆顺利收（征）集全县重要会议、重大事件、重大成果等重大活动数码照片资料进馆，真实记录留存发生在临沭县的大事要事。并从中积极实践、创新和研究，希望能够探索出一套适合县级档案馆易于操作、方便掌握、规范科学的，从收集到开发应用的县域重大活动数码照片档案建档模式。

一、县域重大活动数码照片档案建档的必要性

随着经济社会的快速发展，政治、经济、科技、文化等各种重大活动日益增多，具有真实性、形象性、直观性和实时性等特点的重大活动数码照片成为了重大活动档案的重要组成部分。县域重大活动数码照片对全县各领域发生的重要会议、重大事件、重点项目、重大成果等重大活动进行实时瞬间记录，见证着全县经济社会发展历程，具有宝贵的历史收藏价值，是重大活动的真实写照，是本区域历史查考和社会利用的宝贵信息资源，更是增强社会记忆功能、传承红色基因、弘扬爱国奋斗精神的生动教材。但是，数码照片同时具有易被复制、易于传播和因存储介质寿命不稳定，保存风险大、易消失的缺陷，个别单位对做好重大活动数码照片档案收（征）集工作主动性不高，档案意识淡薄，忽视重大活动数码照片收（征）集及建档工作。因此，做好县域重大活动数码照片档案管理工作具有十分重要的现实意义。

二、县域重大活动数码照片建档过程中存在的问题

（一）人员紧缺。县级档案馆业务量大、人员少，没有配备专人从事全县重大活动的拍摄，很难深入重大活动第一现场直接获取第一手的数码照片资料。

（二）归档意识薄弱。有些单位和部门对做好重大活动数码照片档案收集工作主动性不强，数码照片留存不长久，照片作为新闻信息利用完后就束之高阁，且大部分保存在个人电脑中，易发生丢失。忽视重大活动数码照片的收集、整理、归档以及向档案馆移交等工作，致使重大活动数码照片收集、归档不齐全。

（三）重大活动数码照片数量大，筛选困难。由于数码相机成像快、易操作的特点，一个活动形成多张甚至上百张照片，形成数量非常巨大。有些部门会将同一个重大活动数码照片重复报送，也增加了筛选的工作量。在重大活动数码照片收归于档案馆时，需要遴选具有代表性和典型性的数码照片，照片筛选比较困难。

（四）部分重大活动数码照片缺少文字说明。数码照片档案一般由数码照片和该照片的文字说明两部分组成。有的单位和部门往往在有活动时能跟踪拍摄，但活动完毕未能及时整理，时间一长，积累了很多照片而没有文字说明，致使归档时该照片的时间、地点、人物、背景、事由等信息填写不齐全、不准确。

三、县域重大活动数码照片档案建档模式的探索及应用

《数码照片归档与管理规范》《山东省重大活动档案管理办法》的颁布和实施，为规范整理县域重大活动数码照片档案提供了行业标准和依据。

（一）做好县域重大活动数码照片建档工作的条件保障

1.人员保障。临沭县档案馆专门成立重大活动数码照片档案建档及应用研究课题小组，配备政治觉悟高、业务水平强，既精通档案业务知识又熟练掌握计算机、数码相机等设备应用的同志参与该项工作。

2.制度保障。建立重大活动数码照片档案管理制度，主要包括归档范围、归档时间、归档要求、整理原则与方法、保管要求等，特别是在关键环节、难点工作上要做出明确、详细的规定。严格按照制定的标准、规范和程序，进行重大活动数码照片的收集、筛选、鉴定、整理、著录、存储、安全保管和利用。

3.设备保障。数码照片是用数码相机、扫描仪等设备获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。因此，要配备高质量的数码相机、计算机、扫描仪、磁盘、光盘等设备。

（二）县域重大活动数码照片建档方式

一是集中统一式建档模式。县级档案馆征集的重大活动数码照片档案适宜采用集中统一式建档模式，建档主体当属县级档案馆。二是分散式建档模式。主要针对县级各部门单位产生的重大活动数码照片档案，随有随归，建档主体是重大活动的主办、承办单位。

（三）县域重大活动数码照片建档步骤

根据《数码照片归档与管理规范》行业标准要求，结合工作实践，对县域重大活动数码照片建档按照以下步骤实施（见图1）。

在建档过程中，还应重点把握以下几个环节：第一，要重视收（征）集环节。在日常工作中，对照归档范围，采取集中与定期收集相结合、重点与专题收集相结合、跟踪与零散收集相结合的“三结合”的方法。第二，归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不能对数码照片的内容和EXIF信息进行修改和处理。综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示出照片所反映的主要内容。第三，经仔细筛选、规范整理后，数码照片档案采用建立层级文件夹的形式进行存储，并建立全县重大活动数码照片档案数据库。在实践过程中，临沭县档案馆将数据库分为三类：一是从各单位、多渠道收集来的数码照片数据库，也可称之为重大活动数码照片原始资料库；二是按照《数码照片归档与管理规范》整理后的全县重大活动数码照片档案数据库；三是通过编研后形成的重大活动数码照片专题数据库。本着便于管理、方便利用、防止丢失的要求，对归档的数码照片及时刻盘，并分封存保管、查阅利用、异地备份三套保存。

（四）县域重大活动数码照片档案的开发应用

利用馆藏的重大活动数码照片档案数据库，通过对档案内容的深度挖掘，可编辑图书、举办展览等，形成系统的档案信息加工精品，发挥档案馆社会教育功能，主动、直接为社会各方面工作服务。为真实记录发生在临沭大地上的大事要事，彰显全县人民奋力决胜全面建成小康社会的精神风貌，临沭县档案馆对2017年全县重要会议、重要活动、重大事件、重大成果等数码照片进行收（征）集，累计收集数码照片2万多张。经过认真筛选，选择主题鲜明、影像清晰、画面完整，具有代表性、典型性，能全面反映重大事件全貌及其特点的数码照片进行了归档整理。在此基础上，选取一年来全县重大活动有代表性的数码照片，按照政治思想宣传、经济建设、城乡建设管理、社会事业发展等进行分类编辑，编纂出版了《图说临沭·2017》一书。全书约2.3万字，照片565张，荣获2017-2018年度山东省档案学优秀成果二等奖，受到社会各界的一致好评。《图说临沭》的编纂出版工作也将长期坚持下去。

四、规范重大活动数码照片档案管理的对策

（一）加强宣传和业务培训，提高对重大活动数码照片档案重要性的认识

针对档案人员更换频繁、业务不熟练的特点，定期对基层档案人员进行培训，精准培训《数码照片归档与管理规范》《山东省重大活动档案管理办法》等内容，档案管理人员合理有效地前期介入，能够改善数码照片归档不齐全、缺少文字说明、照片质量不高、整理不规范、移交不及时等问题，可以从源头上提升重大活动数码照片档案的管理水平。

（二）完善重大活动数码照片档案收集制度，实施前端控制

严格收集、移交重大活动数码照片规章制度，明确收集范围、收集时间和要求，及时收集、定期收集、集中收集、专题收集和零散收集相结合，确保重大活动数码照片及文字说明收集齐全完整。

（三）协同合作，掌握重大活动线索，理顺收集渠道

按照重大活动收集范围要求，档案馆应采取各种措施，及时得到重大活动线索。一是每年年初及时掌握当地党委、政府全年的主要工作要点，依此列出本年度重大活动线索，制定相应拍摄、收集计划；二是同参与拍摄重大活动的主要新闻媒体单位建立长期协作关系，方便快捷地接收重大活动数码照片；三是随时与重大活动主办、承办单位取得联系，督促其按时向档案馆移交重大活动档案资料；四是经常与社会上摄影爱好者沟通联系，广泛征集反映本地区具有重大影响、较大规模活动或者能够留存城市记忆等数码照片。

（四）科学鉴定，区分重大活动数码照片的信息价值

整理前首先需要进行鉴定，严格筛选，择优选片。对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档，所选数码照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整。反映同一场景的数码照片一般只归档一张。工作需要时可邀请摄影者、承办部门和照片中的人物协助鉴定照片价值。