关于大数据时代学校人事档案管理的信息化分析和思考

张养民

摘要：学校人事工作处于学校整体工作的核心位置，是其他工作开展的基础。人事档案是学校评先树优和职称晋升的重要凭证，是学校拟定人事决策和制定人事规划的重要依据。新时期，学校人事工作必须要保持纯洁性、先进性和公正性，根据干部以及教职工的具体能力，实现人岗匹配，保障其他工作有效开展。大数据时代，学校人事档案管理工作表现为信息化、智慧化、规范化和数字化的特点。本文立足于大数据时代背景，就大数据技术与干部人事档案、教职工人事档案的融合予以剖析，以期能够彰显人事档案价值。

关键词：人才;数字化;大数据;人事档案

一、人事档案管理的信息化基本理论概述

（一）人事档案管理信息化的概念

自从学界首次提出“档案信息化”这一概念起，学者们开始从不同视角对该命题加以研究，取得了一定的成果[1]。基于大数据生态视域下的人事档案管理信息化，主要是指将数字化信息融入到人事档案管理的各个流程，将纸质档案转化为数字化档案的同时，对电子类文件进行归档处理，实现人事档案的全面数字化管理，革新人事档案管理结构。

（二）人事档案管理信息化的特征

第一，节约资源性。人事档案管理信息化使得部分手工劳动被人事档案管理系统所替代，单位在人力、物力和财力上的支出减少。与此同时，由于工作环节的缩减，使得人事档案管理人员能够更加专注于档案服务领域，为学校开展人事工作提供更加全面和优质的服务，提升人事工作运转效能。第二，网络性。人事档案管理信息化涉及到数字化信息技术的应用。为了提升人事档案传输的便捷性，拓展人事档案接收渠道和传播渠道，必须要依赖互联网这一载体，实现跨单位利用和跨区域利用。第三，技术性。人事档案管理信息化涉及大量的信息技术，对人事档案管理人员的能力要求提升[2]。人事档案管理人员如果不能适应这一变化，就会很快被时代所淘汰。

二、大数据时代学校人事档案管理的信息化策略

（一）以安全管理为核心，加强安全管理

辩证法强调事物的辩证原理和两面性原理，信息技术革新人事档案管理机制的同时，也使得人事档案管理工作面临着新的挑战。木马、黑客等病毒程序不仅会损毁人事档案中的信息，还可能被不法份子用以篡改档案信息，影响人事工作可持续化发展。为此，有必要通过信息技术对人事档案进一步加密，去除许多不必要的安全隐患。第一，区块链技术可以实现信息资源的点对点传输，为档案安全管理提供了新契机。档案管理人员可以将区块链技术融入到档案传输环节，防止人事档案在传输过程中遭到损毁和非法访问。第二，数字秘钥技术可以对档案资源中的内容进行加密，防止不具有访问权限的人员非法访问人事档案。为此，档案管理人员要加强与人事组织工作人员的沟通，明确访问权限。第三，数字水印技术可以将人事档案资源变为只可读模式，在数字人事档案中加入数字水印或者专业代码。为此，档案管理人员可以将数字水印技术融入到人事档案管理数字化系统当中，通过管理系统自动在人事档案中加入数字水印或者专业代码，降低数字人事档案被篡改的可能性。

（二）培养信息化人才，确保管理工作的规范性

需要注意的是，单纯的将信息技术融入到人事档案领域并不符合大数据时代人事档案管理的实质。在大数据时代，主要是强调信息技术对人事档案管理质量的作用。人事档案管理人员作为该项工作的基础性因素，直接影响到人事档案管理工作的科学程度、创新程度以及规范程度。对于数字时代人事档案管理工作而言，专业素养强、理论水平高以及信息技术运用能力强的档案管理人员往往能够快速适应档案事业以及时代发展变化，为学校人事档案管理工作建议献策。第一，学校要健全人才交流访问机制，定期组织人事档案管理人员前往具有优秀管理经验的高校、档案馆或者档案局进行交流，拓展本学校人才的视野面。第二，学校要立足于人事档案管理需求以及学校现有资源，优化本校培训内容，加强人事档案管理人员在运用数字化技术的能力，提升人事档案管理人员的法律意识和政治素养。第三，学校培训人员要积极听取人事档案管理人员的反馈，针对人事档案管理人员知识漏洞、专业技能缺陷，为其提供更有针对性的培训活动，防止培训形式化和走过场化。

（三）完善信息化管理机制

为了实现学校人事档案管理专业化、流程化和科学化，学校必须要健全信息化管理机制，指引并规范人事档案管理人员的管理行为。第一，学校可以对现有管理流程进行优化，根据人事档案管理人员数量以及人事档案管理系统基本情况，细化职责分工，实现分工化管理和专门化管理。第二，学校要明确数字档案收集标准、归档标准、录入标准以及交接标准，确保人事档案管理工作的各个环节协调和衔接，实现人事档案管理提速、提质和提量。第三，合理制定绩效考核和责任落实机制，增加信息化建设在绩效考核中的比重，明确信息化管理中的安全责任，实现人事档案全方位管理。

三、结束语

依法治国生态视域下，学校必须依法依规用人，加强人事档案管理，严格审核人事档案信息，防止弄虚作假等情况的发生。人事档案管理表面上看是一种信息资源管理，实质上是对人的管理。人事档案中记录的信息将直接关系到人事工作的开展动态以及开展方向，决定人事工作的公平性、科学性和规范性。在大数据时代中，学校要坚持安全第一性，在确保人事档案安全管理的基础上，对人事档案进行利用。人事档案管理人员则要用更加规范、标准的行为对待本职工作，服务于学校人事工作。未来区块链技术、移动终端技术以及数据库技术的进一步发展，人事档案管理工作还会迎来新的变革。但笔者相信，在国家档案管理法规不断健全以及学校管理人员的努力下，学校人事档案管理工作会迸发出新的活力。

参考文献：

[1]丁振伟，刘偲偲.论数字化人事档案安全防范策略[J].兰台世界，2017 （24）：33-35.

[2]吴雪梅.數字化人事档案管理系统功能分析[J].中国管理信息化，2013，16 （06）：76-77.