对应用型高校二级学院办公室工作创新的思考

唐梅

【摘要】在新时期背景下，随着教育部所提出的关于应用型高校转型发展指导意见，也对应用型高校二级学院办公室工作提出了更高的要求，作为二级学院的管理中心，办公室的工作对于统筹规划各部门的工作有着重要的指导意义。因此，有必要针对当前应用型高校二级学院办公室工作现状进行深入分析，以此来提出更具创新性的方法，进而，促进应用型高校二级学院更好的发展。

【关键词】应用型高校;二级学院;办公室工作;创新策略

引言

应用型高校二级学院办公室作为整个学院重要的枢纽部门，对传达相关的指示精神、下达相应的指令以及协调各部门之间的工作起着重要的作用，同时，二级学院办公室工作还承担着协调领导、全面服务广大师生的重要职能，也代表着整个学院的发展水平。因此，在新时期背景下，应用型高校二级学院办公室工作的开展应当转变陈旧的思维方式，积极创新工作方法，逐渐充分发挥办公室工作的职能效应，便利广大师生的生活，提升办公室的工作效率，塑造更好的应用型高校二级学院形象。

一、应用型高校二级学院办公室的主要职责

办公室作为一个重要的枢纽部门，最基本的职责就是安排日常会议、处理日常事务以及做好各项规章制度的发布与传达;与此同时，还应做好各项会议的会前准备、会中记录以及会后总结等各项工作;同时，还应当负责管理各部门的文件，做好文件的签收、登记、整理与归档工作，并负责各个院系公章的保管与使用等在内各项工作。正是由于办公室工作涉及范围之广，非常能够考验一个人的综合能力，所以，作为办公室的一员，更应当在熟悉本职工作的前提之下，创新工作方式方法，提升自身业务知识，高度重视自身所从事的办公室工作，不断提升服务意识与服务质量，进而，为高校广大师生提供更便捷的服务。

二、二级学院办公室工作当中存在的问题分析

（一）工作内容烦琐枯燥且涉及范围较为广泛

正是由于办公室负责综合性事务的处理，所涉及的范围并不是仅仅涉及单个方面，而是与学院各部门工作相关联，集各项事务于一体，因此，不可避免地出现工作压力大、事务烦琐、容易出差错等情况，尤其是处在升学季、毕业季或是考试季过程当中，由于学院师生人数众多、突发事情也较为繁多，也意味着教务系统各项录入工作较为繁杂。例如当涉及期末考试排考等类似工作时，更加大了二级学院办公室部门办公的难度与压力。

（二）统筹规划少，团队协作能力尚不完善

办公室的工作更应当是一个团队合力完成的，因为办公室的工作较为烦琐、随机且不间断，只有所有成员在齐心协力做好自己的分內工作的同时，对于一些紧急的工作协调完成，才能有效应对办公室繁杂的工作。但是有些工作布置得较为紧急，在短时间内尚未形成统一的意见，会导致各自为政、相互观望，阻碍了学院工作的进一步顺利完成，这也将严重影响整个部门的团结以及各项工作的顺利完成。

三、二级学院办公室工作创新具体策略探讨

（一）开展相关培训提升综合业务能力

在二级学院办公室开展工作过程当中，尤为注重的是应当使得办公室人员养成时刻学习的习惯，主动提升自身的专业素养与业务能力。具体表现在能够熟练运用操作各种计算机软件进行办公，在信息化的大环境之下，高效率、高质量地完成各项任务。在努力提升自身专业之外的知识，还应当使其实现内涵式发展，办公室可以在工作之外的时间开展专业知识技能的培训，鼓励各成员积极参与进来。除了提升专业技能外，还应当着力打造和谐的办公室氛围，鼓励办公室成员及时交流工作困惑，借助交流沟通，高效率地完成各项工作。

（二）利用现代各项媒介完善工作规划

在当下万物皆媒的时代背景之下，作为办公室工作人员，更应当积极利用各种媒介，借助“两微一端”等新媒体工具，掌握行业前沿知识，进而，逐渐使现代办公日常工作规范化、常态化、高效化。具体而言，办公室可以借助便捷而丰富的网络资源，挖掘更多具有创新意义的办公经验，加以探索与改进，形成适合自己部门的工作方法。在实行之后，积极加以实践，不断改进、创新，协调推进办公室各项工作的开展，高效完成领导布置的任务，做好各项工作的上传下达工作的同时，更好地开展各项工作规划，有效不紊地开展各项工作，最终，服务好广大师生。

（三）通过强化考核方式健全制度建设

为了有效创新办公室工作，还应当注重办公室制度层面的考核，应当落实到工作中各项完成情况当中，对于日常的工作完成情况进行客观的评价，通过调查师生满意程度等多因素进行综合考量，借助定性与定量相结合的方式，重点考察办公室成员岗位职责的履行情况，以及自身的工作业绩，鼓励其制定短期目标、长期目标等，以这种鞭策的形式，使办公室工作内人员产生内驱动力，不断自主地提升自身的专业素质;同时鼓励办公室成员之间加强合作、加强交流，将自身具有创新意义的办公经验进行交流与讨论，找出最优的策略进行实行，不断地提升整体办公室的办公水平。

结语

作为教学管理的重要部门之一，办公室所承担的责任显然十分重要，需要充分意识到办公室的枢纽作用，学校和学院应在思想上高度重视办公室各项工作创新策略的实施，通过培养更多创新型人才，来促进整体办公室创新能力的提升，最终，协调推进应用型高校二级学院办公室工作的开展。